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Gestion de la continuité des affaires

Automatisation du système de planification de la continuité, intégration de données, rapports et analyses

Qu'est-ce que Gestion de la continuité des affaires (BCM)

Définition : Processus de gestion holistique qui identifie les menaces potentielles et leur impact sur les opérations commerciales d’une organisation.

Il examine quels sont les impacts de ces menaces, si elles se réalisent, sur l’organisation et fournit un cadre pour assurer la résilience organisationnelle avec des capacités intégrées, préparées pour protéger efficacement les intérêts des parties prenantes, la réputation de la marque et d’autres activités définies par la valeur.

La gestion de la continuité des affaires est un type spécifique du processus global de gestion des risques conçu pour faire face à la menace de perturbations des activités ou des processus d’affaires. Il associe les différentes disciplines de :

  • Réponse d’urgence,
  • Gestion de crise,
  • Reprise après sinistre (continuité technologique) et
  • Continuité d’affaires (relocalisation organisationnelle/opérationnelle).

BCM implique la création et la validation de plans de continuité des affaires (BCP) pour garantir que votre organisation est capable de répondre et de se remettre des menaces potentielles aussi efficacement que possible.

Le maintien de BCM garantit un niveau de service acceptable tout au long d’un incident perturbateur, ce qui contribue à préserver la réputation de l’entreprise et, en fin de compte, les revenus.

En démontrant que des mesures efficaces de continuité des affaires sont en place, cela peut avoir un impact sur les primes d’assurance d’une organisation et offrir de nouvelles opportunités de contrat.

CAS D'UTILISATION : BCM / BIA

Conformité proactive

Notre méthodologie de processus et notre prise en charge des règles d’affaires et de la gestion des risques/contrôles permettent une conception de processus efficace dotée de tous les freins et contrepoids appropriés.

Créer des manuels de processus portables / BCP

Capacité à générer une sortie complète de vos processus et de toutes les informations connexes prêtes à être imprimées. Cela en fait un excellent outil collaboratif et permet à vos agents de partager plus largement les informations.

Assurer la transparence

Sachez où les ressources sont utilisées et maintenez des habitudes de travail efficaces en planifiant longtemps à l’avance.

Mettre en œuvre des méthodologies standards

Évitez le besoin d’essais et d’erreurs continus pour améliorer l’efficacité opérationnelle de votre agence ; prendre une longueur d’avance en tirant parti des normes de l’industrie.

Encourager la collaboration

En unifiant les objectifs et en créant un cadre commun pour vos agents, ils pourront coopérer à un niveau jamais atteint auparavant.

Gérer le flux de travail

Intégrez votre personnel, vos processus et votre technologie en tirant parti de notre moteur de flux de travail pour livrer le travail là où il est nécessaire et tenir tous les employés informés des priorités les plus importantes.

Gestion des processus

Au cœur de l’Enterprise Process Center® est un référentiel centralisé qui stocke et gère les processus et les informations connexes dans un environnement convivial et intuitif. EPC relie tous les artefacts complexes d’une entreprise : objectifs, processus, procédures, employés, départements, clients, fournisseurs, systèmes, politiques, documents, règles, risques, contrôles, capacités et indicateurs de performance et les connecte tous en tant que pièces de puzzle formant un plan à 360 degrés de l’architecture de l’organisation.

Principales caractéristiques:

  • Analyse – L’objectif est de comprendre comment les choses sont faites et si les résultats sont conformes aux attentes de l’entreprise.
  • Définition – Implique la définition de la portée, la hiérarchisation et la cartographie des processus d’affaires.
  • Surveillance – Des indicateurs de performance clés doivent être établis (souvent dans la phase de définition du processus) afin que les mesures puissent être suivies par rapport à eux.
  • Optimisation – Utiliser des outils de gestion des processus pour identifier les goulots d’étranglement des processus, les problèmes de ressources, etc. et trouver des moyens d’améliorer régulièrement le processus.

Gestion des rôles et des actifs

Le contrôle de l’exploitation (par exemple, l’acquisition, la maintenance continue) ainsi que le renouvellement et l’élimination future des actifs organisationnels font tous partie du processus de gestion des rôles et des actifs. L’avantage pour toute organisation réside dans l’amélioration du potentiel de livraison de tous les actifs, tout en minimisant les coûts et les risques impliqués. Une maintenance compétente et un déploiement efficace des systèmes, du personnel et des processus, en utilisant le processus de gestion des actifs, se traduiront par une vue d’ensemble positive du capital du cycle de vie des actifs.

En utilisant la matrice RASCI-VS pour attribuer les responsabilités, les individus peuvent mieux comprendre ce qui est attendu d’eux et voir quels actifs ont été mis à leur disposition. Cela augmentera la responsabilisation des employés.

Principales caractéristiques

  • Notifications récurrentes
  • Abonnement aux processus
  • Confirmation de lecture
  • Cycles de révision automatisés

Analyse d’impact sur les entreprises (BIA)

L’analyse de l’impact sur l’entreprise (BIA) est généralement une exigence essentielle de la planification proactive de la continuité des activités (PCA), non seulement pour comprendre les principaux risques et fonctions de votre organisation, mais également pour définir la priorité des systèmes à rétablir complètement en cas de catastrophe. La solution BIA d’EPC fournit une analyse proactive complète de l’impact des processus multifactoriels.

La portée complète de BIA couvre bien plus que cela et peut être étendue pour inclure n’importe lequel de vos propres attributs. EPC prend en charge les attributs définis par l’utilisateur (UDA) qui peuvent être utilisés pour étendre n’importe quel module.

Principales caractéristiques:

  • Processus clés – La documentation des processus et des procédures est nécessaire pour assurer le fonctionnement pleinement opérationnel de l’organisation en cas de catastrophe.
  • Systèmes et actifs – Cela comprend les équipements physiques tels que les ordinateurs portables, mais également le matériel tel que le serveur.
  • Documents – Conserver une archive de vos documents les plus importants dans un endroit facilement accessible et sécurisé est un moyen sûr d’assurer la continuité des activités
  • Applications – Les applications clés peuvent inclure votre CRM, ERP ou d’autres systèmes essentiels à la continuité de vos opérations
  • Contrôles clés et exigences réglementaires – La stratégie d’atténuation des risques peut imprégner vos politiques et procédures.
  • Gestion des risques d’entreprise – Politique des risques, identification, évaluation, traitement.
  • Impact financier direct – pertes de revenus d’entreprise

  • Impact financier indirect – réputation, part de marché

  • Types de catastrophes – naturelles (par exemple, incendie, inondation, tremblement de terre, tornade) financières, sécurité technologique, médicales (par exemple, pandémie)

Planification de la continuité des affaires (BCP)

Les PCA sont un élément essentiel de toute organisation. Les perturbations et les menaces ont un impact sur les entreprises avec des pertes de revenus importantes et des coûts plus élevés qui auront un impact négatif sur la rentabilité. S’appuyer uniquement sur l’assurance ne fonctionnera pas car cela ne couvrira pas tous les coûts liés aux opérations et aux clients qui se déplacent vers vos concurrents. Les PCA sont créés à l’avance à cette fin et impliquent les principales parties prenantes et le personnel.

Du mineur au catastrophique, les entreprises sont sujettes à une variété de catastrophes potentielles. L’objectif de la planification de la continuité des activités consiste à aider l’entreprise à continuer à fonctionner en cas de sinistre majeur (incendie, inondation, violation financière ou système, pandémie, etc.). Les BCP ne sont pas les mêmes que les plans de reprise après sinistre (DRP). Un DRP se concentre uniquement sur la récupération des systèmes informatiques après une crise, tandis qu’un BCP concerne l’atténuation des pertes en cas de catastrophe et la récupération pour l’ensemble de l’organisation.

 

 

Principales caractéristiques:

  • Risques et impact d’affaires potentiel

  • Planifier une réponse efficace

  • Rôles et responsabilités

  • Plan de communication en termes de continuité

  • Identification d’un ensemble d’éléments d’action

  • Prioriser les processus et les actifs

PCA et plans de reprise après sinistre : simulation et exécution

Les simulations de sinistre sont un excellent moyen de valider les procédures et les ressources de reprise après sinistre afin de revenir à un état récupéré avec succès. Cela inclut les sites de récupération et les systèmes de sauvegarde alloués au travail de continuité des activités et à la reprise après sinistre.

Ces simulations impliqueront l’exécution d’une grande variété de scénarios de catastrophe potentiellement possibles à chaque endroit. L’objectif est de redémarrer les technologies nécessaires pour maintenir les opérations d’affaires rapidement et efficacement. Ce processus déterminera également si les niveaux de dotation répondront à la bonne exécution du plan de reprise après sinistre.

 

Simulation de reprise après sinistre et liste de contrôle d'exécution

  • Exécutez la simulation de vos plans de continuité et de reprise
  • Exécutez des scénarios multifactoriels
  • Activez les actions pertinentes en fonction des scénarios, des systèmes et des parties prenantes concernés
  • Filtrez vos actions exécutables par type de sinistre, lieux et/ou catégories
  • Informer les parties prenantes concernées des actions qui seront entreprises lors de l’exécution (ou de la simulation)
  • Collectez automatiquement tous les résultats pour la simulation ou l’exécution

Gestion des éléments d’action

En gestion, un élément d’action est un événement documenté, une tâche, une activité ou une action qui doit avoir lieu. Les éléments d’action sont des unités discrètes qui peuvent être manipulées par une seule personne.

Les éléments d’action sont généralement créés au cours d’une discussion par un groupe de personnes qui se réunissent sur un ou plusieurs sujets et au cours de la discussion, on découvre qu’une sorte d’action est nécessaire. L’acte requis est ensuite documenté en tant qu’élément d’action et généralement attribué à quelqu’un, généralement un membre du groupe. La personne à qui l’action est assignée est alors obligée d’effectuer l’action et de rendre compte au groupe des résultats.

Principales caractéristiques:

  • Désignez l’ensemble des actions nécessaires à vos plans de reprise et de continuité
  • Identifiez clairement la propriété de toutes les actions pour informer automatiquement les titulaires des droits en cas d’exécution
  • Attribuez une applicabilité pertinente à vos actions par type de catastrophe, lieux et/ou catégories
  • Pour les actions DR, vous pouvez également suivre le RTO et le RPO sur vos actions DR

Gestion des notifications de masse

La gestion des notifications vous aide à assurer la transmission précise des informations importantes à la bonne personne au bon moment, sans dépendre des employés pour prendre des mesures.

Principales caractéristiques:

  • Choisissez de notifier les groupes, les utilisateurs, les rôles
  • Notification intégrée à l’application
  • Notification par e-mail
  • Notification par SMS

Gestion des risques

Enterprise Process Center® (EPC) permet aux organisations d’être proactives plutôt que réactives en matière de contrôle des risques et de stratégies de gestion des risques de processus. Non seulement la gestion des risques est importante pour se protéger contre les catastrophes, mais en intégrant des contrôles dans les opérations quotidiennes, vous pouvez vous assurer que les normes de qualité sont respectées et que la satisfaction des clients est maintenue. De plus, il n’y a rien de plus que le coût de la “non-conformité”, par conséquent, une transparence complète des risques et des processus est une nécessité pour se conformer aux lois et aux exigences réglementaires telles que Sarbanes Oxley, Bâle III, FMI, HIPAA, FDA, ISO 15000, entre autres.

Principales caractéristiques:

  • Bibliothèque détaillée des risques incluant identifiant, description, type, catégorie, ressources responsables (via RASCI-VS)
  • Matrices de risque personnalisables comprenant la probabilité de risque, l’impact, le score, le pourcentage, la couleur et la priorité
  • Importer/exporter les détails des risques via Excel
  • Visibilité de bout en bout des processus associés aux risques
  • Filtrer, rechercher et signaler les risques par attributs
  • Risques et contrôles réutilisables
  • Déclencher CAPA en fonction de l’analyse des risques liés aux processus et aux tâches
  • Visualisez la cause et l’effet des risques pour suivre les informations critiques sur les risques ; les gestionnaires de risques analysent et priorisent l’atténuation des risques

  • Édition étendue des risques (risque brut par processus, risque net par contrôle sur processus, contrôles spécifiques par processus, calcul de cumul de dérogation par processus)

  • Détecter la survenance d’un risque ; algorithme automatisé de cumul des risques pour la notation des risques

  • Le risque résiduel offre une vision réaliste de l’impact potentiel

  • La matrice des risques visualise 5 niveaux différents de risques résidant dans les processus

Gestion des contrôles : stratégies d’atténuation des risques

EPC offre au sein d’une plate-forme collaborative unique un espace où les analystes peuvent identifier, évaluer et hiérarchiser les plans d’atténuation des risques, et les auditeurs peuvent planifier puis exécuter des audits de contrôle et mettre en œuvre des plans d’action correctifs basés sur les résultats des tests. Par ailleurs, en identifiant les principaux indicateurs de risque et de contrôle et en quantifiant les seuils ; la direction peut surveiller les mesures pour s’assurer que les politiques sont appliquées et que les normes sont maintenues.

Principales caractéristiques:

  • Surveiller les contrôles par le biais d’audits
  • Planification des audits récurrents
  • Mettre en œuvre des CAPA basés sur les résultats des tests
  • Cadre COSO Cube ERM
  • Analyse générale, analyse du chemin critique et analyse du chemin à haut risque générées de manière dynamique
  • Rapport sur les contrôles généraux et les risques & rapport personnalisé
  • Indicateurs clés de risque et de contrôle réutilisables (KRI, KCI) pour plusieurs sources
  • Définition du seuil cible pour l’amélioration continue

Gestion des documents et des archives

Il n’est rien de moins qu’un défi, voire presque impossible, de maintenir aujourd’hui un système de documents papier conforme à la norme ISO. L’ensemble de fonctionnalités du système serait lourd, sujet aux erreurs et chronophage. Votre productivité augmenterait considérablement en automatisant toutes les tâches répétitives associées à la gestion des documents QMS. Le BCM d’EPC ajoute une visibilité claire sur le cycle de vie des documents et surveillera de manière proactive l’état du flux de travail de votre organisation tout en améliorant également l’efficacité du système qualité.

Les équipes dispersées géographiquement sont désormais en mesure de se connecter, de collaborer, de co-créer, de relire, de réviser, de commenter et de signer des documents, le tout de manière électronique et sécurisée au sein du système. Les notifications automatiques par e-mail et les confirmations de lecture prennent en charge les systèmes pour accélérer le processus de distribution dans toute l’organisation. La conservation automatique des documents, l’impression, les révisions périodiques et l’archivage sont tous entièrement conformes et contrôlés à l’aide du cryptage USFDA 21 CFR partie 11, ce qui rend les audits et les inspections de qualité sans souci.

De plus, votre solution BCM fournit le stockage sécurisé et la gestion nécessaires pour maintenir des plans de continuité des activités précis et à jour qui sont approuvés électroniquement à l’aide de la signature électronique ;tous les documents étant téléchargeables sous forme de fichiers.

Principales caractéristiques:

  • Ajout de nouveaux documents
  • ID uniques et balises par document
  • Contrôle de version par document
  • Archiver, déplacer et supprimer des documents existants
  • Struture de documents dans une hiérarchie, des dossiers
  • Crée des modèles pour les archives et la possibilité de réutiliser le modèle de flux de travail
  • Registre des audits / suivi des modifications apportées aux métadonnées
  • Flux de travail pour les approbations, révisions
  • Signature électronique sur les approbations
  • Délégation des révisions, approbations
  • Notifications, e-mails pour les flux de travail
  • Vérification du système pour les publications et les approbations
  • Collaborer et soulever des demandes de changement
  • Prise en charge multilingue – UI, suggestions de traduction de métadonnées et documents

Recherche de documents puissante par :

  • Nom du document
  • Identifiant du document
  • Unité organisationnelle
  • Texte intégral
  • Métadonnées (Type, Catégories, Attributs)
  • Colonnes filtrables
  • Dernières données modifiées
  • Dernière modification par
  • Tous les attributs définis par l’utilisateur (UDA)

Continuité des activités :Gestion et conformité

Nous comprenons que les exigences imposées aux organisations en termes de conformité sont très élevées et que les normes ISO9000, ISO13845, ISO17025, ISO27001 et SOC 2, par exemple, constituent une partie essentielle de ce programme. En utilisant nos solutions de système de gestion intégré BCM, votre entreprise acquiert la préparation, la responsabilité et la cohérence qui vous donneront une longueur d’avance sur vos concurrents.

Nos outils assurent une visibilité et un suivi complets de bout en bout, depuis la création et la modification d’un règlement jusqu’à l’approbation et la révision du contenu jusqu’à la mise à jour et le recyclage des employés pour les procédures opérationnelles standard (SOP). Nous considérons la gestion du cycle de vie complet comme des éléments mobiles d’un écosystème complet offrant une approche unique qui combine les exigences réglementaires, les documents, les processus, les instructions de travail et la gouvernance.

Norme internationale qui spécifie les exigences pour un SMQ. Il s'agit de la norme la plus populaire de la série ISO 9000 et de la seule norme de la série à laquelle les organisations peuvent se certifier.

Publié pour la première fois en 1987 par l'Organisation internationale de normalisation (ISO). La version actuelle d'ISO 9001 a été publiée en septembre 2015.

En bref, ISO 13485 est une norme internationalement reconnue que les pays suivants ont adoptée : Europe, Canada, Australie et autres marchés. À l'exception du Canada, l'application de la norme ISO 13485 n'est pas une exigence, mais est la norme de facto utilisée aujourd'hui comme mesure de la conformité totale au SMQ énoncée dans les règlements sur les dispositifs médicaux.

L'ISO/CEI 17025 définit les exigences générales de compétence en matière d'essais et d'étalonnage pour tous les laboratoires. Pour les laboratoires d'essais et d'étalonnage, il s'agit de la norme ISO définitive.

À de nombreuses occasions, les autorités réglementaires et les fournisseurs n'accepteront pas les résultats de test ou d'étalonnage d'un laboratoire qui fonctionne indépendamment de toute surveillance d'accréditation. C'est là qu'ISO/IEC 17025 (initialement connu sous le nom d'ISO/ISO/IEC 17025 Guide 25) entre en jeu.

ISO 27000 est une série de normes conçues pour protéger les actifs d’information des organisations. ISO 27000 donne également un aperçu d’un système de gestion de la sécurité de l’information (ISME),définissant et décrivant l’ensemble logiquement organisé de processus qui guident les organisations à aligner leurs objectifs d'affaire sur leur sécurité de l’information.

Moins connue sous le nom de version plus longue, "Systems and Organizations Controls 2", SOC 2 (ou SOC II) est un cadre utilisé pour aider les entreprises à démontrer les contrôles de sécurité qui sont en place pour protéger les données des clients dans le cloud. Ces contrôles sont devenus connus sous le nom de Trust Services Principes : sécurité, disponibilité, intégrité du traitement, confidentialité et enfin confidentialité .

D'autres pays auront leurs propres critères pour répondre aux exigences nuancées du SMQ. Par exemple, bien que le Brésil et le Japon aient leurs propres exigences, ils sont tous deux basés sur les normes QSR de la FDA des États-Unis et ISO 13485.

Sur une note positive, ces normes répondent aux exigences de gestion de la qualité harmonisées pour répondre aux normes américaines, canadiennes, européennes et à toutes les autres normes QMS en vigueur.

Le QSR de la FDA des États-Unis (également connu sous le nom de 21 CFR Part 820) a été introduit avant la norme ISO 13485. Toutes les sociétés de dispositifs médicaux aux États-Unis sont tenues de respecter cette norme pour la distribution nationale, mais doivent se conformer aux deux réglementations afin de distribuer des dispositifs à l'échelle internationale. Le QSR de la FDA des États-Unis doit également être respecté par les entreprises internationales qui souhaitent faire des affaires avec des clients américains.

Notre approche peut aider avec toutes les réglementations et les conformités liées à la production pharmaceutique et aux dispositifs médicaux (GxP, CFR, GCP, GLP, GMP, HIPAA, ISO9001, réglementations sur les dispositifs médicaux, SOX, BITS, CSA, FDA, FedRAMP, FIPS, FISMA, MHRA , NISP DoD, PCI DSS, SOC 2, US SEC 17a-4 entre autres).

Gérez les informations individuelles, attribuez des propriétaires et assurez la gouvernance grâce aux cycles d'approbation et aux demandes de changement.

Nous prenons pleinement en charge la signature numérique pour garantir que la piste d'audit de tout le contenu est sécurisée, horodatée, avec des copies exactes et complètes des enregistrements disponibles pour inspection tout au long de la période de conservation.

Visibilité totale pour comprendre où les enregistrements sont utilisés et leur applicabilité. Vous pouvez également gérer le contenu numérique avec une responsabilité claire, y compris les rôles et les responsabilités.

Analysez vos archives pour les impacts en aval et analysez les impacts potentiels sur les politiques, les SOP, les unités d'affaire et les archives associés.

Générez une sortie personnalisable complète des processus et des archives associés tels que les réglementations dans un format Word prêt à imprimer et exportable. Vous n'avez plus besoin de gérer les SOP sur papier! La SOP numérique est synchronisée en permanence.

Flux de travail d'approbation intégrés et intégrés pour assurer un contrôle strict de la modification de vos enregistrements, y compris la validation des modifications, l'évaluation des impacts et la mise en évidence des modifications.

En unissant les objectifs et en créant un cadre commun pour vos équipes, ils seront en mesure de coopérer de manière stratégique, de créer des demandes de changement et d'attribuer des tâches aux responsables de la mise en œuvre.

Dans le cadre de notre engagement continu envers la conformité et en veillant à ce que nos clients répondent à leurs exigences réglementaires, nous sommes toujours à la recherche de moyens d’aider nos clients à atteindre et à maintenir la pleine conformité. L'interface est certifiée ISO 27001 et nous nous associons à Amazon Web Services (AWS) pour l'hébergement dans le cloud, car leur engagement en matière de conformité est prouvé, avec la conformité des centres de données mondiaux à SOC 1 Type II et ISO 27001. Pour plus d'informations sur la conformité AWS pour ISO 18345, FDA QSR et GxP, veuillez vous référer à leur programme de conformité .

Pourquoi Interfacing?

Votre équipe de professionnels Interfacing a une compréhension approfondie de ce qui est impliqué dans la gestion de la continuité des affaires. La création et la validation des plans de continuité des affaires (PCA) garantissent que votre organisation sera en mesure de réagir et de se remettre des menaces potentielles aussi efficacement que possible.

 

Pour en savoir plus ou discuter de la manière dont Interfacing peut aider votre organisation, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.

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Audit et conformité

Gérez efficacement la complexité de votre entreprise et la transformation continue grâce à des solutions de gestion de la qualité, des performances et de la conformité basées sur les processus.

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Gestion des documents et des connaissances

Notre solution de gestion de documents (DMS) stimulera également la pensée critique et favorisera le partage des connaissances, favorisant ainsi l’accumulation de connaissances dans l’ensemble de vos opérations.

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Gagnez en transparence avec Enterprise Process Center®

Le logiciel Digital Twin Organization d’Interfacing fournit la transparence et la gouvernance pour améliorer la qualité, l’efficacité et assurer la conformité réglementaire.

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Lisez nos blogs

Prenez un moment pour lire les blogs sur GXP, la conformité réglementaire, les tendances actuelles et bien plus encore!

Découvrez comment votre organisation bénéficie d’une solution axée sur la gestion de la continuité des affaires d’Interfacing.

 

L’un des principaux facteurs de différenciation d’Interfacing par rapport aux autres sociétés de conseil en transformation numérique et d’affaire est qu’Interfacing propose sa propre solution technologique innovante pour soutenir les programmes de transformation. Les solutions prises en charge par BCM d’Interfacing offrent la transparence requise pour réduire la complexité, améliorer l’exécution et faciliter l’agilité et le changement.

 

La solution de système de gestion intégrée phare d’Interfacing est un guichet unique pour la gestion des programmes de transformation. Nous savons que c’est un environnement très concurrentiel. C’est pour cette raison que notre force réside dans notre engagement à maintenir la flexibilité tout au long du cycle de vie du projet que ce soit dans nos produits innovants ou dans notre équipe d’experts.