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Choisir un système de gestion de la qualité – Principaux points à prendre en considération

 

Lorsque vous envisagez de mettre en œuvre un nouveau système de gestion de la qualité (SMQ ou SMQ) pour votre entreprise, il peut être difficile de passer à un nouveau système malgré le fait que votre système actuel soit compliqué, fragmenté et offre peu de visibilité ou de contrôle.

Les meilleurs systèmes SMQ disponibles aujourd’hui ne se contenteront pas de satisfaire vos besoins en matière de gestion de la qualité, mais aideront également l’organisation à atteindre des objectifs qui vont au-delà de la qualité. Ces objectifs inter-organisationnels peuvent, par exemple, consister à rendre vos processus plus agiles ou à réduire la charge de travail liée à leur utilisation et à leur maintenance.

Les facteurs suivants doivent être pris en compte lorsque vous comparez les différents fournisseurs de logiciels de SMQ afin de trouver un système qui sera vraiment bénéfique pour votre entreprise. Recherchez les éléments ci-dessous dans votre quête du meilleur système de gestion de la qualité pour votre organisation.

Quels sont les avantages d’un logiciel de système de gestion de la qualité ?

Des produits cohérents : En assurant une plus grande cohérence dans les activités du projet, vous pouvez accroître l’efficacité en gérant mieux le temps et les ressources.

 

Augmentation du niveau de production : En utilisant des techniques d’évaluation appropriées et en améliorant la formation des employés, vous pouvez augmenter votre niveau de production.

 

 

Moins de reprise : L’utilisation de procédures adéquates garantissant la mise en œuvre de mesures correctives (CAPA) rapides en cas de défauts peut vous aider à réduire au minimum les reprises résultant des demandes de garantie.

Amélioration des performances financières : En respectant strictement les exigences des normes de qualité et des réglementations, vous pouvez améliorer les performances financières de votre produit sur le marché.

Harmonisation des exigences réglementaires : Cela facilite l’organisation des CAPA et vous donne des directives pour les déviations inappropriées et la liaison des enregistrements de production.

 

Augmentation des parts de marché : Cela est possible grâce aux logiciels de gestion de la qualité, qui offrent une gestion appropriée des risques et des coûts des projets ainsi qu’une identification des perspectives de développement.

Mettre en œuvre les meilleures pratiques et améliorer les processus : L’utilisation d’un logiciel de gestion de la qualité peut vous aider à réduire les coûts, à maintenir la cohérence et à vous assurer que la production se déroule dans le respect du calendrier.

Améliorer la documentation : Il vous permet de comprendre les systèmes liés à la documentation et leurs exigences afin que les processus et les activités soient facilement disponibles et enregistrables.

Quelles sont les tendances des logiciels de gestion de la qualité les plus populaires aujourd’hui ?

Basé sur le nuage : Les logiciels de gestion de la qualité utilisent désormais le “nuage” comme un atout essentiel dans tous les secteurs, ce qui permet aux responsables d’accéder à de nouveaux avantages tels que la visibilité des processus et l’intégration simple des systèmes dans la chaîne d’approvisionnement.

Communication omnicanale : Le logiciel SMQ fait désormais appel aux technologies mobiles, offrant aux parties prenantes tout au long de la chaîne d’approvisionnement et de production une réelle flexibilité, des communications en temps réel et un accès au système depuis n’importe quel endroit.

L’analyse des données : Les logiciels de gestion de la qualité doivent obligatoirement offrir une piste d’audit complète des actifs et des activités au sein de l’entreprise et au-delà, grâce à l’analyse des données, le tout par le biais de l’intégration des systèmes.

IoT (Internet des objets) : Le système SMQ offre actuellement une excellente plateforme pour relier les plateformes et les dispositifs opérationnels, en améliorant la communication en temps réel sur de nombreux sites.

Facteurs clés à prendre en compte lors de l’évaluation d’un logiciel SMQ

Ces critères vous aideront à rester concentré sur l’objectif, qui est de sélectionner un nouveau système de gestion de la qualité facile à comprendre et à utiliser, faisant le meilleur usage de votre temps et de vos ressources, et offrant les capacités à valeur ajoutée dont vous avez besoin.

Fournit une solution de qualité entièrement intégrée :

Passez moins de temps à entretenir et à basculer entre des modules de contrôle des documents et de gestion de la qualité détériorés. Le meilleur logiciel de gestion de la qualité combine le contrôle des documents, les données sur la qualité et les processus de qualité en un seul système intégré.

 

Applique la technologie actuelle :

Toutes les entreprises investissent dans des solutions basées sur le cloud computing en raison de leurs capacités robustes, de leur facilité d’utilisation et de leur configurabilité par rapport aux solutions sur site. Évitez d’utiliser une technologie obsolète qui entrave la réussite de votre équipe qualité au lieu de l’aider.

 

Assure la collaboration :

Les employés internes, ainsi que les fournisseurs externes et les auditeurs, sont tous inclus dans les processus de qualité et les systèmes de contrôle des documents. Investissez uniquement dans un système qui permet l’accès à distance et la collaboration entre les utilisateurs autorisés.

 

Est simple à utiliser :

Plus qu’ennuyeuse, une mauvaise expérience utilisateur fait perdre du temps, encourage les solutions de contournement manuelles, entrave la collecte de données et réduit la visibilité des processus. Investissez dans un système si simple à utiliser que même les utilisateurs occasionnels peuvent se connecter et commencer à travailler immédiatement.

 

Placez-vous aux commandes :

Attendez-vous à ce que les meilleures pratiques en matière de sécurité des données et de contrôle d’accès complet soient intégrées. Pour les entreprises multinationales, la capacité à trouver un équilibre entre l’application des normes internationales et l’autonomie locale, si nécessaire, est également essentielle à la réussite d’un SMQ mondial.

 

Localisation :

La localisation est utile car elle permet à l’utilisateur de créer des copies locales, puis de les modifier, au lieu de devoir refaire le processus de fabrication pour chaque pays. La localisation est également bénéfique lorsque les processus sont similaires, mais présentent de légères différences dues à divers facteurs : politiques, juridiques, géographiques, sociaux, etc. La copie localisée doit également conserver sa relation avec le processus source (le processus dont elle est issue), ce qui facilite la gestion à travers le lieu ou le produit et le service.

 

Gestion des risques liés aux avantages :

Pour diriger et soutenir les activités de gestion de la qualité, un système moderne de gestion de la qualité doit inclure des outils de gestion des risques intégrés. Il est important que votre SMQ ait la capacité de réaliser des évaluations des risques, d’attribuer des contrôles d’atténuation des risques et de géstion du cycle de vie en cours. Non seulement la gestion des risques est importante pour se protéger contre les catastrophes, mais en intégrant des contrôles dans les opérations quotidiennes, vous pouvez vous assurer que les normes de qualité sont respectées et que la satisfaction des clients est maintenue. En outre, il n’y a rien de plus grand que le coût de la “non-conformité”, d’où la nécessité d’une transparence complète des risques et des processus pour se conformer aux lois et aux exigences réglementaires telles que Sarbanes Oxley, Bâle III, FMI, HIPAA, FDA, ISO 15000, entre autres.

 

Restez à l’échelle de votre entreprise et de votre rythme :

La complexité actuelle de la réglementation, de la chaîne d’approvisionnement et des entreprises ne peut être maîtrisée par des systèmes sur site qui ne sont pas fréquemment mis à jour. Tout nouveau système doit être suffisamment souple pour s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise et doit être mis à jour fréquemment tout au long de l’année. Votre SMQ doit être un atout croissant plutôt qu’un gouffre financier.

 

Axé sur la réussite du client :

Ne vous contentez pas d’une mise en œuvre et d’un support client par le fournisseur de votre logiciel. Recherchez des fournisseurs qui évaluent et améliorent régulièrement les performances de leurs produits, qui ont fait leurs preuves en matière de mise en œuvre et qui fondent leurs performances sur votre réussite.

Glossaire des termes relatifs au système de gestion de la qualité

Gestion de l’audit :

Ce logiciel vous permet de suivre tous les documents et toutes les activités liées aux audits en enregistrant les audits internes et externes, en contrôlant les calendriers et les résultats des audits et en permettant aux fabricants d’évaluer l’efficacité des auditeurs.

 

Contrôle des changements :

Gérez les informations individuelles, attribuez des propriétaires et assurez la gouvernance grâce aux cycles d’approbation et aux demandes de changement. Y compris la demande de changement/le changement, le cycle de vie ou l’amélioration continue. Par exemple, les flux de travail d’approbation et de gouvernance intégrés et incorporés assurent un contrôle strict de la modification de vos documents, y compris la validation des changements, l’évaluation des impacts et la mise en évidence des changements.

 

Gestion des plaintes :

La plainte est définie comme un type d’événement de qualité typique. La gestion des plaintes est donc l’ensemble des outils, des processus et des comportements que l’organisation utilise pour collecter, classer, analyser et agir sur le mécontentement des clients, les solutions logicielles et l’interaction humaine avec les clients jouant un rôle essentiel.

 

Gestion des risques :

Il offre aux fabricants une excellente plate-forme pour évaluer rapidement les risques en normalisant la documentation relative à l’évaluation des risques et en effectuant des analyses sur les problèmes récurrents en un seul endroit.

 

Contrôle des documents :

Il permet aux fabricants d’organiser tous leurs documents liés à la production, de suivre toutes les modifications, y compris le suivi des modifications, l’historique des versions et les pistes d’audit. En outre, les équipes dispersées géographiquement peuvent désormais se connecter, collaborer, co-rédiger, relire, réviser, commenter et signer des documents, le tout par voie électronique et en toute sécurité dans le système. Les notifications automatiques par e-mail et les confirmations de lecture prennent en charge les systèmes pour accélérer le processus de distribution dans toute l’organisation. La conservation automatique des documents, l’impression, les révisions périodiques et l’archivage sont tous entièrement conformes et contrôlés à l’aide du cryptage USFDA 21 CFR partie 11, ce qui rend les audits et les inspections de qualité sans souci.

 

Gestion de la qualité des fournisseurs :

Il se compose de flux de travail pour la qualification des fournisseurs, de tableaux de bord pour les fournisseurs et d’outils pour le suivi des problèmes des fournisseurs. Ces outils aident les fabricants à choisir et à surveiller les partenaires de la chaîne d’approvisionnement.

 

Gestion de la formation des employés :

Il vous offre une excellente plate-forme pour superviser la formation des employés en veillant à ce que les supports de cours nécessaires soient terminés et en assurant le suivi des activités de formation.

 

Action corrective et préventive (CAPA) :

Cette fonction vous permet de suivre et de gérer les CAPA en acheminant automatiquement les actions correctives ou préventives à l’attention du gestionnaire pour approbation ou rejet.

 

Gestion des non-conformités :

La non-conformité est définie comme un type d’événement qualité typique. La mise en œuvre et la surveillance des non-conformités et l’efficacité de chacune pour éviter les opérations d’affaires défavorables sont rendues possibles grâce à eSMQ. Avec un eSMQ, chaque non-conformité sera enregistré avec tous les éléments d’action associés suivis.

 

Extensions du SMQ :

Il offre une excellente plate-forme pour automatiser les procédures de qualité propres à une entreprise donnée, telles que l’étalonnage et la gestion des rappels.

 

Gestion du non conforme avec les spécifications :

L’expression “hors norme” ou “non conforme avec les spécifications”, en abrégé, est définie comme un type d’événement de qualité typique. Cela vous permet de vous assurer que les enquêtes sur les résultats de laboratoire qui ne sont pas conformes aux attentes sont fiables et efficaces.

 

Signatures électroniques :

Il vous permet d’utiliser une signature électronique pour approuver les processus et les révisions. L’une des principales normes est la 21CFR part 11, qui est une conformité obligatoire pour de nombreuses industries. Cela vous permet de rendre un document conforme et sans papier qui rationalise efficacement la livraison sécurisée à son destinataire.

 

Analyses et rapports :

Il offre une excellente plateforme pour créer, exporter et partager des rapports définis par l’utilisateur. Il vous permet également d’effectuer une analyse des risques et d’améliorer l’écart entre les projets en utilisant les métriques dont vous avez besoin.

 

Notifications par courriel :

Cela vous permet d’obtenir des alertes immédiates sur les tâches, les approbations et les ajustements du cycle de production et d’approvisionnement.

 

Sécurité basée sur les rôles :

La sécurité basée sur les rôles permet de s’assurer que le personnel approprié a accès aux données appropriées aux moments appropriés.

 

Tableau de bord de l’utilisateur :

Créez des tableaux de bord hautement personnalisables que les utilisateurs peuvent modifier et distribuer dans toute votre entreprise à l’aide de la fonction de tableau de bord de l’utilisateur.

Comment lnterfacing peut aider de bout en bout avec une solution SMQ

Nous comprenons que les exigences imposées aux organisations en termes de conformité sont très élevées et que les normes ISO9000, ISO13845, ISO17025, ISO27001, SOC 2, FDA QSR et GxP constituent une partie essentielle de ce programme. En utilisant nos solutions, y compris notre module eSMQ, votre entreprise gagne en responsabilité et en cohérence, ce qui vous donnera un avantage sur vos concurrents. Nos outils garantissent une visibilité totale de bout en bout, de la création et de la modification d’un règlement à l’approbation et à la révision du contenu en passant par la mise à jour et lecture par les employés des procédures opérationnelles normalisées (SOP). Nous considérons la gestion de l’ensemble du cycle de vie comme les éléments mobiles d’un écosystème complet. C’est pourquoi notre approche unique combine les exigences réglementaires, les documents, les processus, les instructions de travail et la gouvernance.

Combiné au système de gestion intégrée numérique (IMS ) d’Interfacing, son produit phare, EPC, renforcera considérablement la collaboration au sein du développement et des opérations informatiques. Votre équipe créera, rationalisera, testera, automatisera et déploiera des flux de travail illimités plus rapidement et avec plus de précision et d’efficacité.

 

La solution de plateforme numérique Enterprise Process Center® d’Interfacing vous aide à maintenir une bibliothèque complète de :

  • Processus
  • Procédures
  • Rôles et responsabilités
  • Risques et contrôles
  • Toutes les exigences réglementaires et les contrôles standard
  • Politiques internes
  • Indicateurs alignés (KPI)
  • Indicateurs contrôlés (pour le suivi)
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Pourquoi Interfacing?

La solution de système de gestion de la qualité d’Interfacing vous fournit des flux de travail automatisés prêts à l’emploi qui peuvent être exploités pour les meilleures pratiques, et qui sont construits sur une plateforme de low code, ce qui les rend flexibles et adaptables à vos processus commerciaux au-delà des flux de travail standard et facilement extensibles.

Réduisez le fardeau de la conformité manuelle et améliorez la qualité des produits en automatisant les processus de qualité essentiels tels que la gestion des documents, des événements de qualité, des formations et des audits dans une solution unique de bout en bout Enterprise Process Center ESMQ. En fin de compte, cela rendra vos efforts d’automatisation de la qualité plus faciles et plus efficaces dans toute votre organisation.

Contacter-nous  pour plus d’informations.

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Audit et conformité

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La conformité est un élément essentiel du processus de contrôle interne de toute organisation, aidant à contrôler le contenu et à réduire les coûts.

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Le Système de Gestion Intégré d’Interfacing est une source de vérité unique pour la gestion des programmes de transformation. Nous savons que c’est un environnement très concurrentiel. C’est pour cette raison que notre force réside dans notre engagement à maintenir la flexibilité tout au long du cycle de vie du projet que ce soit dans nos produits innovants ou dans notre équipe d’experts.

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