业务流程管理服务

实施BPM以在Interfacing的BPM专业人员的帮助下积极管理您的业务流程。
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什么是业务流程管理?

 

业务流程管理 (BPM) 有许多不同的定义和解释。 不幸的是,许多这些解释都使用术语 BPM 作为同义词:

  • 过程自动化或
  • 流程改进

 

虽然BPM包括这些功能,但它并不仅限于它们中的一个或两个。 相反,BPM应该被视为一门管理学科,以帮助组织更好地理解和控制其业务流程。 BPM旨在通过对业务流程进行分析、对其在不同场景中的工作方式进行建模、执行改进、监控改进的流程并不断对其进行优化,来从端到端改进业务流程。

在他们的书中Fundamentals of Business Process Management, Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers 将 BPM 定义为:

“……监督组织中工作如何执行的艺术和科学,以确保一致的结果并利用改进机会。在这种情况下,根据组织的目标,“改进”一词可能具有不同的含义。”

高德纳将业务流程管理定义为:

“一门使用各种方法来发现、建模、分析、衡量、改进和优化业务流程的学科。业务流程协调人员、系统、信息和事物的行为,以产生业务成果以支持业务战略。”

虽然 BPM 的首要目标是提高组织业务流程的效率和有效性,但它不仅仅是将一种方法和方法应用于另一种。 相反,BPM 是一个组织的旅程:

  • 发现并了解其业务流程
  • 衡量并了解他们目前的运作情况
  • 决定他们在哪里满足组织的战略和运营需求
  • 确定可以进行哪些改进以更好地满足组织的需求。

毫不奇怪,可以在不使用任何技术的情况下进行BPM计划,但这既不是最有效也不是最好的方法。 Interfacing的企业流程中心是从头开始设计的,以促进和实现 BPM 计划的所有目标。

避免“发布新产品失败综合症”

 

组织领导者没有开始BPM计划的原因有很多,其中一些更常见的是:

我们不知道从哪里开始:

这个问题的答案很简单,在任何地方。 您不会也可能不应该一次完成整个组织。 选择一个小范围进行概念验证作为起点,让组织对BPM如何帮助改进组织建立信心。

我们无法承受BPM计划给我们的组织带来的干扰:

一个设计合理的BPM程序应该只对组织造成最小的影响(如果有的话)。 该计划应了解业务流程生命周期以及影响组织的任何季节性的性质。 另外,您应该将程序分解为一口大小的块。 例如,零售商不会在假期期间推出新的IT系统或组织变革,那么您为什么要在这个时候推出BPM计划。

我们负担不起运行BPM程序的成本:

计算投资回报似乎很困难,因为将有与管理和改进流程直接相关的节省,但也会有间接节省以及交付的定性收益。 甚至在开始衡量流程绩效然后改进流程之前,组织就可以从定义和记录流程中受益。 Gartner BPM 最近的一项研究发现,采用 BPM 的组织更有可能实现预期的业务成果,并且80%的组织实施 BPM 计划的内部回报率高于15% .

我们的流程没有任何问题,它们很好:

这很可能是真的,但您的组织是否拥有所有流程:

  • 记录在案?
  • 是否符合测量和报告的过程?
  • 绩效衡量和报告,包括流程效率和有效性?
  • 优先考虑潜在的改进或自动化?

如果任何或所有这些问题的答案是否定的,那么您就无法知道您的流程执行情况如何,是否需要改进或自动化。

好处

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简化操作

实施BPM计划将导致端到端的业务流程被记录、分析、执行、衡量、简化、改进、优化和潜在的自动化。 如何执行流程的所有细节都应该在员工和承包商的指尖上。

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降低风险

无论您是否在高度监管的行业中运营,重要的是在执行业务流程时识别和减轻所有可能出现的风险。 一旦确定,就会设计适当的控制措施来降低风险。 流程文档应突出显示流程中实施控制的步骤。 报告还有助于确保正确执行过程控制。

提高可预测性

确保业务流程尽可能有效和高效意味着应该消除或最坏的情况下显着减少意外错误。 执行这些业务流程的方法应该会提高一致性和可预测性。

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增强的流程一致性

除了提高可预测性之外,还将执行业务流程,减少每个流程执行期间发生的错误。 这不仅会提高各个流程的一致性,还会推动端到端流程的一致性。

降低成本

简化操作的另一个有益结果将是降低流程成本。 这是通过消除每个过程中的浪费和非增值活动来实现的。

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卓越的品质和品牌保护

继简化操作之后,改进的可预测性和增强的一致性是更有效的流程,可以使更好的结果保持一致。 这些更好的结果将为客户和合作伙伴带来更好的质量结果。 这也将导致客户和合作伙伴对组织品牌的积极认知增加。

方法

 

执行 BPM 计划的最常见方法基于 5 个步骤:

方法论图片

1. 计划

BPM 方法中的第一步,计划,用于确定要进行的计划BPM程序的范围。 范围可以以多种不同的方式执行,因为每个组织都有自己的特定背景和情况。

但是,最常见的两种方法是采用功能或基于团队的方法或端到端流程方法。 虽然两者都有利有弊,但使用端到端流程方法可确保您分析和设计可交付业务成果的完整流程集。

使用基于职能或基于团队的方法存在遗漏某些在职能之间传递流程时发生的风险。

2. 设计

这一步,设计,包括识别和重新设计现有流程以及未来流程的设计。 设计将解决:

  • 端到端流程范围内的各个流程,以确定所需的正确活动以及交付每个流程预期结果所需的应用程序和信息
  • 端到端流程中的整体流程,以减少角色/团队之间的交接,并消除或显着减少流程故障
  • 解决流程执行过程中可能出现的相关竞争、市场、监管和立法业务挑战
  • 各个流程内或端到端流程内的整个流程中的适当警报、升级、通知、服务级别协议。

此步骤的结果将包括记录在案的重新设计的业务流程,包括流程图、流程关键绩效指标 (KPI) 与提议的目标、标准操作程序和工作说明。

流程文档还包含提议的流程改进的详细信息,包括对人对人、人对应用程序或应用程序对应用程序的流程流进行改进。

3. 型号

模型,采用设计步骤的输出并使用此信息对各种场景进行建模,以确定输入的变化如何影响过程。 这也可能涉及对过程进行模拟,以了解不断变化的约束的影响,例如对其输入或成本的变化。

例如,对流程数量或输入材料成本的变化进行建模,将评估流程在不同情况下的运行方式。 它还允许评估组织目标的变化,例如“订单意外下降50%的影响是什么”或“我可以做些什么来将单位减少20%”。

4. 执行

执行,涉及使用从步骤 3 中的流程建模及其约束中获得的知识来实施和执行步骤 2 中设计的流程。 流程可以手动执行或自动执行。

5. 监控

监控,包括针对单个流程和端到端流程的绩效KPI与其设定的绩效目标进行衡量和报告。 这些KPI可以涵盖流程有效性、效率、服务水平和客户体验的不同衡量标准。 例如,周期时间、错误率、资源工作量、

衡量绩效KPI所需的方法在很大程度上取决于KPI的类型和衡量所需信息的可用性。 可能需要收集计算绩效KPI所需的数据。 这种数据收集和计算将取决于各个组织的背景和情况。 在某些组织中,这可能是一个手动或部分手动的过程,但在大多数情况下它会是自动化的。

 

绩效指标还可用于与合作伙伴、供应商和潜在客户合作,通过使用KPI来分析如何最好地与其流程联系,从而改善他们与组织的联系方式。

6. 优化

优化,涉及分析流程绩效以识别未达到其绩效目标或组织正在寻求改变的流程。 这些变化可以由许多不同的外部和内部影响驱动。

外部影响可能是由于以下方面的变化:

  • 立法或法规
  • 供应商或合作伙伴的要求
  • 来自客户的要求。

内部影响可能是由于业务利益相关者希望:

  • 降低流程成本
  • 减少流程周期时间或工作量
  • 改善客户体验。

流程优化将着眼于识别潜在或实际的瓶颈,以及节省成本或其他改进的潜在机会。 使用流程挖掘工具可以帮助发现关键活动和瓶颈,从而帮助提高业务价值。 Optimize的结果将是流程设计的改进和增强,包括整个或部分流程的潜在自动化。

可交付成果

1. 计划

计划步骤的典型可交付成果是:

 

  1. 要涵盖的流程范围,包括流程框架草案和流程架构
  2. 现有流程文件的清单,包括流程图、标准操作程序和工作说明
  3. 正在使用的现有流程指标的清单,包括当前和过去的性能
  4. 定义在设计步骤中生成的过程文档,包括过程映射标准、要收集的信息以及文档和报告模板
  5. 设计步骤的详细计划(包括资源、进度、影响和风险)

2. 设计

设计步骤的典型可交付成果是:

 

  1. 文件化流程的存储库,其中将包括流程图、流程定义、绩效指标、角色和职责、风险和控制
  2. 任何提议的应用程序更改的业务要求
  3. 任何提议的流程自动化的业务需求
  4. 模型步骤的详细计划(包括资源、进度、影响和风险)
  5. 更新了执行、监控和优化步骤的高级计划

3. 型号

模型步骤的典型可交付成果是:

 

  1. 流程绩效目标草案,涵盖服务水平、效率、有效性和客户体验
  2. 基于预期流程工作量和数量的资源模型草案
  3. 执行步骤的详细计划(包括资源、进度、影响和风险)
  4. 更新了监控和优化步骤的高级计划

4. 执行

执行步骤的典型可交付成果是:

 

  1. 已实施流程清单
  2. 过程符合性报告
  3. 实际过程性能的详细信息
  4. 监控步骤的详细计划(包括资源、进度、影响和风险)
  5. 更新了优化步骤的高级计划

5. 监控

监控步骤的典型可交付成果是:

 

  1. 实际与过程性能目标的仪表盘和报告
  2. 优化步骤的详细计划(包括资源、进度、影响和风险)

6. 优化

优化步骤的典型可交付成果是:

 

  1. 已完成的流程改进清单
  2. 重新设计流程的详细信息
  3. 流程存储库更新的详细信息,包括对流程图、流程定义、绩效指标、角色和职责、风险和控制的更新
  4. 任何提议的应用程序更改的业务要求
  5. 任何提议的流程自动化的业务需求

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25 年来,Interifying 一直与我们的客户合作开展BPM项目。 我们还利用从这些项目中获得的知识开发了我们的企业流程中心,以便能够交付完整的BPM项目。

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