Zusammenarbeit und Führung

Durch die Schnittstelle kann Ihr Unternehmen Ihre geschäftliche Komplexität und kontinuierliche Transformation durch prozessbasierte Qualität, Leistung und Führung von Geschäftsprozessen effizient steuern.
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Business Process Governance und Business Process Collaboration

Business Process Governance und Business Process Collaboration

In allen Phasen Ihres Programms (Entwicklung von Inhalten, Schulung, Änderungsmanagement, fortlaufende Aktualisierungen und Verbesserungen) sind Zusammenarbeit, Kommunikation und Steuerung von Geschäftsprozessen der Schlüssel zum Erfolg. Das Enterprise Process Center® bietet Teammitgliedern ein zentrales wiederverwendbares Repository, an dem mehrere Personen parallel arbeiten können, ohne dass das Risiko besteht, Inhalte zu duplizieren oder die Arbeit eines anderen zu überschreiben. Die Mitarbeiter werden über neu veröffentlichte Versionen informiert, müssen bestätigen, dass sie Änderungen gelesen und verstanden haben, und über ein benutzerfreundliches Forum verfügen, um Verbesserungswünsche zu stellen oder auftretende Probleme zu diskutieren. Die Befähigung der Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ist von großer Bedeutung für den Erfolg. Dies gilt auch für die Durchsetzung der laufenden Rechenschaftspflicht und Governance. EPC vereinfacht diesen Bedarf durch automatisierte Kontrollmaßnahmen wie Überprüfungs- und Genehmigungszyklen sowie Lese- / Schreib- und Lösch-Sicherheitszugriffsrechte für Entwürfe im Vergleich zur veröffentlichten Version für alle Inhalte. Darüber hinaus verfolgt und speichert die EPC-Plattform alle historischen Details einer Änderung von der Anforderung bis zur Implementierung, einschließlich aller Einzelheiten einer Änderung für detaillierte Auditberichte.

Gartner® zertifiziert

Enterprise Process Center® von Gartner ® als globaler Marktführer in Business Operation System, Operational Intelligence & Enterprise Business Process Analysis (EBPA) anerkannt, einschließlich Enterprise Architecture, Business Process Analysis, Strategy-to-Execution & Workflow Automation.

Kommunikation & Benachrichtigungen

Diskussionsforen:

Mitarbeiter können Fragen stellen, Verbesserungen vorschlagen oder Vorfälle bei allen im System verwalteten Inhalten (Prozesse, Anwendungen, Dokumente, Geschäftsregeln usw.) mit Kollegen an verschiedenen Standorten, Standorten oder Regionen auslösen. In den Posts werden alle Abonnenten benachrichtigt, um zur Konversation beizutragen, und denjenigen Aufgaben zugewiesen, die für das Ergreifen von Maßnahmen verantwortlich sind. Der Austausch von Herausforderungen, Lösungen und Best Practices mit Experten an verschiedenen Standorten fördert die Zusammenarbeit und die kontinuierliche Verbesserung.

Post Tracking:

Mitarbeiter können ihre eigenen Anforderungen verfolgen und das Management überwacht den Fortschritt aller Fragen, Vorfälle und Änderungsanforderungen, indem Filter entsprechend ihrem Status (z. B. Offen, Genehmigt, In Arbeit, Warten auf Veröffentlichung, Geschlossen), Frist oder Priorität angewendet werden.

Sammeln Sie Feedback und Stimmen:

Stakeholder können Feedback geben und für eine Änderungsanforderung stimmen, damit der Verantwortliche eine fundierte Entscheidung treffen kann, ob eine Anpassung genehmigt oder abgelehnt wird. Die Abstimmung gibt jedem eine Stimme und stellt sicher, dass Empfehlungen aus einer Hand nicht angewendet werden, bevor Beiträge von anderen Stakeholdern gesammelt werden, da eine Änderung für einige eine Verbesserung, für andere jedoch nachteilig sein kann (z. B. Verbesserung der Effizienz, aber Risiko der Nichteinhaltung oder Reduzierung des Handbuchs) Aktivitäten, verursacht aber nachgelagerte Informationslücken oder Kundenzufriedenheit).

Benachrichtigungen:

EPC hebt die Anzahl der neuen Benachrichtigungen seit der letzten Anmeldung direkt im Header und jederzeit hervor, damit die Mitarbeiter wissen, dass neue Versionen verfügbar sind oder Maßnahmen ergriffen werden müssen. Der beste Weg, um viele Mitarbeiter zu erreichen, besteht darin, Informationen in ihre Posteingänge zu verschieben, sodass es keine Entschuldigung dafür gibt, warum sie möglicherweise eine veraltete Version verwenden. Der EPC lässt sich in alle E-Mail-Server integrieren, um Benutzer automatisch über Diskussionsbeiträge und zu erledigende Aufgaben zu informieren, z. B. bevorstehende oder überfällige Überprüfungen, erforderliche Genehmigungen oder neu veröffentlichte Versionen zur Bestätigung. E-Mails enthalten direkte URLs zur Veröffentlichung oder Aktion, sodass Benutzer mit einem einzigen Klick schnell zu Inhalten oder Aktionen navigieren können.

Erhöhte Benutzerakzeptanz:

Das EPC inspiriert Einzelpersonen, ihre Meinung zu äußern: Es fördert kritisches Denken durch gut durchdachte Antworten, macht wichtige Mitarbeiter zugänglicher und motiviert Einzelpersonen, transparent miteinander zu kommunizieren. Im Gegenzug wird eine Community gebildet und eine Prozesskultur wird im gesamten Unternehmen homogen wachsen.

Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern

Kollaborative Entwicklung:

Vielen Benutzern kann der Zugriff zum Erstellen von Karten und zum Vornehmen von Änderungen an Objekten gewährt werden. Dadurch können sie zusammenarbeiten. Wenn sie die Aktivitäten der anderen aus der Vogelperspektive beobachten, können sie kritisch denken und die Bereiche erkennen, in denen sie ihre Arbeit möglicherweise verbessern können.

Redundanzbeseitigung:

Rollen, Risiken, Prozesse und andere Objekte können beliebig oft wiederverwendet werden. Dadurch werden Redundanzen und Inkonsistenzen beseitigt, die zu Effizienzverlusten und unnötiger Überwachung führen.

Automatisierte Kommunikation:

Benutzer werden sofort über ihre Portale über Angelegenheiten informiert, die sie betreffen. Der EPC sendet auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen mit direkten URLs, um sicherzustellen, dass die Übertragung empfangen wurde.

Abonnements:

Benutzer können auch über Objekte informiert bleiben, die sich indirekt auf sie auswirken können, indem sie sie abonnieren. Sie würden somit Benachrichtigungen erhalten, wenn Änderungen stattfinden würden.

Eigentums- und Verantwortlichkeitszuweisung

RASCI-VS-Matrix:

Durch die Verwendung der RASCI-VS-Matrix zum Zuweisen von Verantwortlichkeiten können sie besser verstehen, was von ihnen erwartet wird, und sehen, welche Assets ihnen zur Verfügung gestellt wurden. Dies erhöht die Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter.

Wiederkehrende Benachrichtigungen:

Die Mitarbeiter werden kontinuierlich über Unternehmensstandards und -richtlinien informiert, sobald neue Versionen veröffentlicht werden, ob eingehende Überprüfungszyklen vorliegen oder ob sie über ihre Portal-Dashboards und E-Mail-Benachrichtigungen Maßnahmen erforderlich gemacht haben.

Abonnements verarbeiten:

Auch wenn Mitarbeiter nicht direkt mit Objekten verknüpft sind, möchten sie diese möglicherweise dennoch überwachen. Beispielsweise möchte ein Marketingmitarbeiter möglicherweise wissen, ob der Mitarbeiter, der einer Rolle zugewiesen ist, mit Änderungen von einem Tag zum anderen interagiert. Sie kann somit die vorhandene Rolle abonnieren, die aktualisiert werden soll, sobald die Anpassung erfolgt ist.

Bestätigungen lesen:

Das Management kann erkennen, wann seine Mitarbeiter Informationen gesehen haben, die an sie gerichtet wurden. Sie können daher sicherstellen, dass die Informationen angemessen übermittelt wurden, und sicherstellen, dass Änderungen übernommen und Maßnahmen durchgeführt werden.

Automatisierte Revisionszyklen:

Unternehmen können durch Aufforderungen, bei denen verantwortungsbewusste Mitarbeiter die Währung der Informationen validieren müssen, sicherstellen, dass die Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dies verringert das Risiko, Prozesse für neue Projektstarts wie ERP-Implementierungen neu bewerten zu müssen.

Ändern Sie das Lifecycle Management

Automatisierte Überprüfungsplanung:

Analysten können wiederkehrende Überprüfungszyklen planen, um zu bestätigen, dass ihre Prozesse auf dem neuesten Stand sind. Prozessverantwortliche werden automatisch rechtzeitig vor Ablauf des Prozesses über diese informiert und müssen Anforderungen entweder bestätigen oder ablehnen.

Verbesserungswünsche:

Mitarbeiter aller Ebenen können Verbesserungen an Prozessen anfordern. Die Kollegen können dann den Vorschlag diskutieren und darüber abstimmen.

Aufgabenzuweisung & Benachrichtigungen:

Wenn Prozesse als veraltet markiert sind oder wenn ein Verbesserungsantrag eingereicht und genehmigt wird, kann eine Benachrichtigung an einen dedizierten Mitarbeiter mit einer Anweisung zur Durchführung der Änderungen gesendet werden.

Serielle oder parallele Zulassungen:

Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, müssen sie genehmigt werden. Der Genehmigungspfad kann so eingestellt werden, dass er entweder von unten nach oben eskaliert oder alle Genehmigenden gleichzeitig benachrichtigt. Wenn der parallele Pfad ausgewählt ist und einer der erforderlichen Genehmigenden die Änderungen ablehnt, wird die Anforderung zusammen mit dem Feedback an den dedizierten Mitarbeiter zurückgesendet.

Bestätigungen lesen:

Sobald die Änderungen genehmigt wurden, erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine neue Versionsbenachrichtigung. Sie müssen es dann prüfen und bestätigen, dass sie über die Änderungen informiert sind. Dies stellt sicher, dass die Vorgänge konsistent ausgerichtet sind.

Verbesserungslebenszyklus Historisch:

Benutzer profitieren von einer detaillierten Historie der Änderungen, Ablehnungen und Genehmigungen, die an der Verbesserung eines bestimmten Objekts während seines gesamten Lebenszyklus beteiligt waren.

Versionierung & Audit Trail

Vollständige Audit-Trails:

Das EPC bewahrt eine historische Darstellung jeder Veränderung (wann, wer, was), die während der gesamten Existenz eines Objekts stattgefunden hat. Diese können entweder in der Suite angezeigt oder zu Berichtszwecken in Excel exportiert werden.

Versionsvergleiche:

Während Audit-Trails jede Änderung in einem einzigen Formular detailliert beschreiben, können Analysten auch eine Version eines bestimmten Objekts mit einer vorherigen vergleichen. Außerdem haben Benutzer in der Prozessübersicht das Recht, die aktuelle Version eines Prozesses mit einer früheren zu vergleichen. Auf diese Weise kann das Management die Änderungen des Objekts und des Prozesses im Laufe der Zeit visualisieren und einige der Merkmale der älteren Version replizieren. Benutzer können jedoch nicht zu früheren Versionen zurückkehren, da dies auch Objekte zurücksetzen würde, die an sie angehängt sind, und die Konsistenz des Versionsstempels beeinträchtigt.

Stempel der Haupt- und Nebenversion:

Analysten können den Grad einer Änderung durch den Stempel ihrer Version angeben. Wichtige Änderungen können durch Aufrunden auf die nächste Ganzzahl (z. B. 1,03 bis 2) demonstriert werden, während geringfügige Änderungen durch Aufrunden von Dezimalstellen dargestellt werden können.

Zulassungsverlauf:

Der vollständige Verlauf, einschließlich Kommentaren und überarbeiteten Dokumenten, kann nachverfolgt und für jede Änderung an jedem Objekt angezeigt werden, für das ein Genehmigungszyklus erforderlich ist.

Sicherheitszugriffsverwaltung

Entwurf und offizielle Versionierung:

Wenn Analysten Änderungen anwenden, haben sie die Möglichkeit, die Änderungen entweder zu veröffentlichen oder als in Bearbeitung zu markieren. Endbenutzer können nur veröffentlichte Inhalte sehen, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn Analysten bestimmte Endbenutzer zu den Änderungen konsultieren, einbeziehen und informieren müssen, können sie auch die Sicherheit “Letzte Aktualisierung anzeigen” für Endbenutzer festlegen, die kein Bearbeitungsrecht haben, um Änderungen zu sehen, die im Entwurf des Prozesses vorgenommen wurden.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle:

Benutzer erhalten eindeutige Anmeldeinformationen, die auf ihren Rollen basieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Rolle über dieselben Berechtigungen und Zugriffsrechte verfügt, was die Systemwartung erleichtert.

Benutzerauthentifizierung:

EPC-Administratoren können die Benutzerauthentifizierung mit Active Directory verwalten. Der EPC unterstützt Single Sign-On (SSO), NTLM2 und SAML 2.0. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Anmeldeinformationen zentral in einem einzigen System gespeichert und verwaltet werden.

Verschlüsselte Kommunikation:

Der EPC hält die Netzwerkkommunikation durch HTTPS-Verschlüsselung (Port 443) privat.

Lösch-, Schreib-, Lese- und Genehmigungsberechtigungen:

Neben der Gewährung des Anzeigezugriffs können Administratoren bestimmten Benutzern auch das Schreiben, Löschen und / oder Genehmigen gestatten.

Benutzergruppierung:

Benutzerzugriffsrechte können durch Erstellen von Gruppen zusammengefasst werden. Dies vereinfacht die Wartung, da schnelle Änderungen an einer Gruppe von Benutzern vorgenommen werden können, anstatt sie einzeln ändern zu müssen. In Ausnahmefällen können bestimmten Benutzern in diesen Gruppen spezielle Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen gewährt werden.

Sicherheitsvererbung:

Neue Objekte erben die Berechtigungen, die ihren Eltern erteilt wurden, was die Systemwartung erheblich erleichtert. Wenn Benutzer nicht auf bestimmte Ordner oder Objekte innerhalb des EPC zugreifen können, können sie auch nicht auf etwas zugreifen (einschließlich anderer Objekte), das sich in ihnen befindet.

Internationalisierungsmanagement

Standard-Widget-Typ für Karten auf der Startseite:

Die Anzahl und Konzentration lokalisierter Prozesse pro Land ist jetzt in diesem neuen Widget verfügbar und kann direkt auf einer Weltkarte angezeigt werden.

Lokalisierung von Prozessen zur Verwaltung zugehöriger Prozesse:

Mit dem EPC können Benutzer bestimmte Eigenschaften und Merkmale eines Prozesses optimieren, lokalisierte Kopien des Prozesses erstellen und diese Kopien dann nach Standort oder Produkt und Service festlegen, um regionalen Unterschieden eines Prozesses Rechnung zu tragen. Benutzer müssen lokalisierte Prozesse nicht für jedes Land neu zuordnen, da die Lokalisierung den Quellprozess erbt. Mit dieser erweiterten neuen Funktion können Sie Ihre Prozesse rund um den Globus oder über Produkte und Dienstleistungen hinweg besser überwachen und verbessern.

Vorschläge für die Übersetzung von In-App-Inhalten:

Lokalisierte Inhalte kommen globalen Benutzern zugute, um einen Prozess in ihrer Muttersprache besser zu verstehen. Der EPC verfügt über erweiterte mehrsprachige Funktionen, um dynamische Übersetzungsvorschläge zu unterbreiten, sodass Benutzer mehrsprachige Kopien eines Prozesses erstellen können, ohne von Grund auf neu übersetzen oder den EPC verlassen zu müssen. Benutzer können die vorgeschlagene Übersetzung überprüfen, bevor sie bestätigt werden, oder die vorgeschlagene Übersetzung basierend auf den Sprachkenntnissen der Benutzer anpassen.

Unterschiedliche Dokumente für unterschiedliche Standards:

Angesichts unterschiedlicher Vorschriften, Regeln und Anforderungen in verschiedenen Regionen müssen Benutzer möglicherweise unterschiedliche Vorlagen implementieren, um lokale Dokumente zu generieren. Mithilfe des EPC können Benutzer ihre vorhandenen Inhalte nutzen und verschiedene Dokumente generieren, einschließlich SOP (Standardarbeitsanweisung), Prozessarbeitsmappe, Richtlinien- und Analyse-Arbeitsmappe und jede Art von Dokumentation aus einer vorhandenen Vorlage, wodurch die Standardisierung von Dokumenten schnell und mühelos erfolgt .

Prozesssynchronisation für die Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern:

Mit der Schaltfläche „Synchronisieren“ in der Prozesszuordnung können mehrere Benutzer (globale Benutzer) Änderungen einer Zuordnung anzeigen, die von einem anderen Benutzer in Echtzeit vorgenommen wurden (Prozesszuordnung). Mithilfe dieser neuen Funktion können Benutzer einen Prozess in Echtzeit visualisieren, verstehen und an ihm zusammenarbeiten, wodurch unnötige Prozessänderungen aufgrund von Missverständnissen oder mangelnder Kommunikation weiter vermieden werden.

Detaillierte Analyse für die EPC-Nutzung

Echtzeit-Tracking zur Überwachung der Aktivitäten auf dem EPC:

Mit Echtzeitdaten können Sie dynamisch Berichte anzeigen und abrufen, um die Nutzung des EPC zu überwachen, einschließlich der Anzahl der aktiven Benutzer, der am häufigsten angezeigten Seiten, der Anzahl der Benutzer auf jeder Seite, der geografischen Standorte der Benutzer und der Objekte, mit denen Benutzer interagieren. Erwähnenswert ist, dass Sie die volle Kontrolle über den Datenschutz Ihrer Nutzer haben, indem Sie Ihre Nutzer in Google Analytics für Ihre Informationssicherheit anonym halten.

Verfolgung des Benutzerverhaltens, um zu messen, was auf dem EPC am wichtigsten ist:

Je mehr Sie über Ihre Benutzer wissen, desto besser wissen Sie, wie Sie den EPC investieren, personalisieren und bereitstellen. Durch die Verfolgung des Benutzerverhaltens können Sie die Leistung des EPC anhand umfassender Messdaten überwachen, darunter Anzahl der Gesamtbesuche, eindeutige Seitenaufrufe, Anzahl der Sitzungen pro Land, durchschnittliche Sitzungsdauer, Anzahl der Downloads pro Objekt, durchschnittliche Zeit pro Objekt Helfen Sie dabei, die Konfiguration zu verbessern, um die Benutzerakzeptanzrate, die tägliche Nutzung und die Loyalität des EPC zu steigern.

Ereignisverfolgung zur Bewertung des Benutzereingriffs auf dem EPC:

Die Ereignisverfolgung zeichnet Benutzerinteraktionen mit Elementen des EPC auf, z. B. das Herunterladen von PDF-Dateien und anderen Medien, die Zeit, die für das Ansehen eines Videos aufgewendet wurde, die Anzahl der Genehmigungszyklen und Bestätigungen, die Häufigkeit der Beiträge zur Zusammenarbeit im Forum usw., um Ihnen bei der Einschätzung des Benutzers zu helfen Engagement in Ihrer gesamten Organisation.

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