Analyse des processus d’affaire à l’aide de BPMN 2.0
Qu’est-ce que BPMN?
Pour ceux qui ne connaissent pas ce terme, BPMN fait référence à la notation de modélisation de processus d’affaire. En bref, BPMN est l’utilisation de symboles pour déterminer clairement le flux et les processus d’affaire conçus dans un diagramme de processus. Son objectif principal est d’éliminer toute confusion lorsque le diagramme de processus est présenté.
BPMN version 2.0 (BPMN 2.0) marque la mise à jour la plus récente pour disposer et communiquer visuellement dans un contexte BPM. Il a été développé dans le but précis d’établir un langage standard et commun lors de la modélisation des processus d’affaire.
C’est grâce à cette conception que vous êtes en mesure d’utiliser des symboles universels qui sont compris par les professionnels en utilisant cette notation standard internationale.
Le BPMN 2.0 a été largement reçu dans le monde entier comme une solution exceptionnelle en ce qui concerne la représentation des processus.
Objectif du BPMN
• Pour les experts techniques en charge de l’implémentation d’affaire
• Pour les analystes d’affaire créant et améliorant des processus
• Pour les gestionnaires de suivi et de contrôle des processus
Mises à jour BPMN 2.0
La version 2.0 de BPMN représente certains des changements les plus importants depuis sa création. Quelques-uns d’entre eux sont:
• Diagramme de chorégraphie ajouté.
• Diagramme de conversation ajouté.
• Evénements sans interruption pour un processus.
• Sous-processus d’événement pour un processus.
Les modifications techniques comprennent les éléments suivants:
• XSLT entre les formats XMI et XSD
• Suppression des tâches de référence.
• Définition de la sémantique d’exécution des processus
• Le métamodèle est affiché via des figures de diagramme de classes
• XMI (échange) et XSD (définition de schéma XML)
• Formats d’échange de modèles de syntaxe abstraite dans les deux métadonnées XML
Avantages du BPMN 2.0
• La gestion des processus d’affaire est prise en charge
• Les utilisateurs non experts disposent d’un moyen simple et intuitif de comprendre un diagramme de processus dans BPM.
• La sémantique des processus complexes est représentée facilement et dans un format lisible.
• Comble le fossé de communication entre l’équipe de conception qui crée le processus d’affaire et l’équipe qui le met en œuvre.
• La communication sonore est réduite entre l’exécution et la gestion et la conception et la mise en œuvre des processus.
• Compte tenu de l’intuitivité du processus, il est très facile de faciliter l’intégration d’autres professionnels utilisant le BPM (analystes d’affaires, personnel travaillant directement avec les processus ainsi que les managers ayant accès aux données utilisées pour contrôler et suivre un processus.
Qu’est-ce que tel quel et futur ont à voir avec BPMN 2.0
Une technique de sortie efficace pour transformer une vision en résultats serait de développer et de peupler deux types de diagrammes BPMN. L’un est un diagramme «tel quel» tandis que l’autre est un diagramme «à venir».
Le diagramme tel quel décrirait l’état actuel par rapport à la culture, aux capacités et aux processus d’une organisation. Le diagramme To-Be, quant à lui, décrira l’état futur des mêmes éléments. En d’autres termes, il décrit comment la culture, les capacités et les processus de l’organisation apparaîtront à l’avenir.
Étudier le processus tel quel et futur, c’est identifier l’écart entre eux. En bref, cet écart est la différence entre les états actuel et cible. Il s’agit d’informations essentielles requises pour tout processus d’amélioration des processus d’affaire.
Un diagramme tel quel déterminera exactement où des améliorations sont nécessaires et identifiera quel sera le point de départ du changement. Le diagramme To-Be nécessite la créativité des analystes d’affaires pour résoudre les problèmes et concevoir des processus pour obtenir des résultats commerciaux, souvent basés sur des informations qui ne sont pas vérifiées à 100% sur ce que l’organisation souhaite réaliser.
Lors de la réalisation de rapports sur les processus d’état actuels et futurs, les entreprises peuvent s’attendre à:
• Aligner les opérations sur la stratégie d’affaire
• Améliorer la formation et la communication des processus
• Voir l’efficacité opérationnelle augmentée
• Voir une augmentation du contrôle et de la cohérence dans l’ensemble de l’organisation
• Obtenez un avantage concurrentiel
Étapes impliquées dans un processus tel quel
Recherche
Cela commence par la collecte d’une liste de tous les produits et services pour comprendre clairement les grandes lignes de la chaîne de valeur de l’entreprise. Une fois compilé, passez à l’identification de tous les processus que l’entreprise utilise pour créer les produits et services à chaque niveau. Commandez-les par ordre chronologique.
Il est important de se connecter avec toutes les personnes impliquées qui supervisent tous les aspects de chaque processus pour créer un rapport précis.
Entretiens personnels:
Effectuez cela avec les parties prenantes ainsi que les gestionnaires et les PME (experts en la matière) impliqués dans le processus. En rassemblant des rapports personnels, vous obtiendrez un aperçu des processus qui fonctionnent bien et d’autres qui ne fonctionnent pas. Vous pouvez également voir des étapes éclairées que vous n’avez pas vues auparavant.
Il est important de ne pas tirer de conclusions basées uniquement sur les rapports d’une seule personne.
Observation directe: En plus des entretiens, prenez le temps d’observer les processus en action.
Enquêtes: Des sondages ou des questionnaires peuvent être envoyés aux participants au processus. C’est là que vous collectez les réponses formelles. Les sondages fonctionnent bien car vous avez la possibilité de poser des questions très spécifiques auxquelles vous n’avez pas reçu de réponses pendant les étapes d’entrevue et d’observation.
Réunions de groupe : Comme autre option, vous voudrez peut-être organiser une session de groupe des parties prenantes et décrire les processus à l’étude et confirmer les conclusions précédemment faites. Il est important de se rencontrer souvent pour que tous restent sur la même longueur d’onde.
La Documentation
Une fois que toutes les informations sont collectées à partir des entretiens, vous devrez les documenter clairement dans une carte de processus BPMN 2.0.
Cela devrait identifier toutes les entrées de processus, les fonctions de support, les descriptions détaillées des processus et, bien sûr, toutes les sorties de processus.
Identifier les lacunes
Vous ne serez pas en mesure de créer une conception d’état futur sans d’abord examiner en détail votre état actuel. Il est bon d’analyser cet état pour ce qui suit:
Goulots d’étranglement: Déterminez s’il existe des blocages dans vos processus et si vous pouvez voir ce qui les cause. Il peut s’agir de trop de réunions, d’approbations retardées ou de trop de personnes impliquées dans les approbations.
Lacunes: c’est là que vous devrez localiser les lacunes dans le processus qui entravent la sortie ou les performances prévues.
Faiblesses: Les bons processus peuvent être en place, mais il peut y avoir une faiblesse dans le processus existant. Un bon exemple est celui où la communication pourrait être meilleure, ou les transferts d’informations peuvent être rationalisés pour plus d’efficacité.
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