RFP-Strategieentwicklung

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Was ist RFP-Strategieentwicklung?

 

Eine Angebotsanforderungsstrategie (RFP) ist eine der Standardstrategien, mit denen Produkte und Dienstleistungen vertraglich ausgewählt und gekauft werden. Eine RFP-Strategie erfüllt die Erwartungen der Regierungspolitik, der geltenden Handelsabkommen und des Common Law. Ein erfolgreicher RFP-Prozess ermöglicht eine faire, offene und transparente Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen und ermöglicht effektive Lösungen und Programme mit zuverlässigen Auftragnehmern. Die Verwendung einer RFP-Vorlage ist in der Regierungspolitik vorgeschrieben, um die Einhaltung der behördlichen und gewohnheitsrechtlichen Anforderungen sicherzustellen. RFPs sollen sicherstellen, dass Informationen an alle geeigneten potenziellen Anbieter und Lieferanten übermittelt werden.

Vorteile der RFP-Strategieentwicklung

R

Beachtung

FP ist eine interne Praxis und Disziplin, mit der Sie und Ihr Unternehmen die Anforderungen an das Informationssystem detailliert identifizieren können. Eine RFP-Strategie ermöglicht eine konsistente Anpassung an Regierungsrichtlinien, Gewohnheitsrecht und Handelsabkommen im gesamten Unternehmen.

Transparenz

RFPs tragen zu einer klaren Vorstellung davon bei, was wie und zu welchem Termin benötigt wird. Hilft dabei, eine klare Vorstellung von Preisgestaltung, Wert und verfügbaren Ressourcen zu entwickeln, was zu einer besseren Bekanntheit Ihrer Marke und Ihrer Dienstleistungen führt.

Kommunikation

Dies ist der beste Weg, um Sie und Ihr Unternehmen auf die gleiche Seite zu bringen. Außerdem wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen nicht nur an die entsprechenden Abteilungen, sondern an alle Abteilungen weitergeleitet werden.

Methodik

Die Methodik zur Anforderungsbewertung und RFP-Entwicklung besteht aus zwei Phasen:

Phase 1: RFP-Umfang und Auswahlkriterien

Dokumentieren Sie den relevanten vorgeschlagenen Umfang des RFP und die zu erreichenden Geschäftsziele. Dies sollte eine Erläuterung der Projektgründe und eine Darstellung der am besten geeigneten Lösung und des erwarteten Werts für die Investition enthalten.

Dokumentieren Sie zur Unterstützung des RFP-Bereichs die zu erfüllenden Geschäftsanforderungen sowie geeignete Auswahlkriterien, anhand derer beurteilt werden kann, ob diese Geschäftsanforderungen von jedem der vorgeschlagenen Produkte oder Dienstleistungen erfüllt werden. Abhängig von der Art des ausstellenden RFP können zusätzliche Informationen erforderlich sein, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dies kann beispielsweise Folgendes umfassen:

  • Nicht-funktionale Anforderungen
  • Details zu Prozessen in zusammenfassenden oder detaillierten Karten (für zu unterstützende “as-is” – und / oder “to-be” -Prozesse)
  • Einzelheiten zu technischen Anforderungen und Spezifikationen, die für die Integration zwischen Prozessen und Anwendungen relevant sind
  • Gesetzgebung, Vorschriften und Geschäftspolitik müssen unterstützt werden
  • Informationsanforderungen.
Phase 2: RFP-Ausführung

Diese Phase umfasst die Durchführung der anwendbaren Prozesse, die zur Durchführung der Durchführung des RFP erforderlich sind. Diese Phase umfasst:

  • Durchführen eines Marktscans, um mögliche Anbieter oder Lieferanten zu identifizieren, die in der Lage sind, die Geschäftsanforderungen zu erfüllen, und optional eine Lieferanten-Shortlist auszuwählen, die eingeladen werden soll
  • Führen Sie eine umfassende Bewertung potenzieller Anbieter durch, um die endgültigen geschätzten Kosten, das Budget, die Geschäftsanforderungen und die Auswahlkriterien zu bestätigen
  • Bereiten Sie die endgültige RFP-Dokumentation vor
  • Stellen Sie das RFP an Interessierte oder Eingeladene aus
  • Überprüfen und bewerten Sie Angebote / Vorschläge für RFP-Antworten
  • Schließen Sie die Auswahl des erfolgreichen RFP-Antwortgebots ab
  • Verhandeln Sie und vergeben Sie den endgültigen Vertrag an den erfolgreichen Anbieter

Der Standard-RFP-Strategieprozess besteht aus 4 Schritten:

# 1 Projektplanung

Dieser Schritt besteht aus der Bewertung der Anforderungen, des Zeitplans und der Bewertungskriterien. Der Umfang und die Budgetierung müssen ebenfalls in diesem Schritt festgelegt werden, bevor der Rest des RFP-Prozesses fortgesetzt werden kann.

# 3 Ausstellung des RFP

Im dritten Schritt des RFP-Prozesses muss der Entwurf des RFP-Vertrags eingereicht und zur Überprüfung an die Netzwerke verteilt werden.

# 2 Verfassen des RFP

Die Erstellung des RFP ist der vierte Schritt in diesem Prozess. Es muss eine Einführung, eine Zweckerklärung, einige Hintergrundinformationen, den Arbeitsumfang, die Festlegung des Budgets und des Projektplans sowie die Vertragsbedingungen enthalten.

# 4 Vorschläge prüfen und Auftrag vergeben

Dieser letzte Schritt besteht in der Bewertung des RFP, in dem die Aufträge vergeben werden.

Leistungen

Phase 1: RFP-Umfang und Auswahlkriterien
  • Entwurf des RFP-Umfangs, der Ziele und Vorgaben
  • Entwurf eines Projektmanagementplans und -plans, vorbehaltlich Überprüfung und Genehmigung
  • Entwurf geschäftlicher und technischer Anforderungen mit übereinstimmenden Auswahlkriterien
  • Entwurf dokumentierter Ist-Prozesse mit Beschreibungen und Prozessflussdiagrammen in einem Format, das aktualisiert werden kann
  • Entwurf genehmigter und dokumentierter zukünftiger Prozesse mit Beschreibungen und Prozessflussdiagrammen in einem Format, das aktualisiert werden kann
  • Bereiten Sie eine Tabelle mit Prozessdatenelementen im Format vor, die genehmigt werden sollen, einschließlich Format, Eigentümer und Quelle
  • Wöchentliche Berichte mit Aktualisierungen, die zeigen, was getan wurde, und Fortschritte bei der Planung
Phase 2: RFP-Ausführung
  • Endgültiger Projektmanagementplan und Zeitplan
  • Endgültiger RFP-Umfang, Ziele und Vorgaben
  • Endgültige geschäftliche und technische Anforderungen mit übereinstimmenden Auswahlkriterien
  • Abgeschlossener Marktscan und allgemeine Bewertung möglicher Anbieter
  • Optionale Auswahlliste der Anbieter
  • Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungen auf der Grundlage der ermittelten geschäftlichen und technischen Anforderungen
  • Entwurf einer Dokumentation der Bewertungen von Lieferantenvorschlägen
  • Erstellen Sie eine Präsentation mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse der Lieferantenbewertung

Warum Interfacing?

 

Interfacing Consultants verfügen über umfangreiche Erfahrung sowohl mit der Durchführung von RFPs als auch mit der Beantwortung von RFPs. Sie haben auch Erfahrung darin, den Umfang von Schlüsselprojekten zu identifizieren und zu definieren sowie die Geschäftsanforderungen und Auswahlkriterien zu sammeln und zu dokumentieren, die zur Erstellung von RFP-Spezifikationen erforderlich sind.

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