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Covid 19: Le cygne noir!
Maintenir l’excellence opérationnelle pendant une crise

Traverser une crise majeure

À n’importe quel moment, est-ce que votre entreprise serait prête à s’adapter pour un événement inattendu ou un événement cygne noir s’il se produisait aujourd’hui?

Pour ceux qui ne connaissent pas le terme, un cygne noir décrit la survenue d’un événement rare qui entraîne de graves conséquences. Les événements du cygne noir entraîneront des perturbations économiques majeures et peuvent survenir à tout moment.

Le COVID-19 est un événement rare qui a considérablement affecté l’économie mondiale, la société et l’activité quotidienne à court terme. Pour répondre aux conditions d’un événement de cygne noir, le COVID-19 doit créer le chaos à court terme et pour cette raison, entraîner par la suite un changement majeur dans les économies mondiales susmentionnées, etc. l’ampleur de l’impact prévu dans un laps de temps aussi court.

Comme les cygnes noirs sont difficiles à prévoir, la seule façon de se préparer éventuellement à l’événement perturbateur serait de construire des systèmes robustes à l’avance. À cette fin, une entreprise non préparée ou complaisante est une cible de choix à compromettre.

Votre pire ennemi pendant toute crise, exposant votre vulnérabilité, est la complaisance. Combiné avec les médias sociaux évoluant à la vitesse de la lumière, votre entreprise peut rapidement passer d’une organisation modeste au centre d’une crise majeure en quelques heures.

Maintenir l’excellence opérationnelle du travail à distance en raison d’une crise.

Le passage à une opération à distance en raison d’un événement de crise majeur posera des défis. Aux fins de ce document, nous supposerons que les défis techniques ne sont pas un problème. L’excellence opérationnelle lors du passage au travail à distance devra relever les défis suivants:
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Tous les employés distants sont égaux:

Lorsque vous passez rapidement au travail à distance, assurez-vous de traiter tous les employés de la même manière. Bien qu’il y en ait certains dont vous pourriez vous sentir plus proche lorsque toutes les parties sont au bureau, vous devrez faire l’effort de vous discipliner en tant que leader, en vous assurant de contacter régulièrement chaque dirigeant ou employé (plus fréquemment, si nécessaire dans le événement de crise).

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Confiance:

Il y a toujours une pensée commune dans les entreprises selon laquelle le travail à distance signifie que le personnel inattentif fait autre chose que du travail. La microgestion n’est pas une solution au travail à distance. La confiance en vos employés l’est.
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Productivité:

Cela peut sembler contre-intuitif, mais les travailleurs à distance, en particulier les nouveaux travailleurs à distance, auront tendance à se surcharger quotidiennement. Cela s’infiltrera dans les week-ends au fil du temps s’il n’est pas abordé. Cette augmentation est simplement due au fait que les lignes de travail et de maison deviennent floues et entraîneront (étonnamment) un léger épuisement professionnel. Vous ou les RH, avec votre soutien, voudrez peut-être aborder des conseils pour séparer le travail et la vie à la maison de votre équipe de travail à distance temporaire nouvellement créée.
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La communication:

Il se peut que vous n’ayez pas à tout moment l’avantage de la vidéo lorsque vous communiquez avec les membres de votre équipe. Comme nous détectons normalement les signaux du visage lorsque les discussions ont lieu en personne, la communication audio ou par écrit nécessite quelques ajustements. Écoutez davantage et posez de meilleures questions. Apprenez à «lire entre les lignes» lorsque vous lisez des courriels ou posez des questions par écrit.

Si de nouvelles technologies ou outils sont introduits pendant la crise en matière de communication ou de collaboration pour le travail à distance, maîtrisez-les au mieux.

Soyez ouvert à l’utilisation de nouveaux outils, car ils augmenteront en fin de compte la productivité et la qualité de vos résultats.

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Culture positive:

C’est votre rôle en tant que leader de maintenir des relations positives avec votre (vos) équipe (s).

La réalité d’une crise économique

Il n’est donc pas surprenant que la majorité des organisations réalisent aujourd’hui une planification de crise immédiatement après la catastrophe.

Plutôt que de faire partie de la majorité, rassemblez les membres clés de votre équipe et réfléchissez à des scénarios qui pourraient se produire dans votre région. Il peut être médical (infection, pandémie, radiologique etc.), naturel (inondation, tremblement de terre, tempête, tornade, etc.) ou financier (vol, erreur budgétaire, détournement de fonds, etc.).

L’un de vos meilleurs paris est de parler à des personnes en affaires qui ont traversé une crise ou deux et qui peuvent vous fournir des informations précieuses. Invitez-les à parler à votre personnel et aux parties prenantes si possible. Vous devrez affecter (ou créer) votre équipe de relations publiques à la rédaction d’un plan de réponse à la crise et émettre une date limite afin qu’elle ait un calendrier avec lequel travailler.

Il est facile de penser (et assez courant à croire) que les entreprises, en particulier les petites, ne pensent pas qu’elles vont traverser une crise. C’est compréhensible car personne ne veut vraiment penser à de tels scénarios, mais c’est une réalité qui doit être discutée et mise en œuvre.Si vous êtes la personne désignée en charge, vous devez être un ardent défenseur de la préparation aux situations d’urgence à l’avance.

Une crise peut prendre n’importe quelle apparence.

Les crises se présentent sous diverses formes. Pour rendre les choses plus difficiles, avec les médias sociaux fonctionnant 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, s’il s’agit d’un problème interne majeur, vous n’aurez peut-être pas le luxe de le garder longtemps hors de la vue du public. Les médias locaux seraient partout et plus encore. Si vous n’avez pas établi de relations solides avec les médias locaux, vous voudrez peut-être commencer maintenant.

Que la crise implique un accident avec des blessures graves au personnel ou à un client, un vol financier interne, un procès d’un ancien employé, ou même des informations privées volées en raison d’une attaque de piratage; vous devrez être prêt à répondre avec divers plans d’action.

Les crises ci-dessus nécessitent toutes des réponses distinctes. Cela signifie préparer autant de scénarios que vous pouvez l’imaginer et mettre en place vos meilleurs plans pour chacun. Cela contribuera grandement à minimiser les dommages à la réputation de votre entreprise.

L’avantage de ce processus est que même si une crise survient que vous n’avez pas identifiée, vous serez toujours en mesure de réagir en utilisant un ou plusieurs des plans en place. N’oubliez pas que la planification que vous avez effectuée peut en fait révéler des vulnérabilités liées à la couverture d’assurance, à l’absence ou à des politiques RH inadéquates ou même à un manque de talent avec une ou des compétences particulières.

Cet exercice en vaut la peine pour améliorer votre organisation à long terme.

Créer un plan de continuité des activités de communication et de logistique

Un plan logistique implique le déplacement effectif de personnes hors de votre bâtiment en cas (par exemple) d’un tremblement de terre, d’un tir sur place ou d’une urgence médicale.

Cela implique souvent un programme de gestion des risques traitant des pertes de vie, des biens ou des problèmes liés à l’assurance. Identifier la (les) bonne (s) personne (s) qui peuvent répondre rapidement pour notifier qui appeler, prendre en charge et gérer le plan d’évacuation est vital.

Lorsque vous parlez du plan de communication, vous devrez identifier un ou plusieurs porte-parole, qui rassemblera les faits au fur et à mesure, qui rédigera des communiqués de presse et préparera une conférence de presse.

Plans de continuité des activités en ligne et hors ligne ou plans de reprise après sinistre:

Une partie de votre plan logistique consiste à vous assurer que le plan de continuité des activités (PCA) ou le plan de reprise après sinistre et tous les documents s’y rapportant sont disponibles en ligne et hors ligne. En cas de coupure de courant, vous pourrez toujours utiliser manuellement les fonctions de base du BCP (les documents manuels sont à la fois sur place et à un autre emplacement) si les locaux immédiats deviennent indisponibles pendant une période prolongée.

Contrôlez vos réseaux sociaux

Les réseaux sociaux seront certainement un allié en cas de crise s’ils sont gérés correctement. Aujourd’hui, presque toutes les entreprises utilisent une forme d’outil de médias sociaux. Décidez de qui vous aurez besoin pour gérer ce média particulier en cas d’urgence. Configurez-vous avec un tableau de bord à l’avance dans tous les cas. Cela vous sera utile lorsque vous aurez besoin de surveiller plusieurs canaux numériques et d’y répondre rapidement pendant une crise. Combattez les rumeurs avec des faits et montrez votre préoccupation pour les personnes impliquées ou touchées par la crise.

Soyez prêt à parler aux médias

Une fois la crise terminée, chaque minute compte pour que vous ne soyez pas en tête de la situation. Votre silence peut être assourdissant.

Déplacez-vous avec des déclarations appropriées à la discussion et sachez quel est votre message. Même si tout ce que vous avez à dire, c’est que vous êtes au courant de la situation, votre équipe y travaille et bien que peu de faits soient connus à l’heure actuelle, vous espérez en apporter d’autres dès qu’ils se présenteront.

À cette fin, continuez à mettre à jour les médias aussi régulièrement que les événements se développent. Pour la plupart des situations, vous devriez déjà avoir un script pour partir.

Quelle que soit la crise, montrez votre inquiétude, parlez avec inquiétude et dites toujours la vérité.

Préparez votre équipe aux médias

L’une des plus grandes choses à se produire pour compliquer une réponse médiatique est un effondrement à l’antenne du représentant des médias de votre entreprise.

Rassemblez les personnes autorisées à parler avec les médias au nom des organisations et faites-les correctement former. Il peut s’agir du PDG, du directeur général, de la partie prenante, etc. Vous devriez également prendre en compte le responsable de la sécurité et le gestionnaire des installations de votre bureau.

Si vous avez quelqu’un à bord qui gère déjà les relations publiques, il pourra peut-être vous faire économiser des frais de formation. Faites-le une ou deux fois par an pour que personne ne devienne rassis.

Dernières pensées

Il est essentiel de mettre en place un processus de reprise après sinistre bien documenté et testé. La voie de l’excellence opérationnelle passe par la discipline opérationnelle. En termes simples, cela signifie se conformer à vos procédures préalables au travail en cas de crise et exécuter correctement chaque élément de manière cohérente.

Bien qu’un événement de cygne noir tel que le virus Corona survienne à un moment donné, parce que vous vous êtes concentré sur la construction de systèmes robustes à l’avance, l’impact perturbateur sur les entreprises sera réduit grâce à cela.

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