Business Process Management Services

Implementieren Sie BPM, um Ihre Geschäftsprozesse mithilfe der BPM-Experten von Interfacing aktiv zu verwalten.
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Was ist Geschäftsprozessmanagement?

 

Es gibt viele verschiedene Definitionen und Interpretationen von Business Process Management (BPM). Leider verwenden viele dieser Interpretationen den Begriff BPM als Synonym für:

  • Prozess Automatisierung oder
  • Prozessverbesserung

 

Während BPM diese Funktionen enthält, ist es nicht nur auf eine oder beide beschränkt. BPM sollte vielmehr als Managementdisziplin angesehen werden, die Organisationen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse besser zu verstehen und zu steuern. BPM zielt darauf ab, einen Geschäftsprozess von Ende zu Ende zu verbessern, indem es analysiert, seine Funktionsweise in verschiedenen Szenarien modelliert, Verbesserungen durchgeführt, den verbesserten Prozess überwacht und kontinuierlich optimiert wird.

In ihrem Buch Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements , Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling und Hajo A. Reijers definieren BPM als:

„… Die Kunst und Wissenschaft, zu überwachen, wie in einer Organisation gearbeitet wird, um konsistente Ergebnisse zu erzielen und Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen. In diesem Zusammenhang kann der Begriff „Verbesserung“ je nach den Zielen der Organisation unterschiedliche Bedeutungen haben. “

Gärtner definiert Geschäftsprozessmanagement als:

„Eine Disziplin, die verschiedene Methoden verwendet, um Geschäftsprozesse zu entdecken, zu modellieren, zu analysieren, zu messen, zu verbessern und zu optimieren. Ein Geschäftsprozess koordiniert das Verhalten von Personen, Systemen, Informationen und Dingen, um Geschäftsergebnisse zur Unterstützung einer Geschäftsstrategie zu erzielen. “

Während das übergeordnete Ziel von BPM darin besteht, die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu verbessern, geht es nicht nur darum, eine Methode und einen Ansatz gegenüber einer anderen anzuwenden. Stattdessen ist BPM die Reise einer Organisation zu:

  • Entdecken und verstehen Sie die Geschäftsprozesse
  • Messen und erfahren Sie, wie gut sie derzeit funktionieren
  • Entscheiden Sie, wo sie die strategischen und operativen Anforderungen der Organisation erfüllen
  • Bestimmen Sie, welche Verbesserungen vorgenommen werden können, um die Anforderungen des Unternehmens besser zu erfüllen.

Es ist nicht überraschend, dass es möglich ist, ein BPM-Programm ohne den Einsatz einer Technologie durchzuführen, aber dies ist weder der effektivste noch der beste Weg, dies zu tun. Das Enterprise Process Center von Interfacing wurde von Grund auf so konzipiert, dass alle Ziele von BPM-Programmen erleichtert und erreicht werden können.

Vermeidung des „Nichtstarts des Syndroms“

 

Es gibt viele Gründe, warum Organisationsleiter das BPM-Programm nicht gestartet haben. Einige der häufigsten sind:

Wir wissen nicht, wo wir anfangen sollen:

Die Antwort auf diese Frage ist überall sehr einfach. Sie tun nicht und sollten wahrscheinlich nicht die gesamte Organisation auf einmal erledigen. Wählen Sie einen kleinen Bereich, in dem ein Proof-of-Concept als Ausgangspunkt erstellt werden soll, und ermöglichen Sie der Organisation, Vertrauen in die Verbesserung Ihrer Organisation durch BPM aufzubauen.

Wir können uns die Störung nicht leisten, die ein BPM-Programm für unsere Organisation mit sich bringt:

Ein ordnungsgemäß gestaltetes BPM-Programm sollte nur minimale Auswirkungen auf die Organisation haben. Das Programm sollte die Geschäftsprozesslebenszyklen und die Art der Saisonalität kennen, die sich auf die Organisation auswirkt. Außerdem sollten Sie das Programm in mundgerechte Stücke aufteilen. Zum Beispiel würden Einzelhändler während der Ferienzeit kein neues IT-System oder keine organisatorischen Änderungen einführen. Warum sollten Sie zu diesem Zeitpunkt ein BPM-Programm starten?

Wir können uns die Kosten für die Ausführung eines BPM-Programms nicht leisten:

Die Berechnung der Kapitalrendite kann schwierig erscheinen, da Einsparungen erzielt werden, die in direktem Zusammenhang mit den zu verwaltenden und zu verbessernden Prozessen stehen, aber auch indirekte Einsparungen sowie qualitative Vorteile. Unternehmen profitieren davon, dass sie ihre Prozesse nur definieren und dokumentieren, bevor sie mit der Messung der Prozessleistung beginnen und diese dann verbessern. Eine kürzlich von Gartner durchgeführte BPM-Studie ergab, dass Unternehmen, die BPM einsetzen, mit größerer Wahrscheinlichkeit ihre gewünschten Geschäftsergebnisse erzielen und 80% von Organisationen, die BPM-Programme durchführen, erzielen sie eine bessere interne Rendite als fünfzehn% .

An unseren Prozessen ist nichts auszusetzen, sie sind in Ordnung:

Dies mag richtig sein, aber hat Ihre Organisation alle Ihre Prozesse:

  • Dokumentiert?
  • Konformität mit den gemessenen und gemeldeten Prozessen?
  • Gemessene und gemeldete Leistung, einschließlich Prozesseffizienz und -effektivität?
  • Priorisiert für mögliche Verbesserungen oder Automatisierung?

Wenn die Antwort auf eine oder alle dieser Fragen Nein lautet, können Sie nicht wissen, wie gut Ihre Prozesse funktionieren, ob sie verbessert oder automatisiert werden müssen.

Leistungen

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Vereinfachte Operationen

Die Durchführung eines BPM-Programms führt zu End-to-End-Geschäftsprozessen, die dokumentiert, analysiert, ausgeführt, gemessen, vereinfacht, verbessert, optimiert und möglicherweise automatisiert wurden. Alle Details zur Durchführung des Prozesses sollten den Mitarbeitern und Auftragnehmern zur Verfügung stehen.

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Reduzierte Risiken

Unabhängig davon, ob Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind oder nicht, ist es bei der Durchführung eines Geschäftsprozesses wichtig, dass alle wahrscheinlichen Risiken identifiziert und gemindert werden. Einmal identifiziert, sollen geeignete Kontrollen die Risiken mindern. Die Prozessdokumentation sollte Schritte hervorheben, bei denen Steuerelemente innerhalb des Prozesses implementiert werden. Die Berichterstellung ist auch hilfreich, um sicherzustellen, dass die Prozesskontrollen korrekt durchgeführt werden.

Verbesserte Vorhersagbarkeit

Um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse so effektiv und effizient wie möglich sind, sollten unerwartete Fehler beseitigt oder im schlimmsten Fall erheblich reduziert werden. Die Mittel zur Durchführung dieser Geschäftsprozesse sollten zu einer verbesserten Konsistenz und Vorhersehbarkeit führen.

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Verbesserte Prozesskonsistenz

Zusätzlich zur verbesserten Vorhersagbarkeit werden Geschäftsprozesse mit einer Verringerung der Fehler ausgeführt, die während der Ausführung jedes Prozesses auftreten. Dies führt zu einer verbesserten Konsistenz nicht nur der einzelnen Prozesse, sondern auch der End-to-End-Prozesse.

Geringere Kosten

Ein zusätzliches vorteilhaftes Ergebnis der Vereinfachung der Abläufe wird eine Senkung der Prozesskosten sein. Dies wird erreicht, indem Abfall und nicht wertschöpfende Aktivitäten in jedem Prozess entfernt werden.

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Überlegene Qualität und Markenschutz

Nach den vereinfachenden Vorgängen sind eine verbesserte Vorhersagbarkeit und eine verbesserte Konsistenz effektivere Prozesse, die zu besseren Ergebnissen führen. Diese besseren Ergebnisse führen zu besseren Qualitätsergebnissen für Kunden und Partner. Dies wird auch zu einer erhöhten positiven Kunden- und Partnerwahrnehmung der Marke des Unternehmens führen.

Methodik

 

Der gängigste Ansatz zur Durchführung eines BPM-Programms basiert auf 5 Schritten:

Methodik-Bild

1. PLAN

Der erste Schritt, Plan, in der BPM-Methode wird verwendet, um den Umfang des geplanten BPM-Programms zu bestimmen, das durchgeführt werden soll. Der Bereich kann auf verschiedene Arten ausgeführt werden, da jede Organisation ihren eigenen spezifischen Kontext und ihre eigenen Umstände hat.

Die beiden häufigsten Methoden sind jedoch ein funktionaler oder teambasierter Ansatz oder ein End-to-End-Prozessansatz. Obwohl beide Vor- und Nachteile haben, stellt die Verwendung eines End-to-End-Prozessansatzes sicher, dass Sie einen vollständigen Satz von Prozessen analysieren und entwerfen, die Geschäftsergebnisse liefern.

Bei Verwendung eines funktionalen oder teambasierten Ansatzes besteht die Gefahr, dass etwas übersehen wird, das auftritt, wenn Prozesse zwischen Funktionen übergeben werden.

2. DESIGN

Dieser Schritt, Design, umfasst sowohl das Identifizieren und Neugestalten vorhandener Prozesse als auch das Entwerfen zukünftiger Prozesse. Design wird ansprechen:

  • Einzelne Prozesse innerhalb des End-to-End-Prozesses, um die richtigen Aktivitäten sowie die Anwendungen und Informationen zu ermitteln, die erforderlich sind, um die erwarteten Ergebnisse der einzelnen Prozesse zu erzielen
  • Der Gesamtfluss innerhalb der End-to-End-Prozesse, um Übergaben zwischen Rollen / Teams zu reduzieren und Prozessfehler zu eliminieren oder signifikant zu reduzieren
  • Bewältigung der relevanten Wettbewerbs-, Markt-, Regulierungs- und Gesetzgebungsprobleme, die während der Durchführung des Prozesses auftreten können
  • Geeignete Warnungen, Eskalationen, Benachrichtigungen, Service Level Agreements innerhalb einzelner Prozesse oder prozessübergreifend innerhalb des End-to-End-Prozesses.

Zu den Ergebnissen dieses Schritts gehören dokumentierte, neu gestaltete Geschäftsprozesse, einschließlich Prozesslandkarten, Prozesskennzahlen (KPIs) mit vorgeschlagenem Ziel, Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen.

Die Prozessdokumentation enthält auch Details zu vorgeschlagenen Prozessverbesserungen, einschließlich Verbesserungen der Prozessabläufe für Mensch-zu-Mensch, Mensch-zu-Anwendung oder Anwendung-zu-Anwendung.

3. MODELL

Modellieren, verwendet die Ausgaben des Entwurfsschritts und verwendet diese Informationen, um verschiedene Szenarien zu modellieren, um zu identifizieren, wie sich Änderungen an Eingaben auf den Prozess auswirken. Dies kann auch Simulationen des Prozesses beinhalten, um die Auswirkungen sich ändernder Einschränkungen zu verstehen, z. B. auf Änderungen seiner Inputs oder Kosten.

Durch die Modellierung von Änderungen des Prozessvolumens oder der Materialkosten wird beispielsweise bewertet, wie der Prozess in verschiedenen Situationen ablaufen kann. Es ermöglicht auch die Bewertung von Änderungen an Organisationszielen, z. B. “Welche Auswirkungen hat ein unerwarteter Auftragsrückgang um 50%?” Oder “Was kann ich tun, um die Einheit um 20% zu reduzieren?”.

4. AUSFÜHREN

Ausführen umfasst das Implementieren und Ausführen der in Schritt 2 entworfenen Prozesse unter Verwendung des Wissens, das aus der Modellierung von Prozessen und ihren Einschränkungen in Schritt 3 gewonnen wurde. Prozesse können manuell ausgeführt oder automatisiert werden.

5. MONITOR

Überwachen, umfasst das Messen und Berichten der Leistungs-KPIs sowohl für einzelne Prozesse als auch für End-to-End-Prozesse anhand der festgelegten Leistungsziele. Diese KPIs können verschiedene Messgrößen für Prozesseffektivität, Effizienz, Servicelevel und Kundenerfahrung abdecken. Zum Beispiel Zykluszeit, Fehlerrate, Ressourcenaufwand,

Der Ansatz zur Messung der Leistungs-KPIs hängt weitgehend von der Art der KPIs und der Verfügbarkeit der für die Messung erforderlichen Informationen ab. Möglicherweise müssen Daten erfasst werden, die zur Berechnung des Leistungs-KPI erforderlich sind. Diese Datenerfassung und -berechnung hängt vom Kontext und den Umständen der einzelnen Organisationen ab. In einigen Organisationen kann dies ein manueller oder teilweise manueller Prozess sein, in den meisten Situationen wird er jedoch automatisiert.

 

Die Leistungsmetriken können auch verwendet werden, um mit Partnern, Lieferanten und potenziellen Kunden zusammenzuarbeiten, um die Verbindung mit dem Unternehmen zu verbessern, indem mithilfe von KPIs analysiert wird, wie die beste Verbindung zu ihren Prozessen hergestellt werden kann.

6. OPTIMIEREN

Bei der Optimierung wird die Prozessleistung analysiert, um Prozesse zu identifizieren, die ihre Leistungsziele nicht erreichen oder die das Unternehmen ändern möchte. Diese Veränderungen können durch viele verschiedene äußere und innere Einflüsse ausgelöst werden.

Externe Einflüsse können auf folgende Veränderungen zurückzuführen sein:

  • Gesetze oder Vorschriften
  • Anforderungen von Lieferanten oder Partnern
  • Anforderungen von Kunden.

Interne Einflüsse können auf Geschäftsinteressenten zurückzuführen sein, die Folgendes suchen:

  • Prozesskosten reduzieren
  • Reduzieren Sie Prozesszykluszeiten oder -aufwand
  • Verbessern Sie das Kundenerlebnis.

Bei der Prozessoptimierung werden potenzielle oder tatsächliche Engpässe sowie potenzielle Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder andere Verbesserungen ermittelt. Die Verwendung von Process Mining-Tools kann dabei helfen, kritische Aktivitäten und Engpässe zu erkennen und den Geschäftswert zu verbessern. Das Ergebnis von Optimize sind Verbesserungen und Verbesserungen beim Entwurf von Prozessen, einschließlich einer möglichen Automatisierung des gesamten Prozesses oder eines Teils davon.

Leistungen

1. PLAN

Typische Ergebnisse aus dem Planschritt sind:

 

  1. Umfang der abzudeckenden Prozesse, einschließlich eines Entwurfs eines Prozessrahmens und einer Prozessarchitektur
  2. Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozessdokumentation, einschließlich Prozesslandkarten, Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen
  3. Bestandsaufnahme vorhandener Prozessmetriken, einschließlich aktueller und früherer Leistung
  4. Definition der Prozessdokumentation, die während des Entwurfsschritts erstellt werden soll, einschließlich Prozesszuordnungsstandards, zu sammelnder Informationen sowie Dokument- und Berichtsvorlagen
  5. Detaillierter Plan für den Entwurfsschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)

2. DESIGN

Typische Ergebnisse aus dem Entwurfsschritt sind:

 

  1. Repository dokumentierter Prozesse, einschließlich Prozesszuordnungen, Prozessdefinitionen, Leistungsmetriken, Rollen und Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen
  2. Geschäftsanforderungen für vorgeschlagene Anwendungsänderungen
  3. Geschäftsanforderungen für jede vorgeschlagene Prozessautomatisierung
  4. Detaillierter Plan für den Modellschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)
  5. Aktualisierter übergeordneter Plan zum Ausführen, Überwachen und Optimieren von Schritten

3. MODELL

Typische Ergebnisse aus dem Modellschritt sind:

 

  1. Entwurf von Prozessleistungszielen, die Service Levels, Effizienz, Effektivität und Kundenerfahrung abdecken
  2. Entwurf von Ressourcenmodellen basierend auf dem erwarteten Prozessaufwand und -volumen
  3. Detaillierter Plan für den Ausführungsschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)
  4. Aktualisierter übergeordneter Plan für die Schritte zum Überwachen und Optimieren

4. AUSFÜHREN

Typische Ergebnisse aus dem Schritt “Ausführen” sind:

 

  1. Liste der implementierten Prozesse
  2. Bericht über die Prozesskonformität
  3. Details zur tatsächlichen Prozessleistung
  4. Detaillierter Plan für den Überwachungsschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)
  5. Aktualisierter übergeordneter Plan für den Optimierungsschritt

5. MONITOR

Typische Ergebnisse aus dem Monitor-Schritt sind:

 

  1. Dashboards und Berichte über die tatsächliche Leistung im Vergleich zum Ziel der Prozessleistung
  2. Detaillierter Plan für den Optimierungsschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)

6. OPTIMIEREN

Typische Ergebnisse aus dem Schritt “Optimieren” sind:

 

  1. Liste der abgeschlossenen Prozessverbesserungen
  2. Details zu Redesign-Prozessen
  3. Details zu Aktualisierungen des Prozess-Repositorys, einschließlich Aktualisierungen von Prozesszuordnungen, Prozessdefinitionen, Leistungsmetriken, Rollen und Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen
  4. Geschäftsanforderungen für vorgeschlagene Anwendungsänderungen
  5. Geschäftsanforderungen für jede vorgeschlagene Prozessautomatisierung

Warum Interfacing?

Interfacing arbeitet seit mehr als 25 Jahren mit unseren Kunden zusammen, um BPM-Projekte durchzuführen. Wir haben auch unser Enterprise Process Center unter Verwendung der aus diesen Projekten gewonnenen Erkenntnisse entwickelt, um vollständige BPM-Projekte liefern zu können.

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