Mitarbeiter können Fragen stellen, Verbesserungen vorschlagen oder Vorfälle bei allen im System verwalteten Inhalten (Prozesse, Anwendungen, Dokumente, Geschäftsregeln usw.) mit Kollegen an verschiedenen Standorten, Standorten oder Regionen auslösen. In den Posts werden alle Abonnenten benachrichtigt, um zur Konversation beizutragen, und denjenigen Aufgaben zugewiesen, die für das Ergreifen von Maßnahmen verantwortlich sind. Der Austausch von Herausforderungen, Lösungen und Best Practices mit Experten an verschiedenen Standorten fördert die Zusammenarbeit und die kontinuierliche Verbesserung.

EPC hebt die Anzahl der neuen Benachrichtigungen seit der letzten Anmeldung direkt im Header und jederzeit hervor, damit die Mitarbeiter wissen, dass neue Versionen verfügbar sind oder Maßnahmen ergriffen werden müssen. Der beste Weg, um viele Mitarbeiter zu erreichen, besteht darin, Informationen in ihre Posteingänge zu verschieben, sodass es keine Entschuldigung dafür gibt, warum sie möglicherweise eine veraltete Version verwenden. Der EPC lässt sich in alle E-Mail-Server integrieren, um Benutzer automatisch über Diskussionsbeiträge und zu erledigende Aufgaben zu informieren, z. B. bevorstehende oder überfällige Überprüfungen, erforderliche Genehmigungen oder neu veröffentlichte Versionen zur Bestätigung. E-Mails enthalten direkte URLs zur Veröffentlichung oder Aktion, sodass Benutzer mit einem einzigen Klick schnell zu Inhalten oder Aktionen navigieren können.

Stakeholder können Feedback geben und für eine Änderungsanforderung stimmen, damit der Verantwortliche eine fundierte Entscheidung treffen kann, ob eine Anpassung genehmigt oder abgelehnt wird. Die Abstimmung gibt jedem eine Stimme und stellt sicher, dass Empfehlungen aus einer Hand nicht angewendet werden, bevor Beiträge von anderen Stakeholdern gesammelt werden, da eine Änderung für einige eine Verbesserung, für andere jedoch nachteilig sein kann (z. B. Verbesserung der Effizienz, aber Risiko der Nichteinhaltung oder Reduzierung des Handbuchs) Aktivitäten, verursacht aber nachgelagerte Informationslücken oder Kundenzufriedenheit).

Mitarbeiter können ihre eigenen Anforderungen verfolgen und das Management überwacht den Fortschritt aller Fragen, Vorfälle und Änderungsanforderungen, indem Filter entsprechend ihrem Status (z. B. Offen, Genehmigt, In Arbeit, Warten auf Veröffentlichung, Geschlossen), Frist oder Priorität angewendet werden.

Das EPC inspiriert Einzelpersonen, ihre Meinung zu äußern: Es fördert kritisches Denken durch gut durchdachte Antworten, macht wichtige Mitarbeiter zugänglicher und motiviert Einzelpersonen, transparent miteinander zu kommunizieren. Im Gegenzug wird eine Community gebildet und eine Prozesskultur wird im gesamten Unternehmen homogen wachsen.

Analysten können wiederkehrende Überprüfungszyklen planen, um zu bestätigen, dass ihre Prozesse auf dem neuesten Stand sind. Prozessverantwortliche werden automatisch rechtzeitig vor Ablauf des Prozesses über diese informiert und müssen Anforderungen entweder bestätigen oder ablehnen.

Wenn Prozesse als veraltet markiert sind oder wenn ein Verbesserungsantrag eingereicht und genehmigt wird, kann eine Benachrichtigung an einen dedizierten Mitarbeiter mit einer Anweisung zur Durchführung der Änderungen gesendet werden.

Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, müssen sie genehmigt werden. Der Genehmigungspfad kann so eingestellt werden, dass er entweder von unten nach oben eskaliert oder alle Genehmigenden gleichzeitig benachrichtigt. Wenn der parallele Pfad ausgewählt ist und einer der erforderlichen Genehmigenden die Änderungen ablehnt, wird die Anforderung zusammen mit dem Feedback an den dedizierten Mitarbeiter zurückgesendet.

Sobald die Änderungen genehmigt wurden, erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine neue Versionsbenachrichtigung. Sie müssen es dann prüfen und bestätigen, dass sie über die Änderungen informiert sind. Dies stellt sicher, dass die Vorgänge konsistent ausgerichtet sind.

Benutzer profitieren von einer detaillierten Historie der Änderungen, Ablehnungen und Genehmigungen, die an der Verbesserung eines bestimmten Objekts während seines gesamten Lebenszyklus beteiligt waren.

Wenn Analysten Änderungen anwenden, haben sie die Möglichkeit, die Änderungen entweder zu veröffentlichen oder als in Bearbeitung zu markieren. Endbenutzer können nur veröffentlichte Inhalte sehen, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn Analysten bestimmte Endbenutzer zu den Änderungen konsultieren, einbeziehen und informieren müssen, können sie auch die Sicherheit “Letzte Aktualisierung anzeigen” für Endbenutzer festlegen, die kein Bearbeitungsrecht haben, um Änderungen zu sehen, die im Entwurf des Prozesses vorgenommen wurden.

Benutzer erhalten eindeutige Anmeldeinformationen, die auf ihren Rollen basieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Rolle über dieselben Berechtigungen und Zugriffsrechte verfügt, was die Systemwartung erleichtert.

EPC-Administratoren können die Benutzerauthentifizierung mit Active Directory verwalten. Der EPC unterstützt Single Sign-On (SSO), NTLM2 und SAML 2.0. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Anmeldeinformationen zentral in einem einzigen System gespeichert und verwaltet werden.

Benutzerzugriffsrechte können durch Erstellen von Gruppen zusammengefasst werden. Dies vereinfacht die Wartung, da schnelle Änderungen an einer Gruppe von Benutzern vorgenommen werden können, anstatt sie einzeln ändern zu müssen. In Ausnahmefällen können bestimmten Benutzern in diesen Gruppen spezielle Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen gewährt werden.

Neue Objekte erben die Berechtigungen, die ihren Eltern erteilt wurden, was die Systemwartung erheblich erleichtert. Wenn Benutzer nicht auf bestimmte Ordner oder Objekte innerhalb des EPC zugreifen können, können sie auch nicht auf etwas zugreifen (einschließlich anderer Objekte), das sich in ihnen befindet.

Mit Echtzeitdaten können Sie dynamisch Berichte anzeigen und abrufen, um die Nutzung des EPC zu überwachen, einschließlich der Anzahl der aktiven Benutzer, der am häufigsten angezeigten Seiten, der Anzahl der Benutzer auf jeder Seite, der geografischen Standorte der Benutzer und der Objekte, mit denen Benutzer interagieren. Erwähnenswert ist, dass Sie die volle Kontrolle über den Datenschutz Ihrer Nutzer haben, indem Sie Ihre Nutzer in Google Analytics für Ihre Informationssicherheit anonym halten.

Je mehr Sie über Ihre Benutzer wissen, desto besser wissen Sie, wie Sie den EPC investieren, personalisieren und bereitstellen. Durch die Verfolgung des Benutzerverhaltens können Sie die Leistung des EPC anhand umfassender Messdaten überwachen, darunter Anzahl der Gesamtbesuche, eindeutige Seitenaufrufe, Anzahl der Sitzungen pro Land, durchschnittliche Sitzungsdauer, Anzahl der Downloads pro Objekt, durchschnittliche Zeit pro Objekt Helfen Sie dabei, die Konfiguration zu verbessern, um die Benutzerakzeptanzrate, die tägliche Nutzung und die Loyalität des EPC zu steigern.

Die Ereignisverfolgung zeichnet Benutzerinteraktionen mit Elementen des EPC auf, z. B. das Herunterladen von PDF-Dateien und anderen Medien, die Zeit, die für das Ansehen eines Videos aufgewendet wurde, die Anzahl der Genehmigungszyklen und Bestätigungen, die Häufigkeit der Beiträge zur Zusammenarbeit im Forum usw., um Ihnen bei der Einschätzung des Benutzers zu helfen Engagement in Ihrer gesamten Organisation.