Desarrollo de Estrategia RFP

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¿Qué es el desarrollo de estrategias de RFP?

Una estrategia de solicitud de propuesta (RFP) es una de las estrategias estándar que se utilizan para seleccionar y comprar productos y servicios por contrato. Una estrategia de RFP cumple con las expectativas de la política gubernamental, los acuerdos comerciales aplicables y el derecho consuetudinario. Un proceso de RFP exitoso proporciona una adquisición justa, abierta y transparente de productos y servicios, lo que permite soluciones y programas efectivos con contratistas confiables. El uso de una plantilla de RFP es un mandato de la política del gobierno para garantizar el cumplimiento de los requisitos del gobierno y del derecho consuetudinario. Las RFP están diseñadas para garantizar que la información se comunique a todos los posibles vendedores y proveedores adecuados.

Beneficios del desarrollo de estrategias RFP

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Cumplimiento

La FP es una práctica y disciplina interna que le permite a usted y a su empresa identificar con detalle los requisitos del sistema de información. Una estrategia de RFP permite una alineación coherente con las políticas gubernamentales, el derecho consuetudinario y los acuerdos comerciales en toda la empresa.

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Transparencia

Los RFP contribuyen a tener una visión clara de lo que se necesita, cómo y en qué plazo. Ayuda a crear una idea clara de los precios, el valor y los recursos disponibles, lo que resulta en una mejor conciencia de su marca y servicios.

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Comunicación

Es la mejor manera de que usted y su empresa estén en la misma página. También garantiza que toda la información relevante se transmita no solo a los departamentos correspondientes, sino a todos los departamentos.

Metodología

La metodología de Evaluación de Requisitos y Desarrollo de RFP consta de dos fases:

Fase 1: Alcance y criterios de selección del RFP

Documente el alcance propuesto relevante del RFP, las metas y objetivos comerciales que deben alcanzarse. Esto debe incluir una explicación de la justificación del proyecto y una ilustración de cuál sería la solución más adecuada y el valor esperado que brindaría a la inversión.

Para respaldar el alcance del RFP, documente los requisitos comerciales que deben cumplirse, junto con los criterios de selección adecuados que se pueden evaluar para determinar si estos requisitos comerciales son entregados por cada uno de los productos o servicios propuestos. Dependiendo del tipo de RFP que se emitirá, es posible que también se requiera información adicional para respaldar los requisitos comerciales. Por ejemplo, esto puede incluir:

Requerimientos no funcionales
Detalles de los procesos en mapas resumidos o detallados (para los procesos “tal cual” y / o “futuros” que se admitirán)
Detalles de los requisitos técnicos y especificaciones relevantes para cualquier integración entre procesos y aplicaciones.
Políticas legislativas, reglamentarias y comerciales que se respaldarán
Requisitos de información.

Fase 2: Ejecución de RFP

Esta fase cubre la realización de los procesos aplicables necesarios para completar la realización del RFP. Esta fase incluye:

Realizar una exploración del mercado para identificar posibles vendedores o proveedores capaces de cumplir los requisitos comerciales y, opcionalmente, seleccionar la lista de proveedores preseleccionados a los que se invitará.
Llevar a cabo una evaluación de alto nivel de los proveedores potenciales para confirmar los costos estimados finales, el presupuesto, los requisitos comerciales y los criterios de selección.
Preparar la documentación de RFP final
Emitir el RFP a interesados o invitados
Revisar y evaluar las ofertas / propuestas de respuesta a RFP
Finalizar la selección de la oferta de respuesta RFP exitosa
Negociar y adjudicar el contrato final al proveedor exitoso.

Hay 4 pasos para el proceso de estrategia de RFP estándar:

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# 1 planificación de proyectos

Este paso consiste en la evaluación de los requisitos, el cronograma y los criterios de puntuación. El alcance y el presupuesto de esto también deben determinarse en este paso, antes de avanzar en el resto del proceso de RFP.

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# 3 Emisión del RFP

El tercer paso del proceso de RFP requiere que el borrador final del contrato de RFP sea enviado y distribuido a las redes para someterse a revisión.

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# 2 Redacción del RFP

La creación del RFP es el cuarto paso de este proceso. Debe incluir una introducción, declaración de propósito, información de antecedentes, alcance del trabajo, establecer el presupuesto y el cronograma del proyecto, y los términos y condiciones del contrato.

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# 4 Revisión de propuestas y adjudicación de contrato

Este último paso consiste en la puntuación del RFP, donde se adjudicarán los contratos.

Entregables

Fase 1: Alcance y criterios de selección del RFP

Borrador del alcance, metas y objetivos del RFP
Borrador del plan y calendario de gestión del proyecto, sujeto a revisión y aprobación
Redactar requisitos comerciales y técnicos con criterios de selección coincidentes
Borradores de procesos documentados tal como están con descripciones y diagramas de flujo de procesos en un formato que pueda actualizarse
Redactar procesos futuros aprobados y documentados con descripciones y diagramas de flujo de procesos en un formato que pueda actualizarse
Preparar una hoja de cálculo, en formato para ser aprobado por adelantado, de los elementos de los datos del proceso, incluido el formato, el propietario y la fuente.
Informes semanales con actualizaciones que muestran lo que se ha hecho y el progreso programado.

Fase 2: Ejecución de RFP

Plan y cronograma de gestión final del proyecto
Alcance, metas y objetivos del RFP final
Requisitos comerciales y técnicos finales con criterios de selección coincidentes
Análisis de mercado completo y evaluación de alto nivel de posibles proveedores
Lista corta opcional de proveedores
Ayudar en la redacción del RFP según los requisitos comerciales y técnicos identificados
Borrador de documentación de las evaluaciones de las propuestas de los proveedores
Cree una presentación que resuma los resultados de la evaluación del proveedor

¿Por qué Interfacing?

Los consultores de interfacing tienen una amplia experiencia tanto en la realización de RFP como en la respuesta a RFP. También tienen experiencia en la identificación y definición del alcance de proyectos clave, así como en la recopilación y documentación de los requisitos comerciales y los criterios de selección necesarios para preparar especificaciones de RFP.