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Collaboration et gouvernance

L'interfaçage permettra à votre organisation de gérer efficacement la complexité de votre entreprise et sa transformation continue grâce à la qualité, aux performances et à la gouvernance des processus métier basées sur les processus.
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Gouvernance des processus métier et collaboration avec les processus métiers

Gouvernance des processus métier et collaboration avec les processus métiers

Tout au long de toutes les phases de votre programme (développement de contenu, formation, gestion du changement, mises à jour et améliorations continues), la collaboration, la communication et la gouvernance des processus métier sont la clé du succès. L’Enterprise Process Center® fournit aux membres de l’équipe un référentiel réutilisable centralisé sur lequel plusieurs personnes peuvent travailler en parallèle sans risquer de dupliquer le contenu ni d’écraser le travail de quelqu’un d’autre. Les employés sont informés des nouvelles versions publiées, doivent confirmer qu’ils ont lu et compris les modifications et disposent d’un forum convivial pour soulever des demandes d’amélioration ou discuter des problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent. Donner aux employés des outils pour collaborer est d’une grande importance pour le succès; et il en va de même pour l’application de la responsabilité et de la gouvernance permanentes. EPC simplifie ce besoin avec des mesures de contrôle automatisées telles que les cycles de révision et d’approbation et les droits d’accès de sécurité en lecture / écriture et en suppression des versions brouillon et publiées sur tout le contenu. De plus, la plate-forme EPC suit et stocke tous les détails historiques d’une modification, de la demande à la mise en œuvre, y compris toutes les spécificités d’une modification pour un rapport d’audit détaillé.

Certifié par Gartner®

Enterprise Process Center® reconnu par Gartner® comme un chef de file mondial dans les systèmes d’exploitation des entreprises, l’intelligence opérationnelle et l’analyse des processus d’entreprise (EBPA), y compris l’architecture d’entreprise, l’analyse des processus d’affaires, la stratégie d’exécution et l’automatisation des flux de travail.

Communication et notifications

Forums de discussion:

Les employés peuvent poser des questions, suggérer des améliorations ou signaler des incidents sur tout le contenu géré dans le système (processus, application, documents, règles métier, etc.) avec des collègues de différents sites, emplacements ou régions. Les messages avertiront tous les abonnés de contribuer à la conversation et attribueront des tâches à ceux qui sont responsables de prendre des mesures. Le partage des défis, des solutions et des meilleures pratiques avec des experts de tous les sites renforce la collaboration et l’amélioration continue.

Suivi des publications:

Les employés peuvent suivre leurs propres demandes et la direction surveille la progression de toutes les questions, incidents et demandes de changement en appliquant des filtres en fonction de leur statut (par exemple Ouvert, Approuvé, Travail en cours, En attente de publication, Fermé), de la date limite ou de la priorité.

Recueillir des commentaires et des votes:

Les parties prenantes peuvent fournir des commentaires et voter pour une demande de changement afin que le responsable puisse prendre une décision éclairée d’approuver ou de rejeter un ajustement. Le vote donne à chacun une voix et garantit que les recommandations de «source unique» ne sont pas appliquées avant de recueillir les commentaires d’autres parties prenantes, car un changement qui peut être une amélioration pour certains mais au détriment pour d’autres (par exemple, améliorer l’efficacité mais risque de non-conformité, ou réduit le manuel mais entraîne des lacunes d’information en aval ou la satisfaction des clients).

Notifications:

EPC met en évidence le nombre de nouvelles notifications depuis la dernière connexion directement dans l’en-tête et à tout moment afin que les employés sachent que de nouvelles versions sont disponibles ou que des mesures doivent être prises. De plus, le meilleur moyen d’atteindre de nombreux employés est de transmettre des informations à leur boîte de réception afin qu’il n’y ait aucune excuse pour expliquer pourquoi ils utilisent une version obsolète. L’EPC s’intègre à tous les serveurs de messagerie pour informer automatiquement les utilisateurs des publications de discussion et des tâches à accomplir, telles que les révisions à venir ou en retard, les approbations requises ou les versions nouvellement publiées à confirmer. Les e-mails contiennent des URL directes vers la publication ou l’action afin que les utilisateurs puissent accéder rapidement au contenu ou aux actions en un seul clic.

Adoption accrue par les utilisateurs:

L’EPC incite les individus à s’exprimer: il encourage la pensée critique grâce à des réponses bien pensées, rend les employés clés plus accessibles et motive les individus à communiquer de manière transparente les uns avec les autres. À son tour, une communauté sera formée et une culture de processus se développera de manière homogène dans toute l’organisation.

Collaboration multi-utilisateurs

Développement collaboratif:

De nombreux utilisateurs peuvent être autorisés à créer des cartes et à effectuer des modifications sur des objets. Cela leur permet de collaborer ensemble. Observer les activités des uns et des autres à vol d’oiseau les aide à réfléchir de manière critique et à repérer les domaines où ils peuvent potentiellement améliorer leur travail.

Élimination de la redondance:

Les rôles, risques, processus et autres objets peuvent être réutilisés autant de fois que nécessaire. Cela élimine les redondances et les incohérences qui entraînent une perte d’efficacité et une surveillance inutile.

Communications automatisées:

Les utilisateurs sont instantanément informés des questions les concernant à partir de leurs portails. L’EPC envoie également des notifications automatiques par e-mail avec des URL directes pour s’assurer que la transmission a bien été reçue.

Abonnements:

Les utilisateurs peuvent également rester informés sur les objets susceptibles de les impacter indirectement en s’y abonnant. Ils recevraient donc des notifications en cas de modifications.

Attribution de propriété et de responsabilité

Matrice RASCI-VS:

En utilisant la matrice RASCI-VS pour attribuer les responsabilités, ils peuvent mieux comprendre ce que l’on attend d’eux et voir quels actifs ont été mis à leur disposition. Cela augmente la responsabilité des employés.

Notifications récurrentes:

Les employés sont continuellement informés des normes et politiques de l’entreprise une fois que de nouvelles versions sont publiées, s’il y a des cycles de révision entrants ou s’ils ont requis des actions via les tableaux de bord de leur portail et les notifications par courrier électronique.

Abonnements aux processus:

Même si les employés ne sont pas directement associés aux objets, ils peuvent toujours vouloir les surveiller. Par exemple, un employé du marketing peut vouloir savoir si l’employé affecté à un rôle interagit avec les changements d’un jour à l’autre. Elle peut ainsi souscrire au rôle existant à mettre à jour une fois l’ajustement effectué.

Lire les confirmations:

La direction peut détecter lorsque son personnel a vu des informations qui lui ont été adressées. Ils peuvent donc s’assurer que les informations ont été transmises de manière adéquate et s’assurer que les changements sont adoptés et que des actions sont effectuées.

Cycles de révision automatisés:

Les organisations peuvent être assurées que les informations sont mises à jour à tout moment grâce à des invites demandant aux employés responsables de valider la mise à jour des informations. Cela atténue le risque d’avoir à réévaluer les processus pour les lancements de nouveaux projets tels que les implémentations ERP.

Changer la gestion du cycle de vie

Planification automatisée des révisions:

Les analystes peuvent planifier des cycles d’examen récurrents pour confirmer que leurs processus sont à jour. Les propriétaires de processus sont automatiquement informés de ces derniers bien avant les dates d’expiration des processus et doivent soit confirmer, soit rejeter les demandes.

Demandes d'amélioration:

Les employés de tous niveaux peuvent demander des améliorations aux processus. Les collègues peuvent ensuite discuter de la proposition et la voter.

Attribution de tâches et notifications:

Si les processus sont marqués comme obsolètes ou si une demande d’amélioration est déposée et approuvée, une notification peut être envoyée à un employé dédié avec une instruction pour effectuer les changements.

Approbations série vs parallèle:

Une fois les modifications apportées, elles doivent être approuvées. Le chemin d’approbation peut être défini pour escalader de bas en haut ou pour notifier tous les approbateurs simultanément. Si le chemin parallèle est sélectionné et que l’un des approbateurs requis rejette les modifications, la demande est renvoyée à l’employé dédié avec les commentaires.

Lire les confirmations:

Une fois les modifications approuvées, tous les employés concernés reçoivent une notification de nouvelle version. Ils doivent ensuite l’examiner et confirmer qu’ils sont conscients des changements. Cela garantit que les opérations sont uniformément alignées.

Historique du cycle de vie des améliorations:

Les utilisateurs bénéficient d’un historique détaillé des modifications, des refus et des approbations qui ont été impliqués dans l’amélioration d’un objet donné tout au long de son cycle de vie.

Gestion des versions et piste d’audit

Pistes d'audit complètes:

L’EPC préserve un historique de chaque changement (quand, qui, quoi) qui a eu lieu tout au long de l’existence d’un objet. Ceux-ci peuvent être soit affichés dans la suite, soit exportés vers Excel à des fins de reporting.

Comparaisons de versions:

Alors que les pistes d’audit détaillent chaque changement dans un seul formulaire, les analystes peuvent également comparer une version d’un objet donné à une version précédente. En outre, dans la carte de processus, les utilisateurs ont le droit de comparer la version actuelle d’un processus avec n’importe quelle version précédente. Cela permet à la direction de visualiser les changements de l’objet et du processus au fil du temps et de reproduire certaines des caractéristiques de l’ancienne version. Cependant, les utilisateurs ne peuvent pas revenir aux versions antérieures, car cela rétablirait également les objets qui leur sont attachés et interromprait la cohérence de l’estampillage des versions.

Estampage des versions majeures et mineures:

Les analystes peuvent indiquer le degré d’un changement grâce au cachet de sa version. Les changements majeurs peuvent être démontrés en arrondissant à l’entier le plus proche (par exemple 1,03 à 2), tandis que les changements mineurs peuvent être représentés en arrondissant les décimales.

Historique des approbations:

L’historique complet, y compris les commentaires et les documents révisés, peut être suivi et visualisé pour toute modification donnée sur tout objet nécessitant un cycle d’approbation.

Gestion des accès de sécurité

Version provisoire et officielle:

Lorsque les analystes appliquent des modifications, ils ont la possibilité de publier les modifications ou de les marquer comme en cours. Les utilisateurs finaux ne peuvent voir que le contenu publié pour éviter toute confusion. Si les analystes ont besoin de consulter, d’engager et d’informer certains utilisateurs finaux des modifications, ils peuvent également définir la sécurité «Afficher la dernière autorisation» pour les utilisateurs finaux qui ne disposent pas du droit de modification pour voir les modifications apportées au projet du processus.

Contrôle d'accès basé sur les rôles:

Les utilisateurs reçoivent des informations d’identification uniques basées sur leurs rôles. Cela garantit que chaque rôle dispose des mêmes autorisations et droits d’accès, ce qui facilite la maintenance du système.

Authentification d'utilisateur:

Les administrateurs EPC peuvent gérer l’authentification des utilisateurs avec Active Directory. L’EPC prend en charge l’authentification unique (SSO), NTLM2 et SAML 2.0; cette flexibilité garantit que les informations de connexion sont conservées et gérées de manière centralisée dans un seul système.

Communications cryptées:

L’EPC garde les communications réseau privées via le cryptage HTTPS (port 443).

Autorisations de suppression, d'écriture, de lecture et d'approbation:

En plus d’accorder un accès de visualisation, les administrateurs peuvent également autoriser certains utilisateurs à écrire, supprimer et / ou approuver.

Regroupement d'utilisateurs:

Les droits d’accès des utilisateurs peuvent être regroupés en créant des groupes. Cela simplifie la maintenance car des modifications rapides peuvent être apportées à un ensemble d’utilisateurs plutôt que d’avoir à les modifier individuellement. Dans des circonstances exceptionnelles, des utilisateurs spécifiques de ces groupes peuvent se voir attribuer des droits d’accès spéciaux à certaines informations.

Héritage de sécurité:

Les nouveaux objets héritent des autorisations accordées à leurs parents, ce qui facilite considérablement les efforts de maintenance du système. Si les utilisateurs ne peuvent pas accéder à certains dossiers ou objets dans l’EPC, ils ne peuvent pas non plus accéder à tout (y compris à d’autres objets) qu’ils contiennent.

Gestion de l’internationalisation

Type de widget de carte par défaut sur la page d'accueil:

Le nombre et la concentration de processus localisés par pays sont désormais disponibles dans ce nouveau widget et peuvent être visualisés directement sur une carte du monde.

Localisation des processus pour gérer les processus associés:

L’EPC permet aux utilisateurs de modifier certaines propriétés et caractéristiques d’un processus, de créer des copies localisées du processus, puis de désigner ces copies par emplacement ou par produit et service afin de tenir compte des différences régionales d’un processus. Les utilisateurs n’ont pas besoin de reconfigurer les processus localisés pour chaque pays car la localisation hérite du processus source. Cette nouvelle fonctionnalité avancée vous aidera à mieux surveiller et améliorer vos processus dans le monde entier, ou à travers les produits et services.

Suggestions de traduction de contenu dans l'application:

Le contenu localisé profitera aux utilisateurs du monde entier pour mieux comprendre un processus dans leur langue maternelle. L’EPC a augmenté les capacités multilingues pour donner des suggestions de traduction dynamiques, permettant aux utilisateurs de créer des copies multilingues d’un processus sans traduire à partir de zéro ou quitter l’EPC. Les utilisateurs sont capables de revoir la traduction proposée avant de la confirmer, ou d’ajuster la traduction proposée en fonction de l’expertise linguistique des utilisateurs.

Différents documents pour différentes normes:

Confrontés à des réglementations, règles et exigences différentes selon les régions, les utilisateurs peuvent avoir besoin de mettre en œuvre différents modèles pour générer des documents locaux. En utilisant l’EPC, les utilisateurs ont la possibilité d’exploiter leur contenu existant et de générer divers documents, y compris des SOP (procédure d’exploitation standard), un classeur de processus, un classeur de politique et d’analyse et tout type de documentation à partir d’un modèle existant, rendant la normalisation des documents rapide et sans effort. .

Synchronisation des processus pour la collaboration multi-utilisateurs:

Le bouton «Sync» dans la carte de processus permet à plusieurs utilisateurs (utilisateurs globaux) de visualiser les modifications d’une carte au fur et à mesure qu’elles sont effectuées en temps réel par un autre utilisateur (mappeur de processus). En utilisant cette nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs peuvent visualiser, comprendre et collaborer sur un processus en temps réel, ce qui empêchera davantage les modifications de processus inutiles en raison d’un malentendu ou d’un manque de communication.

Analyse détaillée de l’utilisation d’EPC

Suivi en temps réel pour surveiller les activités sur l'EPC:

Avec des données en temps réel, vous pouvez afficher et obtenir de manière dynamique des rapports pour surveiller l’utilisation de l’EPC, y compris le nombre d’utilisateurs actifs, les pages les plus consultées, le nombre d’utilisateurs sur chaque page, les emplacements géographiques des utilisateurs et les objets avec lesquels les utilisateurs interagissent. Il est à noter que vous avez un contrôle total sur la confidentialité des données de vos utilisateurs en gardant vos utilisateurs anonymes dans Google Analytics pour la sécurité de vos informations.

Suivi du comportement des utilisateurs pour mesurer ce qui compte le plus sur l'EPC:

Plus vous en savez sur vos utilisateurs, mieux vous savez comment investir, personnaliser et déployer l’EPC. Grâce au suivi du comportement des utilisateurs, vous pouvez surveiller les performances de l’EPC grâce à des mesures complètes, notamment le nombre de visites totales, les pages vues uniques, le nombre de sessions par pays, la durée moyenne de session, le nombre de téléchargements par objet, le temps moyen passé par objet… Comprendre le comportement de l’utilisateur sera vous aider à améliorer la configuration pour augmenter les taux d’adoption par les utilisateurs, l’utilisation quotidienne et la fidélité de l’EPC.

Suivi des événements pour évaluer l'engagement des utilisateurs sur l'EPC:

Le suivi des événements enregistre les interactions des utilisateurs avec des éléments de l’EPC, tels que les téléchargements de PDF et d’autres médias, le temps passé à regarder une vidéo, le nombre de cycles d’approbation et de confirmations, la fréquence des publications de collaboration sur le forum, etc., pour vous aider à estimer l’utilisateur. engagement dans toute votre organisation.

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