SOP-Richtlinien und -Prozessverfahren

Mit der Cloud-basierten SOP-Software von Interfacing kann Ihr Unternehmen Ihre kontinuierliche Transformation durch Qualität, Leistung und Prozessabläufe steuern.
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SOP Policy & Process Procedure

Prozessverfahren und SOP-Richtlinie

Die Cloud-basierte SOP-Software (Standard Operating Procedure) von Interfacing richtet Unternehmensrichtlinien an den Betrieb aus und schließt die Lücke zwischen Prozess- und Verfahrensmanagement.

  • Ermöglichen Sie Benutzern, Prozesse schnell zuzuordnen und Lücken zu identifizieren, bei denen Verfahrensdetails fehlen oder inkonsistent sind.
  • Stellen Sie sicher, dass die Inhalte in der Prozess-SOP des Benutzers konsistente und korrekte Daten enthalten, ohne dass manuelle Wartungsarbeiten erforderlich sind.
  • Stellen Sie sicher, dass Unternehmensrichtlinien, -regeln, -gesetze und -vorschriften innerhalb der von ihnen festgelegten Prozesse und Verfahren übernommen werden.
  • Reduzieren Sie die Onboarding-Kosten und standardisieren Sie die Arbeitspraktiken im gesamten Unternehmen.

Digital Standard Operating Procedures (SOP)

Jederzeit und überall verfügbar (mobil)!

Erhalten Sie Zugriff auf Ihre Prozesse, Verfahren und Dokumente, unabhängig davon, wo Sie sich direkt auf Ihrem Telefon, Tablet oder Laptop befinden! Kein Mitarbeiter wird jemals Benutzerhandbücher mit sich herumtragen, wohin er auch geht, und wenn eine Zeit in Not ist (z. B. eine Krise, in der der Zugriff auf das Disaster Recovery-Verfahren unmittelbar bevorsteht), hat er weder die Zeit noch die Geduld, das entsprechende Verfahren abzurufen führt häufig zu Ad-hoc-Arbeitsmethoden und zusätzlichen Fehlern. Daher ist es für die Mitarbeiter immer wichtiger, einfach auf ihr Telefon zugreifen zu können.

Suchen und Loslegen:

Finden Sie schnell, was Sie brauchen (auch auf Ihrem Handy)! Die Mitarbeiter haben nicht mehr die Geduld, ganze Anleitungen und Handbücher zu lesen, und sind an eine “Google” -Welt gewöhnt. Wenn Sie etwas benötigen, suchen Sie danach und erwarten sofortige, zielgerichtete Antworten. Genau wie bei Google liefert der EPC empfohlene Ergebnisse, wenn der Nutzer seine Suchkriterien eingibt, und listet dann bei der Übermittlung alle Ergebnisse in der Reihenfolge der Relevanz auf. EPC indiziert ALLE im Repository erfassten Inhalte, einschließlich aller Attribute, auch innerhalb des Dokumentinhalts direkt!

SOP Task-by-Task-Navigation:

Anstatt ein 200-seitiges Dokument von oben nach unten lesen zu müssen, können Benutzer jetzt Schritt für Schritt durch ihre Standardarbeitsanweisungen navigieren, basierend auf dem, was sie tun und den Entscheidungen, die sie treffen. Mitarbeiter können tatsächlich auf Pfeile klicken, um innerhalb des Textverfahrens durch ihren Prozess zu navigieren, sodass sie nur das lesen können, was für sie relevant ist!

Medienunterstützung (Videos):

Wenn ein Bild mehr sagt als tausend Worte, ist ein Video eine Million wert! Dies ist die “YouTube” -Ära, die Menschen sind visuell und lernen 10x schneller, wenn sie sich ein kurzes 1-minütiges Video ansehen, als wenn sie ein 2-seitiges Dokument lesen. Das Einfügen von Videos mit Anleitungen (Screenshots oder kurze Clips, die auf Ihrem Telefon aufgenommen wurden) in Verbindung mit Ihren text- und bildbasierten Standardarbeitsanweisungen kann die Produktivität des Benutzers maximieren und die Verwendung / Bezugnahme auf eine Wissensbasis übernehmen. Der EPC unterstützt auch die Videovorschau, um das mühsame Herunterladen großer Videos für Ihre Endbenutzer zu vermeiden.

Anwendungslinks und Website-URLs einbetten:

Innerhalb einer digitalen SOP haben Ihre Mitarbeiter nicht nur eine klare Beschreibung, was und wie sie tun müssen, sondern können auch Anwendungslinks zu dem “Wo” enthalten, wo sie dies tun müssen. Wenn Informationen nicht klar sind, können sie einfach auf zusätzliche externe Dokumentation klicken, um weitere Informationen zu erhalten (z. B. Wikis, Websites, Hilfedateien).

Vorschau des Soft-Copy-SOP-Dokuments:

Mitarbeiter können direkt online Adobe PDF-Softcopies der digitalen webbasierten SOPs basierend auf Ihrer Standardvorlage in der Vorschau anzeigen (oder herunterladen). Mit der Vorschau können Mitarbeiter überprüfen, ob sie das richtige Dokument gefunden haben, bevor sie es herunterladen, und Dokumente direkt online lesen, ohne sie herunterladen zu müssen (z. B. auf Mobilgeräten oder Tablets).

Es sollte auch erwähnt werden, dass Dokumente zwar benutzerfreundlich und bei Endbenutzern beliebt sind, das Herunterladen jedoch das Risiko birgt, dass ein Benutzer eine Softcopy lokal auf seinem Desktop speichert und dann nicht auf die aktuelle Version zurückgreift in der Zukunft. In diesem Fall bietet die Vorschaufunktion einen großen Mehrwert, um genaue und aktuelle Informationen im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

Holen Sie sich Ihre SOP-Zusammenfassung in einer Sekunde:

Neben der Vorschau von SOP-Dateien direkt im EPC haben Benutzer auch die Möglichkeit, eine integrierte „Zusammenfassung“ einer SOP auf der Seite Prozessdetails abzurufen. Der Abschnitt “Zusammenfassung” enthält wichtige Informationen (RACI, Dokumente, Risiken usw.), die einem Prozess und seinen Ablaufobjekten auf einen Blick zugeordnet sind. Wenn Sie lieber eine Kopie herunterladen als eine Zusammenfassung in der Vorschau anzuzeigen, können Sie die Word-Datei der SOP in Sekundenschnelle abrufen, indem Sie auf der Seite Details auf die Schaltfläche „Prozessbuch“ klicken.

Automatisierte Hardcopy-Druck-SOPs

Dokumentgenerator:

Keine Zeit- und Müheverschwendung mehr bei der manuellen Erstellung und Wartung von Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen! EPC verfügt über einen integrierten Dokumentgenerator, der Ihre Dokumente basierend auf vorkonfigurierten standardisierten Vorlagen für Sie erstellt. So kann sich Ihr Team auf Verbesserungen konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind! Über die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) hinaus kann die Dokumentgeneratorfunktion auch für Anforderungsdokumentation, Auditberichte, Benutzerhandbücher und Schulungshandbücher genutzt werden!

Erstellen Sie mit Leichtigkeit Ihre eigenen Vorlagen in Word:

Neben dem Erstellen Ihrer SOP im Dokumentgenerator von EPC haben Benutzer auch die Möglichkeit, SOP zu erstellen, indem sie ihre eigenen SOP-Vorlagen in Word vorformatieren und diese Dateien dann direkt in den EPC hochladen! Auf diese Weise können Benutzer mit der einfachen Verwendung von Word anpassbarere Vorlagen erstellen. Um ein SOP-Dokument zu haben, das Informationen aus einem Prozess anzeigt, können Benutzer einfach Vorlagen-Tags direkt in die vorkonfigurierte standardisierte Datei einfügen und die Vorlage dann ähnlich wie andere Dokumente in den EPC hochladen.

Standardisierte Standardvorlagen:

Der EPC unterstützt 5 sofort einsatzbereite Vorlagen für verschiedene Formate und Zwecke. Diese unterschiedlichen Ausgaben können sicherstellen, dass sich Ihre SOP-Dateien an unterschiedliche Zielgruppen und Situationen anpassen und dennoch ein standardisiertes Erscheinungsbild und eine standardisierte Inhaltsstruktur aufweisen. Darüber hinaus können Benutzer die Vorlage beliebig anpassen (z. B. einschließlich der benötigten Informationen), je nach Bedarf für SOPs.

Rich Text Editing (Aufzählungszeichen, Bilder, Tabellen, Videos):

Klartext reicht nicht aus, um den Mitarbeitern klare Arbeitsanweisungen zu geben, was sie tun müssen und wie sie es tun müssen. Für Dokumentationsvorgänge sind Rich-Text-Formatierungsfunktionen erforderlich. Dies bedeutet, dass Formatierungsfunktionen vom Typ MS Word unterstützt werden, z. B. Listen (z. B. Reihenfolge von Schritten oder Prioritäten), eingebettete Bilder (z. B. ein Anwendungs-Screenshot oder ein unterstützendes Diagramm oder Bild von Maschinen), Fett / Kursiv / Unterstreichen (um Hervorhebungen und Themen hervorzuheben), Tabellen (um Informationen in einem benutzerfreundlichen Format zu partitionieren) sowie Videos (z. B. ein Video mit Anleitungen zur Demonstration eines durchgängigen Betriebsablaufs).

Stempeln der Dokumentversion:

Für Benutzer ist es oft schwierig zu verfolgen, ob sie die richtige Version eines Dokuments oder eines Standardbetriebsverfahrens verwenden, sobald es auf Papier gedruckt wurde, und dies ist das erste, was Auditoren bei der Durchführung einer Bewertung validieren. EPC stempelt automatisch die richtige Version (Entwurf oder veröffentlicht) in die Kopf- oder Fußzeile, um die aktuelle Version im Vergleich zur von den Mitarbeitern verwendeten Version einfach zu verfolgen und zu validieren.

Unterstützung für mehrere Sprachen (alle Sprachen):

Behalten Sie eine Version der Wahrheit bei und minimieren Sie den Aktualisierungsaufwand, indem Sie denselben Inhalt in mehrere Sprachen übersetzen. Der EPC unterstützt ALLE Sprachen (Chinesisch, Arabisch, Russisch, Hebräisch usw.) und ermöglicht es Benutzern, alle im EPC enthaltenen Informationen (Prozesse, Verfahren, Dokumente usw.) zwischen mehreren Sprachen umzuschalten. Mitarbeiter, die Standardarbeitsanweisungen verwenden, sind nicht immer mit internationalen Sprachen vertraut. Daher ist die Lokalisierung von Verfahren für das Verständnis und die Übernahme von entscheidender Bedeutung.

Prozessbasierte SOP

Automatisch generierte SOPs basierend auf Prozessflussdiagrammen:

Der EPC dient als Prozessbibliothek; Es enthält jede einzelne Aktivität, die von der Organisation an einem zentralen Ort ausgeführt wird. Ressourcen können daher einem umfassenden Satz von Verfahren folgen und sicherer in ihrer Arbeit sein.

Vorgehensweise Aufgabenausrichtung:

Stellen Sie sicher, dass keiner Aufgabe eine Prozedur fehlt, und beseitigen Sie Redundanzen und Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Dokumentationsquellen, indem Sie Ihre schrittweisen Prozeduren direkt in jeder spezifischen Aufgabe erfassen. Dies gibt den Mitarbeitern Klarheit darüber, wann und was sie auf der Grundlage des gesamten Prozesspfads tun sollten, und ermöglicht es dem Unternehmen, Wissenslücken ohne Details zu schließen.

Prozess- und SOP-Synchronisierung läuft:

Stellen Sie die Abstimmung zwischen Ihren Prozessverbesserungs- und Dokumentationsteams sicher, indem Sie die korrekten Informationen automatisch zu 100% synchron halten! Wenn Änderungen an Informationen vorgenommen werden, die in einem SOP-Dokument (Standard Operating Procedure) enthalten sind (z. B. Rollenname, Geschäftsregel, Prozess, Prozedur usw.), wird die SOP (oder mehrere SOPs) automatisch als markiert markiert. Derzeit wird der Eigentümer der SOP benachrichtigt. Wenn die Änderung genehmigt wird, wird mit einem einzigen Klick automatisch eine neue Version der gesamten SOP generiert und mit allen korrekten Informationen basierend auf der standardisierten Vorlage des Unternehmens veröffentlicht.

Peilpunkt des GPS-Prozessprozesses:

Stellen Sie sich ein Prozessablaufdiagramm als Google Map und die Prozedur als Turn-by-Turn-Anleitung vor, was Sie tun müssen, um dorthin zu gelangen, wo Sie hin müssen. Innerhalb des EPC können Mitarbeiter innerhalb des Verfahrensformulars problemlos durch ihren Prozess navigieren und dann zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sie sich im Gesamtbild befinden, indem sie zwischen der Karte und der detaillierten Verfahrensansicht wechseln.

Versionsvergleich eines Prozesses zur Analyse und Einhaltung:

Mit dem EPC können Benutzer die aktuelle Version eines Prozesses mit früheren Versionen desselben Prozesses direkt in der Diagrammansicht vergleichen. Durch das Nebeneinanderstellen einer Version mit einer anderen und das Hervorheben der vorgenommenen Änderungen können Benutzer die Entwicklung eines Prozesses auf hochgradig visualisierte Weise verstehen und Informationen wie beteiligte Personen, verwendete Ressourcen, geänderte Aufgaben usw. aus Compliance- und Gegenwartsgründen vergleichen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Richtlinien- und Geschäftsregelverwaltung

Management von Richtlinien, Gesetzen und Vorschriften:

Dokumentieren und verwalten Sie alle Ihre Richtlinien, Gesetze und Vorschriften in einem zentralen Repository sowie die Beziehungen zwischen ihnen. Gesetze und Vorschriften ändern sich im Laufe der Zeit außerhalb der Kontrolle des Unternehmens. Wenn Änderungen angewendet werden, ist dies entscheidend, um die nachgelagerten Auswirkungen und erforderlichen Änderungen der Unternehmensrichtlinien, Geschäftsregeln, Prozesse, Verfahren und Kontrollen zu verstehen.

Aufschlüsselung der Geschäftsregeln

Analysten können Unternehmensrichtlinien standardisieren und durchsetzen, indem sie Vorgänge, Definitionen und Einschränkungen modellieren, denen Mitarbeiter anhand von Geschäftsregeln folgen müssen. Geschäftsregeln sind viel enger fokussiert als Richtlinien, wodurch sie einfacher zu verwalten sind und Klarheit in Bezug auf Compliance und betriebliche Anforderungen bieten.

Geschäftsregel Process Governance

Analysten können Unternehmensrichtlinien standardisieren und durchsetzen, indem sie Vorgänge, Definitionen und Einschränkungen modellieren, denen Mitarbeiter anhand von Geschäftsregeln folgen müssen.

Richtlinien- und Betriebsausrichtung:

Mitarbeiteraktivitäten können gemäß den Geschäftszielen und -richtlinien definiert und eingeschränkt werden, indem Geschäftsregeln bestimmten Prozessen und Aufgaben zugeordnet werden. Dies schafft eine direkte Verbindung zwischen Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -strategien.

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