Système de gestion électronique de la qualité (eQMS): cohérence tout en travaillant à distance
S’adapter au travail dans une nouvelle normalité – eQMS peut aider, mais dQMS est l’avenir!
eQMS – Système de gestion électronique de la qualité
Dans une nouvelle normalité de devoir travailler hors site, que ce soit temporairement ou définitivement, planifié ou en réponse à une crise, il est presque impossible d’être en mesure de réussir à «emporter la paperasse» à tout moment. La technologie (c.-à-d. EQMS) change rapidement la façon dont les organisations gèrent leurs processus de création, de livraison et de stockage de documents. Même dans le monde d’aujourd’hui, nous ne pouvons pas simplement nous fier à la productivité réelle du papier pour rester en avance sur la concurrence, sans parler de la réglementation et de la conformité. Le temps, l’argent, la productivité et la gouvernance sont tous affectés par tout système de gestion de la qualité (SMQ) en place. Pour certaines organisations, la localisation, la vérification et la mise en œuvre d’un système de gestion électronique de la qualité (eQMS) est une perspective critique et parfois intimidante pour elles. Cela implique un changement important dans les processus d’affaire, et cela peut prendre des mois.
Les entreprises en croissance, et en particulier celles qui cherchent à se développer, devront adopter des processus technologiques. Le facteur critique est que le choix d’un processus technologique spécifique déterminera immédiatement son succès ou son échec – choisissez votre processus judicieusement. L’avantage, cependant, d’avoir un système en place qui maintient automatiquement les enregistrements à jour, intègre les meilleures pratiques dans le flux de travail, fournit un accès facile et sécurisé aux documents, s’aligne sur toutes les réglementations réglementaires et rend la validation sans effort serait proche la perfection.
Toutes les organisations doivent faire un examen interne. Même un élément basique pour déterminer comment les documents sont partagés, comment les mises à jour et les modifications sont gérées ou suivies, et comment les défis de validation et de conformité sont relevés, permettrait d’identifier rapidement les problèmes potentiels. L’objectif ici serait de rationaliser les procédures et les processus, d’améliorer la gestion des risques et d’augmenter la visibilité des documents et des processus.
Documents papier – Un défi dans les affaires d’aujourd’hui
Commençons par le fait qu’aucune entreprise ne passera à 100% sans papier. Un eQMS est là pour gérer tous les documents, mais il y aura du temps, des contrats, des documents juridiques, financiers ou médicaux qui devront être conservés sur papier. Selon que votre entreprise utilise des signatures numériques, la copie papier sera toujours archivée électroniquement et stockée en toute sécurité.
Pour le reste des processus d’affaire, même les réunions peuvent devenir un défi de paperasserie. Imaginez la plupart de vos réunions hors site et hybrides (à la fois hors site et sur site). Sans eQMS, la préparation de la collecte et de la présentation des données est fastidieuse car chaque participant hors site devra recevoir la même documentation. De plus, personne à la réunion ne recevra de données en temps réel, car la documentation présentée à chaque personne est un instantané de l’heure à laquelle les informations ont été enregistrées. Une distribution de documents à jour peut rapidement freiner le travail d’équipe et la collaboration à ces fins. La question de l’édition des documents critiques pour s’assurer qu’ils sont exacts et à jour est un défi dans un environnement non-eQMS. Alors que les solutions de base peuvent stocker électroniquement (Google Drive, Dropbox, etc.), en ce qui concerne le contrôle de version, la validation et la conformité réglementaire (par exemple, l’industrie médicale FDA 21 CFR partie 11 , aucun de ces systèmes n’offrira le suivi de haut niveau qu’un eQMS fournira.
La précision des audits
Chaque organisation gérée par la qualité doit être prête pour un audit à tout moment. Sans eQMS, cela peut être un processus extrêmement long pour se préparer à ce qu’il est pratiquement impossible de se conformer. La documentation papier sera perdue et, au moment le plus inopportun, cela peut être un embarras ou le début d’une recherche de documentation supplémentaire qui ne faisait auparavant pas partie de l’audit.
Le manque de contrôle des documents peut coûter beaucoup de temps – plonger dans la précieuse marchandise dont les dirigeants doivent être conscients au quotidien. Même en envoyant simplement un document par courrier électronique, cela peut créer des problèmes majeurs.
Imaginez envoyer un document par e-mail à une ou plusieurs parties prenantes pour signature. Il doit passer par de nombreuses boîtes de réception (partie prenante ou son assistant, etc.) avant d’être envoyé au suivant. Une signature manquante signifie que le processus est retardé. Les systèmes de classement ad hoc reçoivent rarement une validation et créeront un fardeau au moment de l’audit.
Avec les systèmes eQMS, vous générerez la documentation pour la signature et aviserez ceux qui doivent autoriser / signer numériquement. Chacun cliquera pour approuver ou signer le document qui se trouve en toute sécurité dans un seul espace du référentiel.
Chaque organisation gérée par la qualité doit être prête pour l’audit à tout moment
Règlements et conformité
Il est un fait que les changements réglementaires viendront avec une fréquence spécifique au cours d’une année. Il s’agit d’une étape positive pour garder les organisations à l’avant-garde sur de nombreux facteurs de conformité majeurs. Ce qui est préoccupant, c’est de savoir si une organisation qui appartient à une discipline ou à un secteur hautement réglementé peut suivre avec succès les changements sans un eQMS en place.
Il faut du temps et des efforts pour rester conforme, en particulier dans les organismes financiers, médicaux ou autres organismes gouvernementaux sous réglementation fédérale.
Avec une mise en œuvre planifiée, une organisation peut adopter très facilement les changements réglementaires avec un eQMS. Contrôle de version, audit, gain de temps pour sécuriser la documentation à soumettre aux autorités ne sont que quelques exemples de la force d’un eQMS à maintenir la conformité.
Les documents électroniques ne suffisent pas, l’avenir est numérique (DQMS)!
La conversion de documents papier au format électronique et leur stockage dans un dossier copie simplement le même processus manuel qui a créé les problèmes originaux en premier lieu concernant le contrôle et la continuité des documents. Dans un court laps de temps, ces documents deviendront obsolètes et seront mis à jour manuellement sans enregistrement de changement. Plusieurs versions existeront qui peuvent constituer une responsabilité majeure pour l’organisation en cas de livraison accidentelle à des clients ou clients.
Digital QMS (dQMS) offre cohérence, continuité et gestion des données alignées sur l’industrie 4.0 et tous ses avantages: convivialité, analyse, visibilité, etc., le tout intégré au sein d’une plateforme d’IA (intelligence artificielle).
Digital QMS – Gérez les données et non les documents!
Les SMQ sur papier sont un système désuet qui ne peut pas répondre aux exigences technologiques actuelles des autres systèmes utilisés par les partenaires, les fournisseurs, les auditeurs, les agences gouvernementales, etc. Reconnaître la nécessité d’organiser et de sécuriser votre documentation pour les travailleurs sur site et à distance est un premier pas important dans la bonne direction.
Un dQMS entraînera la standardisation de toutes les fonctions et des silos réglementaires, fournissant aux employés une source de vérité unique et crédible dans toute documentation spécifique. Par exemple, toute modification externe apportée à un document réglementaire signalerait automatiquement le système et déclencherait des révisions de la documentation qualité. Cela permettra de conserver la documentation critique dans sa version la plus récente à la source sans qu’aucune autre forme de cette documentation ne devienne disponible et ne pose une responsabilité potentielle pour l’organisation. Passer à un système de gestion de la qualité numérique signifie repenser la façon dont vos employés interagiront avec les SOP, la documentation d’entreprise et la documentation juridique, pour n’en nommer que quelques-uns. Ce qui était autrefois un processus fastidieux pour maintenir le contrôle des documents, devient maintenant un processus intuitif grâce à une interface numérique transparente, en plus d’un gain de temps significatif pour la mise à jour manuelle.
La communication transparente, l’amélioration continue et l’agilité sont tous des avantages pour votre organisation en intégrant une approche basée sur les données dQMS, ouvrant la voie à la transformation numérique de l’industrie 4.0. En gérant le contenu sous forme de fragments de données, notre plate-forme peut traiter ces données dans des modèles d’IA (intelligence artificielle) non seulement pour assurer la conformité, mais aussi pour être proactive et non réactive face aux changements du marché et vous permettre de pivoter plus rapidement que vos concurrents!
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