Solución de software de auditoría de procesos y cumplimiento de procesos
A menudo, la gestión de auditorías sin una herramienta de flujo de trabajo implica almacenar información en varios archivos en un repositorio de información no centralizado. La aplicación de gestión de auditoría de Interfacing cuenta con una única interfaz basada en web para gestionar y almacenar toda la información relativa a una auditoría. Todos los módulos están diseñados para realizar tareas específicas, pero están interrelacionados y son complementarios entre sí.
Los datos fluyen y se integran fácilmente a través de aplicaciones y terminologías también pueden adaptarse a requisitos comerciales específicos. Todas las funciones son reutilizables, se pueden buscar y notificar, lo que reduce drásticamente el tiempo para planificar, personalizar y documentar todas las etapas de una auditoría mediante la automatización. Además, con una funcionalidad altamente flexible y configurable en todos los módulos, formularios y campos, nuestra solución simplifica enormemente la complejidad de crear y administrar un ciclo de auditoría completamente transparente. En general, con la ayuda de Interfacing al tomar iniciativas de cumplimiento, las organizaciones tienen muchas más probabilidades de tener éxito, ya que aplican un enfoque estructurado, oportuno e integral para adherirse a los estándares regulatorios.
El kit de herramientas de EPC proporciona a las organizaciones:
Planificación y programación de auditorías
Definición de auditoría y prueba:
Interfacing ofrece repositorios para todas las instancias de prueba y auditoría. A través de nuestros módulos de Gestión de Definiciones de Auditoría y Gestión de Definiciones de Pruebas, los usuarios pueden acotar su búsqueda seleccionando uno o varios campos para fines de auditoría o búsqueda de pruebas; pueden buscar y ordenar cada columna (Auditoría/Nombre de la prueba, Auditoría/Nombre de la prueba, Frecuencia, Tamaño de la muestra, etc.) o filtrar su búsqueda por Auditor para ver todas las pruebas o auditorías relativas a una persona, por ejemplo. Además, los usuarios pueden asociar una prueba o varias pruebas a una auditoría, lo que hace que todas las definiciones de prueba y las definiciones de auditoría sean reutilizables.
Proceso de auditoría:
Para empezar, las auditorías se activan para comenzar ad hoc o se basan en un programa preestablecido. Una vez establecido un cronograma, se someterá a un ciclo de revisión y aprobación, lo que dará como resultado un cronograma final. Las pruebas se ejecutan en la fecha de auditoría (u otra fecha especificada perteneciente a una prueba) y se capturan los resultados. Una etapa de revisión de auditoría final ejecutada por un gerente puede activar CAPA, si se considera necesario. Aunque una auditoría puede cerrarse, una CAPA puede permanecer abierta hasta que se hayan cumplido todas las acciones.
Programación de auditorías:
Los usuarios pueden programar auditorías recurrentes, en las que se pueden establecer por adelantado atributos clave como auditor y auditado, fecha límite de la auditoría, activador de inicio, requisitos previos, etc. De esta manera, las organizaciones podrán automatizar la fecha de inicio de la auditoría x días antes de la fecha programada, automatizar recordatorios, programar el ciclo de aprobación, rastrear notificaciones para el gerente de auditoría, codificar o administrar auditores y auditados de forma independiente a través de un módulo externo. ¡Nunca pierda la oportunidad de validar el cumplimiento!
Ejecución y revisión de auditorías
Agregar y ejecutar prueba:
Los usuarios pueden agregar y ejecutar pruebas. Toda la información que se haya ingresado en el formulario de definición de la prueba se completará en el formulario Ejecutar prueba, lo que permitirá a todos los auditores u otros evaluadores revisar la información vital relacionada con su prueba. La información como los requisitos previos, la fecha programada y la fecha de vencimiento, la frecuencia y el tamaño de la muestra están disponibles para el usuario que ejecuta su prueba. A medida que ejecutan sus pruebas, crean muestras de prueba y asignan a cada una,una calificación general de aprobado o reprobado, determinando la fuerza y el estado del control, en general. Durante un ciclo de revisión, un gerente puede ver, editar o agregar resultados de muestra. Si su empresa se somete a dos auditorías a la vez, por ejemplo, ISO 9000 y COBIT, ¡sus similitudes le permiten aprovechar un resultado de prueba para la otra auditoría! Además, las pruebas predefinidas pueden modificarse y reutilizarse a su discreción para satisfacer sus necesidades comerciales. ¡La solución de Interfacing puede contener todo el historial de auditoría y los resultados en nuestro repositorio!
Evaluar y aprobar la muestra de prueba:
Los botones “Sí / No”, “Y / O” y “Pasa / No pasa” pueden ayudar a los usuarios a determinar la eficacia y precisión de la muestra de forma fácil y rápida. Los usuarios pueden agregar múltiples muestras sin salir de la ventana “Agregar muestra”, agregando una capa de automatización a su proceso de evaluación. Para garantizar un alto grado de responsabilidad y crear una forma de aclarar las inconsistencias, los usuarios pueden establecer responsabilidades por función y ver a todas las partes interesadas involucradas en el ciclo de aprobación de la auditoría.
Prueba completa de revisión y auditoría:
Nuestro formulario de revisión de auditoría muestra toda la información de auditoría heredada, así como un menú desplegable para calificar el resultado de la auditoría en general (aprobado / reprobado). El formulario también tiene un menú desplegable que activa una escalada automática a CAPA seleccionando sí o no. También somos conscientes de que, aunque una auditoría puede asumir una calificación aprobatoria, ¡aún podría requerir el proceso CAPA! Por último, nuestro Informe de auditoría proporciona visualizaciones de informes detallados que permiten a los usuarios ver todas las métricas calculadas y los datos relacionados con una instancia de auditoría (por ejemplo, estado de cada prueba asociada, adecuación y eficacia de cada prueba, auditor responsable de cada prueba, etc.).
Gestión de CAPA e IA
Creación CAPA:
Como una de las mejores prácticas de gestión de problemas más comunes, los CAPA (planes de acción correctiva y preventiva) ayudan a las organizaciones a mantener ISO y otros estándares de cumplimiento. Nuestra solución permite a los usuarios activar CAPA a través de auditorías fallidas, incidentes o solicitudes ad hoc. Si el propietario del elemento de acción está ausente mientras se le ha asignado el elemento de acción, nuestro sistema puede automatizar una solicitud de escalamiento. Después de un número determinado de días, la tarea se puede enviar automáticamente a un rol diferente de igual responsabilidad. Además, el propietario de un elemento de acción puede solicitar una extensión en su elemento de acción, según los requisitos comerciales de la empresa.
Asignación CAPA AI:
A medida que se crea el CAPA, un administrador puede añadir múltiples AIs (elementos de acción) que definen criterios específicos como el nombre del elemento de acción, el propietario, el tipo de acción y la prioridad, etc. en el formulario Crear CAPA. Los elementos de acción (IALs) se asignan a recursos específicos con plazos y niveles de prioridad específicos. Los propietarios de elementos de acción recopilan y almacenan pruebas de elementos de acción al finalizar. Los propietarios de procesos pueden, a su vez, indicar su progreso a lo largo de estos esfuerzos de CAPA, revisar y aprobar los elementos de acción (IALs) y dar sus firmas electrónicas.
Administracion de incidentes
Descripción general del proceso IcM:
La gestión de incidentes (IcM) eficaz es fundamental para prevenir cualquier peligro que pueda dañar las operaciones, los servicios y la reputación de una organización. Interfacing permite a los usuarios construir un proceso panorámico de IcM, desde la creación de incidentes ad hoc, la realización de investigaciones de incidentes, la realización de análisis de causas y riesgos, el establecimiento de múltiples ciclos de revisión y aprobación, hasta la activación del proceso CAPA basado en análisis fallidos.
Seguimiento e investigación de incidentes:
Con un código de seguimiento generado automáticamente, los usuarios pueden realizar un seguimiento sin esfuerzo de la solicitud de incidentes en cualquier paso del proceso. Los gráficos y la documentación relacionados con incidentes también se pueden generar fácilmente a partir de datos que capturan especificidad adicional. A partir de un formulario de incidentes, los investigadores de incidentes pueden heredar toda la información introducida en las etapas anteriores del proceso de incidentes. Cualquier usuario con la seguridad y el estado adecuados puede ver todos los detalles del incidente, desencadenar una escalada a CAPA si es necesario y enviar una firma del incidente completa con una firma electrónica una vez concluida la investigación.
Revisión e informe de incidentes:
Nuestra opción de revisión de incidentes incluye todos los campos heredados del formulario de incidente inicial (por ejemplo, código de seguimiento, ubicación, análisis, investigación, etc.). Los usuarios son capaces de activar los ciclos de proceso si un formulario es rechazado al revisarlo, añadiendo validación en los campos para evitar la presentación de un formulario sin firma, y estableciendo múltiples ciclos de aprobación que pueden preceder a cualquier etapa de presentación de un formulario. Un usuario con la seguridad adecuada puede profundizar en los detalles de un informe de incidente para ver subconjuntos de información relativa, así como exponer y consultar todos los detalles relacionados con CAPA e IA.
Seguimiento e informes
Paneles de auditoría y seguimiento:
Nuestros paneles de auditoría, generados automáticamente en base a datos en tiempo real, incorporan gráficos en formularios y permiten a las organizaciones monitorear el progreso de las auditorías o pruebas sin demora. Los usuarios pueden desglosar rápida y fácilmente los paneles de auditoría y ver las tareas pendientes para priorizar mejor las tareas. Además, mediante el uso del código de seguimiento, los usuarios pueden realizar un seguimiento de todos los campos de un historial de proceso, resultados de aprobado o reprobado y una prueba de auditoría completa para detectar aún más cualquier actividad de incumplimiento.
Visibilidad de aplicaciones cruzadas:
Nuestra solución de software de Auditoría y Cumplimiento presenta una única interfaz basada en web y una poderosa base de datos relacional, donde todos los módulos están interrelacionados y complementan las funciones de cada uno, simplificando la complejidad de crear y administrar un programa de auditoría completamente transparente. Los datos de un módulo fluyen fácilmente y se integran en el otro, lo que ofrece una visibilidad completa entre las aplicaciones para un monitoreo centralizado.
Informes de auditoría y firma electrónica:
Los usuarios son capaces de generar y exportar informes de auditoría detallados utilizando COGNOS en múltiples formatos (por ejemplo, Excel, PDF, etc.) con un solo clic. Según las diferentes audiencias y propósitos, se pueden personalizar los informes con su propio logo para cumplir con los diferentes requisitos contextuales. Lo más importante es que nuestra solución asigna la propiedad de las reglas para convertir las reglas en acciones y aclarar la propiedad. Nuestra característica única de firma electrónica, como evidencia de la revisión del supervisor de auditoría, es una excelente manera de visualizar los esfuerzos de cumplimiento y la arquitectura de los auditores.
Notificaciones de mantenimiento:
Nuestra aplicación solicita a los empleados responsables que revisen el contenido de manera oportuna para garantizar que el cumplimiento se mantenga de manera eficiente y efectiva. Los usuarios pueden automatizar y acelerar los ciclos de aprobación estableciendo varias rondas de revisiones. Posteriormente, las notificaciones de tareas basadas en roles o usuarios se pueden programar de forma periódica o recurrente. Con la funcionalidad móvil completa, los usuarios también pueden activar escaladas basadas en tareas pendientes o vencidas a través de alertas por correo electrónico o SMS. Los usuarios también son capaces de integrar datos de nuestra aplicación utilizando API REST con 3 rd sistemas de partidos.
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