Simulation de processus d'affaires
BPS fournit les connaissances et la flexibilité nécessaires pour faire évoluer vos processus actuels de manière efficace, en préservant les ressources et en réduisant les coûts.
Qu’est-ce que la simulation des processus d’affaires ?
La simulation de processus d’affaires consiste à créer un nouveau processus ou à remanier un processus existant afin d’analyser son efficacité avant de le mettre en œuvre dans un environnement de production réel. Cet outil crée un scénario simulé dans le monde réel permettant aux organisations de déterminer l’impact d’un processus sur les opérations d’affaires quotidiennes sans provoquer de perturbation. Cette simulation favorisera à la fois l’amélioration continue et une meilleure prise de décision pour l’organisation.
L’utilisation d’un outil de simulation est un excellent moyen de renforcer les fondements agiles de votre organisation. La simulation des processus d’affaires offre la connaissance des processus et la flexibilité nécessaires pour faire évoluer vos processus actuels vers un état “à venir” qui préservera les ressources et réduira les coûts.
Avantages de la simulation des processus d’entreprise
Scénarios réels de modèles de processus d’affaires testés à l’aide d’une méthode peu coûteuse et peu risquée.
Identifier rapidement les processus perturbateurs pour éliminer efficacement les blocages.
Les ressources nécessaires sont allouées de manière précise et efficace pour mener à bien les processus.
Aide les organisations à prendre des décisions éclairées avec une plus grande précision
Toutes les questions ” et si ceci se produirait ” sont résolues lors de l’optimisation d’un processus.
Documentation et informations sur les données fournies sur les différentes propositions pour soutenir le retour sur investissement.
L’exécution de plusieurs scénarios de simulation offre aux analystes d’entreprise le choix de sélectionner la meilleure alternative à mettre en œuvre.
L’exécution de plusieurs scénarios de simulation offre aux analystes d’entreprise le choix de sélectionner la meilleure alternative à mettre en œuvre.
EPC fournit des simulations de processus d’affaires très performantes. Il ne faut que quelques secondes, en utilisant des milliers d’instances de processus pour effectuer une simulation. La simulation vous fournira les indicateurs clés de performance (KPI) de tout scénario utilisant un processus d’affaires, ainsi que les statistiques par activité liées à chaque processus individuel. Par exemple, la visualisation des blocages dans un processus particulier peut être réalisée en créant une carte thermique.
Il est important de noter que vous aurez besoin d’un modèle de processus d’entreprise en notation BPMN 2.0 et d’un scénario de simulation avant de procéder à une simulation. Par example:
– Fournir le nombre d’instances de processus à simuler
– Déterminer la date d’arrivée
– Déterminer les ressources nécessaires et celles qui sont disponibles.
– Déterminez la durée des tâches, des événements et des sous-processus, etc.
Résultats de la simulation
Une fois la simulation terminée, le simulateur produit des données qui donnent des indications sur les performances du modèle de processus d’entreprise dans le scénario spécifique. À ce stade, vous recevrez les KPI (indicateurs clés de performance) du scénario, de la tâche individuelle, de l’utilisation des ressources, des journaux d’événements du processus et des KPI des sous-processus. Une description plus détaillée peut être trouvée ci-dessous.
ICP du scénario
Les indicateurs de performance clés constituent un outil essentiel pour comprendre les goulets d’étranglement dans les processus opérationnels de votre entreprise. Par exemple, si l’offre de ressources ne peut répondre à la demande dans un scénario donné, les tâches de simulation resteront dans une file d’attente en attendant d’être exécutées. Il en résulte des temps d’attente et de cycle inacceptables qui peuvent avoir un impact négatif sur vos clients.
Le simulateur BPM d’Interfacing fournit des indicateurs de performance pour aider à comprendre comment votre processus d’entreprise fonctionnera dans un scénario particulier. L’outil aide votre équipe à évaluer si les ressources suffisantes pour respecter le processus sont en place ou si un processus opérationnel optimal a été mis en place pour respecter les accords de niveau de service (SLA) pour le scénario en question.
Si des goulets d’étranglement sont identifiés dans le processus opérationnel existant, l’étape suivante consistera à effectuer une analyse de simulation pour l’utiliser à des fins d’expérimentation. Plutôt que d’augmenter les ressources impliquées dans la vie réelle qui, bien que faciles, sont très coûteuses comme seule option, l’outil de simulation reproduirait les opérations en temps réel où de multiples scénarios peuvent être exécutés pour optimiser les performances de votre processus d’entreprise. Une excellente solution pour minimiser de manière significative les coûts liés aux expériences de simulation.
Distribution des temps de cycle
La durée totale du début à la fin de votre processus, tel qu’il a été défini par votre organisation et votre client, est appelée durée du cycle. Le temps de travail comprend les éléments suivants :
- Durée du processus – elle définit la période pendant laquelle la ressource a travaillé.
- Temps de retard – Il s’agit du temps qu’une unité de travail passe à attendre la prochaine occasion d’agir.
L’outil Simulateur d’Interfaçage fournit la durée du cycle complet (du début du premier cas à la fin du dernier cas). Il comprendra l’instance de processus CTD (distribution du temps de cycle).
L’outil de simulation fournit une distribution des temps de cycle en temps réel en plus des temps de cycle standard. Cela inclut uniquement les heures de travail définies précédemment dans l’emploi du temps et exclut les temps d’arrêt des ressources lorsqu’elles ne travaillent pas (par exemple les week-ends). Il en résulte des résultats plus précis.
Distribution des temps d’attente
La répartition des temps d’attente fait référence à la période pendant laquelle, par exemple, un élément de travail attend qu’une ressource devienne disponible. C’est le cas, par exemple, lorsque le temps d’attente est causé par une ressource nécessaire à l’achèvement du processus, même si cette ressource fonctionne à pleine capacité.
Notre outil de simulation fournit le temps d’attente du processus afin que votre équipe puisse comprendre le temps d’attente d’un client dans chaque processus. L’outil Simulateur ne prend en compte que les heures d’ouverture définies par l’horaire pour déterminer le temps d’attente.
Répartition des coûts
Utilisation des ressources
Périodes d’échauffement et de récupération exclues
Si le scénario est défini à l’avance pour éliminer le bruit, lorsque des périodes de “réchauffement” et de “refroidissement” se produisent, l’outil Simulateur d’Interfacing exclura toutes les statistiques de ces instances de processus.
Statistiques sur les tâches des éléments BPMN
Des statistiques sont calculées pour chaque élément, sous-processus et tâche du modèle BPMN. L’outil de simulation fournit le nombre, les valeurs min/max, le temps d’attente, le temps de cycle et le coût moyen de l’élément. Par exemple, si vous indiquez dans votre scénario un seuil de durée ou un coût pour un élément, les valeurs min/max et les moyennes sont calculées.
Journaux MXML
Vous pouvez enregistrer vos journaux de simulation au format MXML, en incluant tous les horodatages des événements. Ceux-ci peuvent être importés pour une analyse plus approfondie.
Rapport CSV
Les rapports de simulation peuvent également être enregistrés au format CSV.
Paramètres d’une simulation
En règle générale, vous aurez besoin d’un modèle de processus d’entreprise en BPMN 2.0 et d’informations sur la simulation de scénario avant de procéder à une simulation.
Outre le modèle BPMN, vous devrez également indiquer le nombre d’instances de processus que vous souhaitez simuler et le taux d’arrivée (la fréquence à laquelle vous souhaitez les démarrer), les ressources dont vous avez besoin et leur nombre, la durée prévue de la tâche et d’autres paramètres si nécessaire.
Si le processus commercial que vous simulez a déjà été mis en œuvre, l’exploitation des journaux de processus existants vous fournira toutes les données dont vous avez besoin. À partir de là, vous pouvez élaborer des tests de résistance hypothétiques, par exemple.
Les informations ci-dessous permettent d’expliquer les données nécessaires à la définition d’une simulation.
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) est la norme internationalement reconnue pour la notation graphique de la modélisation des processus d'entreprise.
Pour faciliter la réalisation d'une simulation, le modèle de processus opérationnel doit être au format BPMN 2.0. Vous pouvez fournir au simulateur plusieurs fichiers BPMN afin d'intégrer divers sous-processus dans des fichiers distincts et, à partir de là, de les référencer dans d'autres fichiers BPMN. Si c'est le cas pour un scénario particulier, n'oubliez pas que vous devez choisir le fichier BPMN principal qui sert de point d'entrée au processus métier.
Pour démarrer un nouveau processus, il faut au moins un événement de démarrage dans le modèle BPMN. Si vous avez plus d'un événement de démarrage dans votre simulation, tous les événements démarreront en même temps.
Instances du processus
Définissez le nombre total d'instances de processus pour déterminer combien d'instances de processus BPMN seront démarrées dans le scénario de simulation. Le simulateur est très évolutif car il n'y a pas de limite technique à l'impact total de votre simulation.
Taux d'arrivée
La distribution du temps nécessaire pour mesurer la fréquence de démarrage de nouvelles instances de processus est définie comme le taux d'arrivée. Si, par exemple, nous considérons un taux d'arrivée exponentiel de 30 minutes, cela signifie qu'un nouveau processus démarre en moyenne toutes les 30 minutes. Cette distribution exponentielle est assez précise en tant que simulation du monde réel - dans certains cas, deux nouveaux processus peuvent présenter un intervalle entre eux allant de 5 minutes à quelques heures.
Date et heure de début
Vous pouvez spécifier une date et une heure virtuelles pour identifier le moment où la première instance du processus doit démarrer. Les journaux de simulation noteront les horodatages de chaque événement.
Périodes d'échauffement et de récupération
Toutes les ressources sont prêtes et il n'y a pas de retard dans toutes les activités au début d'un scénario de simulation. La situation est similaire à la fin de la simulation, car aucun nouveau processus n'a été créé et les ressources sont largement disponibles pour travailler immédiatement sur les activités. Ces périodes sont appelées respectivement échauffement et récupération. L'outil du simulateur exclut les statistiques de ces périodes d'instance de processus si l'instance a une notation prédéfinie pour éliminer le bruit.
Vous avez également la possibilité d'indiquer un pourcentage du nombre total d'instances de processus ou un nombre fixe qui sera exclu des calculs de statistiques de performance au début et à la fin du scénario. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les périodes de ressources les plus utilisées où des goulets d'étranglement sont susceptibles d'apparaître.
Réserve de ressources
Tous les éléments disponibles dans le processus de gestion qui peuvent être affectés à une tâche pour effectuer un travail sont connus collectivement sous le nom de pool de ressources. Le nombre de ressources pouvant être définies n'est pas limité.
Il est nécessaire de définir les propriétés suivantes d'une ressource :
- Nom - ce nom sera lié aux tâches et utilisé pour l'établissement de rapports
- Nombre d'instances de ressources disponibles
- Calendrier - calendrier de travail / ressources disponibles
- CPH - coût par heure, optionnel
Horaires / Heures d'ouverture
Lorsqu'une ressource est disponible ou qu'un nouveau processus est lancé pendant les heures d'ouverture de l'entreprise, il s'agit d'un horaire. Par défaut, les horaires sont au nombre de deux :
- Défaut - Ce paramètre est utilisé lorsqu'un processus démarre. De nouvelles instances de processus ne seront générées que selon le calendrier par défaut.
- 24/7 - disponible en permanence et utilisé pour les activités scénarisées/automatiques du scénario.
Il n'y a pas de limite aux horaires requis dans votre simulation pour les associer à différentes ressources. Chaque horaire dispose d'une règle d'inclusion distincte pour déterminer ses propriétés d'heure de début, d'heure de fin, de jour de début et de jour de fin. Cela permet de créer des horaires simples. Par exemple, du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures, ou plus spécifiquement le lundi de 9 heures à 12 heures et de 16 heures à 18 heures pour des ressources spécifiques dans l'emploi du temps.
Tâches
Les paramètres suivants peuvent être fournis pour tout modèle BPMN :
- Ressource comme élément de la tâche
- Distribution de la durée, spécifiant le temps nécessaire à l'accomplissement de la tâche
- Coût fixe de la tâche
- Seuils de coût et de durée permettant d'identifier le nombre de tâches se situant en dehors de ce paramètre
Pour les éléments d'activité d'appel et les sous-processus qui contiennent d'autres éléments BPMN, vous pouvez les définir dans la simulation comme des tâches de base et fournir tous les paramètres de la tâche plutôt que de devoir lancer chaque sous-processus si nécessaire.
Passerelles
Chaque élément de passerelle inclusif (OR ) et exclusif (XOR) nécessite des probabilités d'exécution dans le modèle BPMN pour leurs flux de séquence sortants. Le chemin à exécuter est déterminé dans l'outil de simulation à l'aide d'un générateur de nombres aléatoires.
La somme des probabilités doit être de 100 % dans la passerelle XOR pour chaque flux sortant.
Une probabilité d'exécution comprise entre 0 % et 100 % pour chaque flux sortant peut être définie dans l'outil de simulation avec au moins un flux de séquence sortant démarré.
Événements intermédiaires et limites
Dans le modèle BPMN, une répartition de la durée peut être donnée aux événements de capture intermédiaires et aux événements limites qui sont attachés aux activités. Cela permet de spécifier la durée de l'événement ou le moment où il est déclenché.
Les messages intermédiaires ou les événements temporaires sont couramment utilisés pour simuler des retards dans le processus commercial. Elles sont normalement causées par des éléments/acteurs externes qui n'utilisent aucune ressource du pool de ressources.
Distributions de la durée
L'outil de simulation définit comme une distribution toutes les durées et tous les intervalles de temps. Les distributions suivantes sont prises en charge par l'outil :
- Normal
- Exponentiel
- Uniforme
- Triangulaire
- Log-normal
- Gamma
- Histogramme pour une courbe personnalisée
- Fixe - constant
L'unité de temps pour chaque durée est toujours en secondes. Les temps alternatifs tels que les minutes ou les heures peuvent être convertis en secondes si nécessaire.
Informations complémentaires sur BPMN 2.0
Le Business Process Modeling Notation (BPMN) apporte la standardisation et la capacité de montrer qui fait quoi et quand, ainsi que la capacité de rendre les flux de processus plus faciles à lire en déplaçant les détails d’un processus à un niveau plus détaillé. Au lieu d’avoir des processus affichés sur un mur, vous pouvez créer des modèles de processus BPMN qui permettent de faire tenir la logique principale de l’entreprise sur une seule page, puis de passer au niveau suivant si vous voulez ou devez voir les détails.
Il existe une symbologie universelle dans le langage qui comble le fossé entre les personnes travaillant dans le développement technique, les analystes d’affaires et les cadres supérieurs qui peuvent tous comprendre les différentes séquences d’événements, d’activités et d’informations qui se déroulent dans un ensemble de tâches automatisées.
BPMN 2.0 utilise quatre éléments principaux dans un diagramme, ce sont :
- Objets de flux
- Objets Reliants
- Couloirs d’activités
- Données
Objets de flux
Considérez ces symboles comme les pièces d’un puzzle qui formeront le flux de travail global. Activités, Événements et Passerelles constituent les trois principaux objets de flux.
Ces symboles indiquent une tâche spécifique à accomplir par un système ou une personne. Les concepteurs de processus peuvent créer de nombreuses activités de ce type, allant de celles qui ne se produisent qu'une fois à celles qui se produisent plusieurs fois ou lorsqu'un ensemble spécifique de conditions sont réunies.
- Tâche - Il s'agit du symbole le plus couramment utilisé. Il décrit l'action précise requise pour compléter la tâche.
- Sous-processus - Au sein de cette tâche, se trouvent des sous-tâches supplémentaires classées ensemble.
- Transaction - Il s'agit généralement de la fonction de traitement des paiements, mais c'est bien plus que cela. Les transactions sont décrites comme un ensemble d'activités qui devraient être sous-exécutées si une erreur est détectée dans le processus. Dans la terminologie informatique, on parle de "retour en arrière", c'est-à-dire qu'il faut revenir en arrière sur toutes les actions entreprises dans la transaction pour laisser les informations dans le même état que lorsque le processus de transaction a été lancé.
- Appel - Une activité d'appel fait référence aux tâches et aux sous-processus qui peuvent être utilisés dans des domaines multiples ou différents d'un processus.
Ce symbole sert de déclencheur. Il peut constituer un point de départ, une étape intermédiaire ou le point final d'un processus spécifique. Les événements couramment utilisés peuvent être :
- Minuterie - Ce symbole permet d'identifier le début d'une minuterie. Par exemple, un essai gratuit est proposé pendant 30 jours et le client a la possibilité de l'annuler à tout moment pendant cette période. Il peut également être utilisé un certain jour de la semaine, par exemple, chaque mardi, une liste est compilée indiquant qui a annulé l'essai ou qui sont les nouveaux inscrits à l'essai gratuit.
- Lien - Indique un processus qui appartient à un écosystème plus vaste et qui est lié à des tâches différentes qui constituent un ensemble nouveau mais distinct.
- Message - Tel qu'il est décrit, les messages sont transmis via une interface technologique, comme l'EDI (échange de données ou de documents électroniques).
- Escalade - afin de faciliter une action spécifique, une autorité supérieure devra prendre une décision sur la tâche. Par exemple, une demande de couverture d'assurance qui est limite doit être transmise au cadre supérieur pour un examen manuel.
- Erreur - Une interruption du flux de travail s'est produite, en raison d'un problème.
Ces symboles en forme de diamant sont utilisés pour cartographier les points de décision le long du flux de travail. Ils peuvent indiquer, par exemple, des bifurcations qui nécessitent une décision afin de déterminer la prochaine direction qu'un processus devra prendre. Quelques exemples :
- Exclusif - Un exemple de passerelle exclusive pourrait être le cas lorsque vous vous approchez d'une porte qui nécessite un code d'entrée. Le code correct permet l'entrée, tandis qu'un code incorrect entraîne un résultat différent.
Inclusif
- Les passerelles inclusives permettent aux processus d'emprunter plus d'un chemin, contrairement aux passerelles exclusives.
- Basé sur des événements - C'est le scénario de l'embranchement dont nous avons parlé plus haut. Une décision doit être prise pour aller de l'avant. Disons que chaque mardi, une liste des nouveaux utilisateurs de la semaine précédente est générée. Si, une semaine donnée, aucun nouvel utilisateur ne s'est inscrit, aucune liste ne sera générée le mardi suivant.
- Parallèle - Ces passerelles peuvent fonctionner simultanément et ne sont pas dépendantes d'une certaine condition.
Objets Reliants
Nous savons que les objets de flux sont les pièces du puzzle qui forment le flux de travail. Les objets reliants nous montrent comment les pièces du puzzle se connectent les unes aux autres dans le flux de travail. Trois types d’objets de connexion sont utilisés ici : les flux de messages, les flux de séquences et les associations.
Flux de messages
Ces symboles indiquent les messages qui sont envoyés entre les participants au flux de travail.
Flux de séquence
Associations
Couloirs d’activités
Comme l’illustre le nom lui-même, pensez aux couloirs d’activités comme étant constitués de couloirs dans une piscine pour chronométrer une compétition de natation de 100 m. La “piscine” est le département (ventes, marketing, service clientèle) et peut également représenter le travail effectué en dehors de l’organisation ou par des prestataires de services, tc. Le couloir contient elle-même l’activité nécessaire pour chaque rôle du processus. Un couloir peut être réservé aux ingénieurs d’affaires, un autre au service clientèle. et une autre pour la distribution par exemple.
Symboles de données
Ces symboles indiquent un type de données ou d’informations spécifiques nécessaires à la tâche en cours. Le mouvement d’un flux de travail n’est pas toujours influencé par les symboles de données.
Contrairement aux langages de codage qui nécessitent une compréhension approfondie d’une nouvelle façon de programmer, les symboles BPMN sont un alphabet visuel facile à comprendre qui peut être utilisé par toutes les lignes d’une organisation pour comprendre les flux de travail et visualiser l’activité de gestion des processus d’affaires (BPM).
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