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Développement de la stratégie d'appel d'offres

Mettre en œuvre une stratégie d'appel d'offres avec l'aide des professionnels BPM d'Interfacing.
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Qu’est-ce que le développement de la stratégie RFP?

 

Une stratégie de demande de proposition (RFP) est l’une des stratégies standard utilisées pour sélectionner et acheter des produits et services par contrat. Une stratégie de demande de propositions répond aux attentes de la politique gouvernementale, des accords commerciaux applicables et de la loi commune. Un processus d’appel d’offres réussi fournit un approvisionnement équitable, ouvert et transparent des produits et services, permettant des solutions et des programmes efficaces avec des entrepreneurs fiables. L’utilisation d’un modèle de demande de propositions est mandatée par la politique gouvernementale, pour assurer la conformité aux exigences du gouvernement et de la loi commune. Les appels d’offres sont conçus pour garantir que l’information est communiquée à tous les vendeurs et fournisseurs potentiels appropriés.

Avantages du développement de la stratégie de demande de propositions

R

Conformité

La PF est une pratique et une discipline internes qui vous permettent, à vous et à votre entreprise, d’identifier en détail les exigences du système d’information. Une stratégie d’appel d’offres permet un alignement cohérent avec les politiques gouvernementales, la loi commune et les accords commerciaux dans toute l’entreprise.

Transparence

Les appels d’offres contribuent à une vision claire de ce qui est nécessaire, comment et dans quel délai. Aide à construire une idée claire des prix, de la valeur et des ressources disponibles, ce qui se traduit par une meilleure notoriété de votre marque et de vos services

Communication

C’est le meilleur moyen de mettre votre entreprise et vous-même sur la même longueur d’onde. Il garantit également que toutes les informations pertinentes sont transmises non seulement aux départements concernés, mais à tous les départements.

Méthodologie

La méthodologie d’évaluation des exigences et d’élaboration des demandes de propositions comprend deux phases:

Phase 1: Portée de la demande de propositions et critères de sélection

Documenter la portée proposée pertinente de la demande de propositions et les buts et objectifs commerciaux à atteindre. Cela devrait inclure une explication de la justification du projet et une illustration de la solution la mieux adaptée et de la valeur attendue qu’elle apporterait à l’investissement.

Pour soutenir la portée de la demande de propositions, documentez les exigences opérationnelles à respecter, ainsi que les critères de sélection appropriés qui peuvent être évalués pour déterminer si ces exigences opérationnelles sont fournies par chacun des produits ou services proposés. Selon le type de demande de propositions à émettre, des informations supplémentaires peuvent également être nécessaires pour répondre aux exigences opérationnelles. Par exemple, cela peut inclure:

  • Prérogatives non fonctionnelles
  • Détails des processus dans des cartes résumées ou détaillées (pour les processus «tels quels» et / ou «futurs» à prendre en charge)
  • Détails de toutes les exigences techniques et spécifications pertinentes pour toute intégration entre les processus et les applications
  • Politiques législatives, réglementaires et d’affaires à soutenir
  • Besoins d’information.
Phase 2: Exécution de la demande de proposition

Cette phase comprend la mise en œuvre des processus applicables nécessaires pour terminer la réalisation de la demande de proposition. Cette phase comprend:

  • Effectuer une analyse du marché pour identifier les fournisseurs potentiels ou les fournisseurs capables de répondre aux exigences de l’entreprise et éventuellement sélectionner la liste restreinte des fournisseurs à inviter
  • Entreprendre une évaluation de haut niveau des fournisseurs potentiels pour confirmer les coûts estimatifs finaux, le budget, les exigences d’affaire et les critères de sélection
  • Préparer la documentation finale de l’appel d’offres
  • Émettre la demande de propositions aux personnes intéressées ou invitées
  • Examiner et évaluer les offres / propositions de réponse à la demande de proposition
  • Finaliser la sélection de la réponse à l’appel d’offres réussie
  • Négocier et attribuer le contrat final au fournisseur retenu

Le processus de stratégie de demande de proposition standard comporte 4 étapes:

# 1 Planification de projet

Cette étape consiste en l’évaluation des exigences, du calendrier et des critères de notation. La portée et la budgétisation de ceci doivent également être déterminées à cette étape, avant d’avancer dans le reste du processus de demande de proposition.

# 3 Émission de la demande de propositions

La troisième étape du processus de demande de propositions exige que la version finale du contrat de demande de propositions soit soumise et distribuée aux réseaux pour examen.

# 2 Rédaction de la demande de propositions

La création de l’appel d’offres est la quatrième étape de ce processus. Il doit inclure une introduction, un énoncé des objectifs, des informations générales, la portée des travaux, l’établissement du budget et du calendrier du projet, ainsi que les modalités et conditions du contrat.

# 4 Examen des propositions et attribution du contrat

Cette dernière étape consiste en la notation de la demande de propositions, où les contrats seront attribués.

Livrables

Phase 1: Portée de la demande de propositions et critères de sélection
  • Ébauche de la portée, des buts et des objectifs de la demande de propositions
  • Projet de plan de gestion de projet et calendrier, sous réserve d’examen et d’approbation
  • Rédiger des exigences d’affaire et techniques avec des critères de sélection correspondants
  • Rédiger des processus tels quels documentés avec des descriptions et des diagrammes de flux de processus dans un format pouvant être mis à jour
  • Rédiger des processus futurs approuvés et documentés avec des descriptions et des diagrammes de flux de processus dans un format pouvant être mis à jour
  • Préparer une feuille de calcul, au format à approuver à l’avance, des éléments de données de processus, y compris le format, le propriétaire et la source
  • Rapports hebdomadaires avec mises à jour montrant ce qui a été fait et les progrès à planifier
Phase 2: Exécution de la demande de proposition
  • Plan et calendrier de gestion de projet définitifs
  • Portée, buts et objectifs de la demande de propositions finale
  • Exigences d’affaire et techniques finales avec des critères de sélection correspondants
  • Analyse du marché terminée et évaluation de haut niveau des fournisseurs potentiels
  • Liste restreinte facultative des fournisseurs
  • Aider à la rédaction de la demande de propositions en fonction des exigences d’affaire et techniques identifiées
  • Projet de documentation sur les évaluations des propositions de fournisseurs
  • Créer une présentation résumant les résultats de l’évaluation des fournisseurs

Pourquoi Interfacing?

 

Les consultants d’Interfacing ont une vaste expérience à la fois de la conduite de demandes de propositions et de la réponse aux demandes de propositions. Ils sont également expérimentés dans l’identification et la définition de la portée des projets clés, ainsi que dans la collecte et la documentation des exigences d’affaire et des critères de sélection nécessaires pour préparer les spécifications des appels d’offres.

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