Dokumenten- und Wissensmanagement

Dokumenten- und Wissensmanagement Entdecken Sie, wie Sie mit Interfacing Ihre Dokumente besser verwalten, verwalten und kontinuierlich verbessern können.
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Dokumenten-Repository & Wissensmanagement

80% der Informationen einer Organisation werden in ihren Dokumenten gespeichert. Da die Informationen jährlich zunehmen, verbringen wissensorientierte Mitarbeiter immer mehr Zeit damit, Dokumente zu betrachten, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Enterprise Process Center ® (EPC) ist nicht nur ein zentrales Dokumenten-Repository, sondern auch ein leistungsstarkes Wissensmanagementsystem, mit dem Unternehmen besser mit wichtigen Tools und Methoden ausgestattet werden können, um allgemeine Herausforderungen beim Dokumentenmanagement wie inkonsistente Informationen, komplexes Abrufen und überlappende Speicherung von Dokumenten zu bewältigen Unterlagen. Unsere Document Management Solution (DMS) regt auch kritisches Denken an und unterstützt den Wissensaustausch, wodurch die Wissensakkumulation in Ihren Betrieben gefördert wird.

Vereinfachte und integrierte Portalschnittstelle

Schnelle elastische Volltextsuche:

Der EPC unterstützt eine schnelle elastische Volltextsuche und bietet die beste Empfehlung, die nicht nur auf Zeichen, sondern auch auf der Qualität des Objekts in den Suchergebnissen basiert. Diese erweiterte Suchfunktion verbessert UX erheblich und spart Ihnen Zeit und Mühe bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Benutzer können die Suchindizierung auch auf ein bestimmtes Dokument oder einen Ordner anwenden. Mit dem EPC können Benutzer jedoch bestimmte Informationen nach Wörtern oder Phrasen suchen, nicht nur in den Metadaten der gesamten Organisation, sondern auch im Dokument selbst.

Suche nach benutzerdefinierten Attributen Gefilterte Liste:

Benutzer können benutzerdefinierte Attribute definieren, einschließlich Typen, Kategorien, Rollen, Verantwortlichkeiten und sogar externer Links (z. B. Wiki-Seiten), und diese als Filter zum Durchsuchen von Dokumenten im EPC-System verwenden. Unter diesen benutzerdefinierten Attributen können die den Dokumenten zugewiesenen Verantwortlichkeiten nicht nur für die Suchindizierung, sondern auch für die Versionsprüfung verwendet werden. Das Management kann sehen, wer das Dokument erstellt, überprüft oder geändert hat, wann es geändert wurde, wer die Änderungen bestätigt hat usw. Unterstützung eines vollständigen Prüfpfads für vertrauliche Dokumente.

Direkter Zugriff von der Homepage und verschiedenen Navigations-Frameworks:

Benutzer können alle im Repository unter dem Modul “Dokument” gespeicherten Dokumente anzeigen und alle Dokumente, die den Rollen / Ressourcen der Benutzer zugewiesen sind, über das Widget “Eigene Dateien” auf der Startseite anzeigen. Im Modul “Dokument” werden Dokumente nach einer hierarchischen Baumstruktur organisiert und angezeigt. Benutzer können Dokumente jedoch auch mithilfe verschiedener Navigations-Frameworks überprüfen, die vom EPC angeboten werden.

Mithilfe der Listenansicht können Benutzer mühelos durch eine Top-Down-Struktur navigieren, die dem Organisationsrahmen ähnelt. Mithilfe der Drilldown- und Kontextansichten können Benutzer die hierarchische Struktur umgehen und direkt in die sekundären Ordner eingeben, wenn sie wissen, wo sie in der Datenbank nach dem Dokument suchen müssen. In der Zwischenzeit können bestimmte Attribute (Standard und benutzerdefiniert), die sich auf das Dokument beziehen, auch als Filter verwendet werden, um die Navigation zu erleichtern.

Vorschau vor dem Download:

Verwenden Sie die Funktion “Vorschau”, um eine Vorschau eines Dokuments anzuzeigen und sicherzustellen, dass Ihre Softcopy immer auf dem neuesten Stand ist. Nicht nur Textdateien können im Adobe PDF-Format in der Vorschau angezeigt werden, Videos können auch direkt in der Web-App, auf dem Tablet und auf dem Handy in der Vorschau angezeigt werden! Diese Bequemlichkeit ermöglicht es den Mitarbeitern, auf dem Laufenden zu bleiben und auf Best-Practice-Standards zurückzugreifen, auch von entfernten Standorten aus. Außerdem sparen sie enorm viel Zeit, um auf das richtige Dokument zuzugreifen und das Herunterladen des falschen Dokuments zu vermeiden.

Ausdruck in Papierform:

Dokumente, Karten und Berichte sind im EPC druckerfreundlich. Da es sehr wahrscheinlich ist, dass nicht jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die EPC-Plattform hat, ist die Verfügbarkeit eines Ausdrucksdokuments in Händen ein großer Vorteil in Bezug auf die Verteilung der Dokumente und die Genauigkeit der Informationen. Die einfache Ausdruckfunktion stellt sicher, dass Ihre gedruckte Version und die digitale Version des Dokuments immer synchron sind.

Bearbeiten Sie Konformität und Informationssicherheit

Rich Text Editor & anpassbare Vorlagen:

Der Texteditor des EPC verfügt über eine umfangreiche Formatierung, einschließlich Schriftarten, Aufzählungszeichen, Screenshots, Tabellen und Diagrammen, mit denen Benutzer Inhalte generieren können. Wir erlauben auch das Kopieren / Einfügen anderer externer Inhalte, einschließlich Texte, Bilder, Weblinks, Videos und Anwendungslinks, direkt in unseren Webanwendungseditor, um die Dokumentmigration und den Wissenstransfer zu erleichtern. Darüber hinaus bietet der EPC standardisierte und angepasste Vorlagen, die sich auf unterschiedliche Zwecke und unterschiedliche Zielgruppen Ihres Unternehmens beziehen.

Mehrsprachige Inhaltslokalisierung:

Sie können ALLE EPC-Inhalte in 160 verschiedene Sprachen übersetzen, sei es zum leichteren Verständnis von Dokumenten für lokale Mitarbeiter oder für Zwecke der internationalen Kommunalverwaltung. Wenn Benutzer ein Dokument verwalten, können sie daher alle Versionen anderer Sprachen desselben Dokuments gleichzeitig verwalten. Diese Funktion vereinfacht die Dokumentverwaltung erheblich, indem Inhalte nach Regionen lokalisiert werden.

Problemloses Anzeigen und Vergleichen von Revisionen:

Keine Mühe mehr, eine Entscheidung bezüglich Revisionen zu treffen! Der EPÜ hebt automatisch alle Änderungen in der neuesten Entwurfsversion eines Dokuments gegenüber der zuvor veröffentlichten Version hervor. Daher können Benutzer Unterschiede, die für dasselbe Dokument vorgenommen wurden, einfach verfolgen, vergleichen und überwachen. Diese Funktion erleichtert die Entscheidungsfindung für Änderungen an Dokumenten.

360-Grad-Sicherheitsmaßnahmen:

Wir sind uns voll und ganz darüber im Klaren, dass bestimmte Dokumente in Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit sehr komplex sein können und dass Nichteinhaltung zu Strafen, zum Widerruf von Lizenzen und in bestimmten Fällen zu strafrechtlichen Verantwortlichkeiten für Organisationen führen kann. Daher unterstützt unser System verschiedene Sicherheitsstufen nach Rollen, Benutzern oder Gruppen unter der RASCI-VS-Matrix mit einem einzigen Klick auf die Schaltfläche. Durch unsere 360-Grad-Sicherheitsmaßnahmen kann das Management relevanten Parteien (z. B. externen Entitäten) ermöglichen, ein Dokument anzuzeigen und mit der Aufgabe zusammenzuarbeiten. Vermeiden Sie jedoch Änderungen oder Löschungen des Dokuments, indem Sie ihnen eingeschränkten Zugriff gewähren.

Genehmigungszyklen mit zeitnahen Benachrichtigungen:

Benutzer können serielle und parallele Genehmigungszyklen während des gesamten Organisationsworkflows festlegen. Dies bedeutet, dass der Genehmigungspfad entweder von unten nach oben festgelegt werden kann oder um alle Genehmigenden gleichzeitig zu benachrichtigen. Die Genehmigenden erhalten dann Benachrichtigungen in der Kopfzeile ihres Dashboards und per E-Mail, die URLs für den direkten Zugriff enthalten. Ein einfacher Klick bringt Benutzer dazu, die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen. Alle abonnierten Benutzer erhalten automatische Benachrichtigungen, in denen die Genehmigung, Ablehnung oder Überarbeitung der Anforderung angekündigt wird, auch wenn sie nicht in direktem Zusammenhang mit Objekten stehen. Unser System stellt sicher, dass Änderungen in Echtzeit allen betroffenen Mitarbeitern mitgeteilt werden und dass jede relevante Partei über die Änderungen informiert ist.

Kollaboratives Dokumentenmanagement

Automatische und benutzerdefinierte Überprüfungen:

Überprüfungen eines Dokuments können automatisch durch eine geplante Anforderung ausgelöst werden, da Dokumente regelmäßig vierteljährlich oder jährlich überarbeitet werden müssen, um die Berechtigung und Relevanz des Inhalts zu gewährleisten. Das EPC-System weist den relevanten Benutzern Überprüfungsaufgaben entsprechend der erzwungenen Überprüfungshäufigkeit zu, um sicherzustellen, dass die Dokumente auf dem neuesten Stand sind.

Der EPC unterstützt auch anpassbare Überprüfungen, die durch benutzerdefinierte Änderungsanforderungen für ein besseres Dokumentenlebenszyklusmanagement ausgelöst werden. In diesem Fall können nicht nur die verantwortlichen Einzelpersonen oder Gruppen, sondern auch alle verbundenen Parteien über die Diskussionsforen zusammenarbeiten, um in einer interaktiven Umgebung für oder gegen die Überprüfung zu stimmen.

Filtern & Steuern:

Benutzer können alle Benachrichtigungen über Änderungsanforderungen nach Alphabet, Datum und Priorität verfolgen und visualisieren und die Anforderungen nach Zielen filtern, z. B. genehmigen, implementieren und implementieren. Neben dem Dokument selbst und den damit verbundenen Anforderungen kann das Management auch die Überprüfungshäufigkeit und das nächste Überprüfungsdatum anzeigen, um eine bessere Planung und kontinuierliche Verbesserung zu erzielen.

Abonnementbasiertes Monitoring & Tracking:

Die Überwachung der Artikel basiert auf dem Abonnement. Das EPC-System verfolgt automatisch alle Verbesserungswünsche, Fragen oder Vorfälle in Bezug auf ein Objekt. Die Nachverfolgungsfunktion gilt für den gesamten Inhalt von Dokumenten sowie für andere relevante Informationen, einschließlich Rollen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und verschiedener Metadaten. Diese Rückverfolgbarkeit gibt an, wo sich das Dokument in einem Genehmigungsprozess befindet, wie viel Zeit ein Dokument aktualisiert werden muss, wer zu spät auf seine Genehmigungsanfrage reagiert usw.

Modellierung der Dokumentenreife:

Mit dem EPC können Benutzer zentral Ziele in Bezug auf unterschiedliche Reifegrade für ein bestimmtes Dokument festlegen. Durch den Vergleich des aktuellen Status mit dem gewünschten Status basierend auf den Zielfristen kann das Management Verbesserungen während des Dokumentenlebenszyklusmanagements verfolgen. Die Reifegradmodellierung unterstützt auch die kontinuierliche Planung von bis zu fünf verschiedenen Zielstufen in regelmäßigen Abständen zur Optimierung Ihrer Dokumentqualität.

Wissensmanagement

Informationsaustausch:

Die direkten Links eines Objekts im EPC können problemlos per E-Mail oder in Chat-Gruppen zwischen verschiedenen Benutzern geteilt werden. Die RASCI-VS-Matrix stellt sicher, dass das Dokument nur Benutzern mit der entsprechenden Sicherheitsstufe zur Verfügung steht, und vermeidet Änderungen oder Löschungen von Dokumenten. Der EPC minimiert auch Ihren Aufwand, um die laufenden Aktualisierungen im Dokumenten-Repository aufrechtzuerhalten. Sobald das anfängliche schwere Heben abgeschlossen ist, werden Änderungen an Inhalten zentralisiert, synchronisiert und überall in Echtzeit geteilt.

Dokumentensicherung und -wiederherstellung:

Alle Dokumente werden zum Zeitpunkt des Eintritts in das EPC-System digitalisiert und in der Cloud archiviert, wodurch das Wissensvermögen von Organisationen vor Bränden, Überschwemmungen und anderen Katastrophen geschützt wird. Darüber hinaus garantiert das zentralisierte Dokumenten-Repository die Wissenssicherheit im Vergleich zu einem lokalen oder persönlichen Server. Mit dem EPC können Benutzer auch gelöschte Dokumente auf der Registerkarte “Archive” im Falle einer Fehlbedienung wiederherstellen.

Wiederverwendung und Speicherung von Wissen

Nicht nur die vorhandenen Modelle oder Vorlagen von Dokumenten, sondern auch alle anderen Inhalte, auch Prozesse, können im EPC so oft wie möglich wiederverwendet werden. Darüber hinaus unterstützt das System verschiedene Arten von Dokumenten, einschließlich Textinhalten und anderen Multimedia-Inhalten (z. B. Videos). Durch die Sicherstellung, dass alle Dokumente im gesamten Unternehmen synchron sind, betont unser DMS die Wissensproduktion und den Wissenskonsum im Kontext von Geschäftsprozessen und pflegt konsistentes und kontinuierliches Wissen.

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Dokumentieren, verbessern, standardisieren und überwachen Sie Ihre Geschäftsprozesse, Risiken und Leistung mit der Business Process Management Software (BPM Software) von Interfacing, dem Enterprise Process Center®!

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