Business Process Management Dienstleistungen

Implementieren Sie BPM zur aktiven Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse mit Hilfe der BPM-Experten von Interfacing.
Lassen Sie sich jetzt von unseren Beratern beraten!

Was ist Business Process Management?

 

Es gibt viele verschiedene Definitionen und Interpretationen von Business Process Management (BPM). Leider wird in vielen dieser Interpretationen der Begriff BPM als Synonym für die folgenden Begriffe:

  • Prozess-Automatisierung oder 
  • Prozessverbesserung

 

BPM umfasst zwar diese Fähigkeiten, ist aber nicht nur auf eine oder beide beschränkt. Vielmehr sollte BPM als eine Managementdisziplin betrachtet werden, die Unternehmen dabei hilft, ihre Geschäftsprozesse besser zu verstehen und zu steuern. BPM zielt darauf ab, einen Geschäftsprozess von Anfang bis Ende zu verbessern, indem er analysiert wird, modelliert wird, wie er in verschiedenen Szenarien funktioniert, Verbesserungen durchgeführt werden, der verbesserte Prozess überwacht wird und er kontinuierlich optimiert wird.

In ihrem Buch Fundamentals to Business Process Managementdefinieren Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers BPM als:


“…die Kunst und Wissenschaft, zu überwachen, wie die Arbeit in einer Organisation ausgeführt wird, um einheitliche Ergebnisse zu gewährleisten und Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen. In diesem Zusammenhang kann der Begriff “Verbesserung” je nach den Zielen der Organisation unterschiedliche Bedeutungen haben

 

Gartner definiert Business Process Management als:


“eine Disziplin, die verschiedene Methoden zur Entdeckung, Modellierung, Analyse, Messung, Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen einsetzt. Ein Geschäftsprozess koordiniert das Verhalten von Menschen, Systemen, Informationen und Dingen, um Geschäftsergebnisse zur Unterstützung einer Geschäftsstrategie zu erzielen.”

Obwohl das übergeordnete Ziel von BPM die Verbesserung der Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse eines Unternehmens ist, geht es nicht nur darum, eine Methode und einen Ansatz über einen anderen zu stellen. Stattdessen ist BPM der Weg einer Organisation dorthin:

  • Entdecken und verstehen Sie seine Geschäftsprozesse
  • Messen und lernen, wie gut sie derzeit funktionieren
  • Feststellen, inwieweit sie die strategischen und operativen Anforderungen der Organisation erfüllen
  • Ermitteln Sie, welche Verbesserungen vorgenommen werden können, um den Bedürfnissen der Organisation besser gerecht zu werden.

Es überrascht nicht, dass es möglich ist, ein BPM-Programm ohne den Einsatz von Technologie durchzuführen, aber das ist weder der effektivste noch der beste Weg. Das Enterprise Process Center von Interfacing wurde von Grund auf so konzipiert, dass es alle Ziele von BPM-Programmen erleichtert und erfüllt.

Vermeidung des „Failure-to-launch-Syndroms

 

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmensleiter nicht mit einem BPM-Programm begonnen haben, einige der häufigsten sind:

Wir wissen nicht, wo wir anfangen sollen:

Die Antwort auf diese Frage ist überall sehr einfach. Sie tun nicht und sollten wahrscheinlich nicht die gesamte Organisation auf einmal erledigen. Wählen Sie einen kleinen Bereich, in dem ein Proof-of-Concept als Ausgangspunkt erstellt werden soll, und ermöglichen Sie der Organisation, Vertrauen in die Verbesserung Ihrer Organisation durch BPM aufzubauen.

Wir können uns die Unterbrechungen, die ein BPM-Programm für unser Unternehmen mit sich bringen wird, nicht leisten:

Ein ordnungsgemäß gestaltetes BPM-Programm sollte nur minimale Auswirkungen auf die Organisation haben. Das Programm sollte die Geschäftsprozesslebenszyklen und die Art der Saisonalität kennen, die sich auf die Organisation auswirkt. Außerdem sollten Sie das Programm in mundgerechte Stücke aufteilen. Zum Beispiel würden Einzelhändler während der Ferienzeit kein neues IT-System oder keine organisatorischen Änderungen einführen. Warum sollten Sie zu diesem Zeitpunkt ein BPM-Programm starten?

Wir können uns die Kosten für die Durchführung eines BPM-Programms nicht leisten:

Die Berechnung der Kapitalrendite kann schwierig erscheinen, da Einsparungen erzielt werden, die in direktem Zusammenhang mit den zu verwaltenden und zu verbessernden Prozessen stehen, aber auch indirekte Einsparungen sowie qualitative Vorteile. Unternehmen profitieren davon, dass sie ihre Prozesse nur definieren und dokumentieren, bevor sie mit der Messung der Prozessleistung beginnen und diese dann verbessern. Eine kürzlich von Gartner durchgeführte BPM-Studie ergab, dass Unternehmen, die BPM einsetzen, mit größerer Wahrscheinlichkeit ihre gewünschten Geschäftsergebnisse erzielen und 80% von Organisationen, die BPM-Programme durchführen, erzielen sie eine bessere interne Rendite als fünfzehn% .

An unseren Prozessen ist nichts auszusetzen, sie sind völlig in Ordnung:

Dies mag richtig sein, aber hat Ihre Organisation alle Ihre Prozesse:

  • Dokumentiert?
  • Konformität mit den gemessenen und gemeldeten Prozessen?
  • Gemessene und gemeldete Leistung, einschließlich Prozesseffizienz und -effektivität?
  • Priorisiert für mögliche Verbesserungen oder Automatisierung?

Wenn die Antwort auf eine oder alle dieser Fragen Nein lautet, können Sie nicht wissen, wie gut Ihre Prozesse funktionieren, ob sie verbessert oder automatisiert werden müssen.

Vorteile

g

Vereinfachte Abläufe

Die Durchführung eines BPM-Programms führt zu durchgängigen Geschäftsprozessen, die dokumentiert, analysiert, ausgeführt, gemessen, vereinfacht, verbessert, optimiert und möglicherweise automatisiert wurden. Alle Einzelheiten zur Durchführung des Prozesses sollten den Mitarbeitern und Auftragnehmern zur Verfügung stehen.

l

Reduzierte Risiken

Unabhängig davon, ob Sie in einem stark regulierten Wirtschaftszweig tätig sind oder nicht, ist es wichtig, dass bei der Durchführung eines Geschäftsprozesses alle Risiken, die auftreten können, ermittelt und gemindert werden. Nach der Identifizierung werden geeignete Kontrollen entwickelt, um die Risiken zu mindern. Die Prozessdokumentation sollte die Schritte hervorheben, in denen Kontrollen innerhalb des Prozesses durchgeführt werden. Die Berichterstattung ist auch nützlich, um sicherzustellen, dass die Prozesskontrollen korrekt durchgeführt werden.

Verbesserte Vorhersagbarkeit

Die Gewährleistung möglichst effektiver und effizienter Geschäftsprozesse bedeutet, dass unerwartete Fehler ausgeschlossen oder schlimmstenfalls erheblich reduziert werden sollten. Die Mittel, mit denen diese Geschäftsprozesse durchgeführt werden, sollten zu einer verbesserten Konsistenz und Vorhersehbarkeit führen.

Z

Verbesserte Prozesskonsistenz

Neben der verbesserten Vorhersehbarkeit werden die Geschäftsprozesse mit einer geringeren Fehlerquote bei der Ausführung der einzelnen Prozesse durchgeführt. Dadurch wird nicht nur die Konsistenz der einzelnen Prozesse, sondern auch die der gesamten Prozesse verbessert.

Niedrigere Kosten

Eine weitere positive Folge der Vereinfachung der Abläufe wird die Senkung der Prozesskosten sein. Dies wird durch die Beseitigung von Verschwendung und nicht wertschöpfenden Tätigkeiten innerhalb jedes Prozesses erreicht.

f

Hervorragende Qualität und Markenschutz

Die Vereinfachung der Abläufe, die verbesserte Vorhersehbarkeit und die größere Kohärenz führen zu effektiveren Prozessen, die zu besseren Ergebnissen führen. Diese besseren Ergebnisse werden zu besseren Qualitätsergebnissen für Kunden und Partner führen. Dies wird auch zu einer positiveren Wahrnehmung der Marke des Unternehmens durch Kunden und Partner führen.

Methodik

 

Der gängigste Ansatz zur Durchführung eines BPM-Programms basiert auf 5 Schritten:

Methodik-Bild

1. PLANUNG

Der erste Schritt der BPM-Methode, der Plan, dient dazu, den Umfang des geplanten BPM-Programms festzulegen, das durchgeführt werden soll. Der Umfang kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden, da jede Organisation ihren eigenen spezifischen Kontext und ihre eigenen Umstände hat.

Die beiden gängigsten Methoden sind jedoch ein funktionaler oder teambasierter Ansatz oder ein End-to-End-Prozessansatz. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, aber mit einem durchgängigen Prozessansatz stellen Sie sicher, dass Sie eine vollständige Reihe von Prozessen analysieren und entwerfen, die zu Geschäftsergebnissen führen.

Bei einem funktionalen oder teambasierten Ansatz besteht die Gefahr, dass etwas übersehen wird, das bei der Weitergabe von Prozessen zwischen Funktionen auftritt.

2. DESIGN

Dieser Schritt, Design, umfasst sowohl die Identifizierung und Neugestaltung bestehender Prozesse als auch das Design zukünftiger Prozesse. Der Entwurf wird sich damit befassen:

  • Einzelne Prozesse im Rahmen der End-to-End-Prozesse, um die richtigen Aktivitäten und die Anwendungen und Informationen zu bestimmen, die erforderlich sind, um die von jedem Prozess erwarteten Ergebnisse zu erzielen
  • Der Gesamtablauf innerhalb der End-to-End-Prozesse, um Übergaben zwischen Rollen/Teams zu reduzieren und Prozessfehler zu beseitigen oder erheblich zu reduzieren
  • Bewältigung der relevanten wettbewerbs-, markt-, regulierungs- und gesetzgeberischen Herausforderungen, die bei der Durchführung des Prozesses auftreten können
  • Angemessene Warnungen, Eskalationen, Benachrichtigungen, Service Level Agreements innerhalb einzelner Prozesse oder prozessübergreifend im Rahmen des End-to-End-Prozesses.

Zu den Ergebnissen dieses Schritts gehören dokumentierte, neu gestaltete Geschäftsprozesse einschließlich Prozesslandkarten, wichtige Leistungsindikatoren (KPI) mit Zielvorgaben, Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen.

Die Prozessdokumentation enthält auch Einzelheiten zu den vorgeschlagenen Prozessverbesserungen, einschließlich der Verbesserung der Prozessabläufe für Mensch-zu-Mensch, Mensch-zu-Anwendung oder Anwendung-zu-Anwendung.

3. MODELL

Modell, nimmt die Ergebnisse des Entwurfsschritts und verwendet diese Informationen, um verschiedene Szenarien zu modellieren, um zu ermitteln, wie sich Änderungen der Eingaben auf den Prozess auswirken. Dazu kann auch die Durchführung von Simulationen des Prozesses gehören, um die Auswirkungen veränderter Randbedingungen zu verstehen, wie z. B. Änderungen der Inputs oder Kosten.

Durch die Modellierung von Änderungen des Prozessvolumens oder der Kosten für Einsatzstoffe wird beispielsweise bewertet, wie der Prozess in verschiedenen Situationen funktionieren könnte. Sie ermöglicht auch die Bewertung von Änderungen an den Unternehmenszielen, z. B. “Wie wirkt sich ein unerwarteter Auftragsrückgang von 50 % aus” oder “Was kann ich tun, um die Anzahl der Einheiten um 20 % zu verringern”.

4. AUSFÜHRUNG

Die Ausführung umfasst die Implementierung und Durchführung der in Schritt 2 entworfenen Prozesse unter Verwendung des Wissens, das aus der Modellierung der Prozesse und ihrer Einschränkungen in Schritt 3 gewonnen wurde. Die Prozesse können manuell ausgeführt oder automatisiert werden.

5. ÜBERWACHUNG

Überwachung, Messung und Berichterstattung der Leistungskennzahlen sowohl für einzelne Prozesse als auch für End-to-End-Prozesse im Vergleich zu den festgelegten Leistungszielen. Diese KPIs können verschiedene Messgrößen für die Effektivität von Prozessen, die Effizienz, das Serviceniveau und die Kundenerfahrung umfassen. Zum Beispiel Zykluszeit, Fehlerquote, Ressourcenaufwand,

Der Ansatz, der für die Messung der Leistungskennzahlen erforderlich ist, hängt weitgehend von der Art der Kennzahl und der Verfügbarkeit der für die Messung benötigten Informationen ab. Es kann notwendig sein, Daten zu sammeln, die zur Berechnung der Leistungskennzahl benötigt werden. Diese Datenerhebung und -berechnung hängt vom Kontext und den Umständen der einzelnen Organisationen ab. In einigen Organisationen kann dies ein manueller oder teilweise manueller Prozess sein, aber in den meisten Fällen wird er automatisiert sein.

 

Die Leistungskennzahlen können auch für die Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und potenziellen Kunden genutzt werden, um deren Verbindung mit dem Unternehmen zu verbessern, indem anhand von KPIs analysiert wird, wie sie am besten mit ihren Prozessen verbunden werden können.

6. OPTIMIERUNG

Optimierung bedeutet, die Prozessleistung zu analysieren, um Prozesse zu identifizieren, die ihre Leistungsziele nicht erreichen oder die das Unternehmen ändern möchte. Diese Veränderungen können durch viele verschiedene externe und interne Einflüsse ausgelöst werden.

Äußere Einflüsse können durch Veränderungen in:

  • Gesetzgebung oder Verordnungen
  • Anforderungen von Zulieferern oder Partnern
  • Anforderungen der Kunden.

Interne Einflüsse können auf die Interessengruppen des Unternehmens zurückzuführen sein:

  • Senkung der Prozesskosten
  • Reduzieren Sie die Prozesszykluszeiten oder den Aufwand
  • Verbessern Sie das Kundenerlebnis.

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, potenzielle oder tatsächliche Engpässe sowie Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder andere Verbesserungen zu ermitteln. Der Einsatz von Process-Mining-Tools kann dabei helfen, kritische Aktivitäten und Engpässe zu erkennen, um den Geschäftswert zu steigern. Das Ergebnis vom Schritt „Optimierung“ sind Verbesserungen und Erweiterungen der Prozessgestaltung, einschließlich einer möglichen Automatisierung des gesamten oder eines Teils des Prozesses.

Liefergegenstände

1. PLANUNG

Typische Ergebnisse des Planungsschritts sind:

 

  1. Umfang der zu erfassenden Prozesse, einschließlich eines Entwurfs für einen Prozessrahmen und eine Prozessarchitektur
  2. Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozessdokumentation, einschließlich Prozesslandkarten, Standardbetriebsverfahren und Arbeitsanweisungen
  3. Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozessmetriken, einschließlich der aktuellen und früheren Leistung
  4. Definition der während des Entwurfsschritts zu erstellenden Prozessdokumentation, einschließlich der Standards für die Prozessabbildung, der zu erfassenden Informationen sowie der Dokumenten- und Berichtsvorlagen
  5. Detaillierter Plan für den Entwurfsschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)

2. DESIGN

Typische Ergebnisse des Entwurfsschritts sind:

 

  1. Repository der dokumentierten Prozesse, das Prozesslandkarten, Prozessdefinitionen, Leistungskennzahlen, Rollen und Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen umfasst
  2. Geschäftsanforderungen für alle vorgeschlagenen Anwendungsänderungen
  3. Geschäftsanforderungen für jede vorgeschlagene Prozessautomatisierung
  4. Detaillierter Plan für den Modellschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)
  5. Aktualisierter übergeordneter Plan für die Schritte Ausführen, Überwachen und Optimieren

3. MODELL

Typische Ergebnisse des Modellierungsschritts sind:

 

  1. Entwurf von Zielvorgaben für die Prozessleistung, die sich auf Dienstleistungsniveau, Effizienz, Effektivität und Kundenerfahrung beziehen
  2. Entwurf von Ressourcenmodellen basierend auf dem erwarteten Prozessaufwand und -volumen
  3. Detaillierter Plan für den Ausführungsschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)
  4. Aktualisierter übergeordneter Plan für Überwachungs- und Optimierungsschritte

4. AUSFÜHRUNG

Typische Ergebnisse des Schritts “Ausführung” sind:

 

  1. Liste der implementierten Prozesse
  2. Bericht über die Prozesskonformität
  3. Details zur tatsächlichen Prozessleistung
  4. Detaillierter Plan für Monitorschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)
  5. Aktualisierter übergeordneter Plan für den Schritt Optimierenf

5. ÜBERWACHUNG

Typische Ergebnisse des Monitor-Schrittes sind:

 

  1. Dashboards und Berichte über Ist- und Sollwerte der Prozessleistung
  2. Detaillierter Plan für den Optimierungsschritt (mit Ressourcen, Zeitplan, Auswirkungen und Risiken)

6. OPTIMIERUNG

Typische Ergebnisse des Optimierungsschritts sind:

 

  1. Liste der abgeschlossenen Prozessverbesserungen
  2. Details der Neugestaltung Prozesse
  3. Einzelheiten zu Aktualisierungen des Prozess-Repository, einschließlich Aktualisierungen von Prozesslandkarten, Prozessdefinitionen, Leistungsmetriken, Rollen und Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen
  4. Geschäftsanforderungen für alle vorgeschlagenen Anwendungsänderungen
  5. Geschäftsanforderungen für jede vorgeschlagene Prozessautomatisierung

Warum eine Schnittstelle?

Interfacing arbeitet seit mehr als 25 Jahren mit seinen Kunden bei der Durchführung von BPM-Projekten zusammen. Mit dem Wissen aus diesen Projekten haben wir auch unser Enterprise Process Center entwickelt, um komplette BPM-Projekte durchführen zu können.

Schnelle Anwendungsentwicklung mit geringem Code

Dienstleistungen im Bereich Unternehmensarchitektur

 

Die Experten von Interfacing können Ihnen und Ihrem Unternehmen bei der Implementierung der richtigen Unternehmensarchitektur für Ihre Branche und Ihr Unternehmen.

Schnelle Anwendungsentwicklung mit geringem Code

Dienstleistungen im Bereich Geschäftsarchitektur

 

Interfacing kann Ihr Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung der richtigen Geschäftsarchitektur strategie und Design für die Architekturpraxis Ihres Unternehmens.

Schnelle Anwendungsentwicklung mit geringem Code

RFP-Strategieentwicklung

Interfacing Consultants verfügen über umfangreiche Erfahrungen:

  • Durchführung von RFPs und Beantwortung von RFPs.
  • Ermittlung und Festlegung des Umfangs von Schlüsselprojekten,
  • Ermittlung von Geschäftsanforderungen und Auswahlkriterien 
Schnelle Anwendungsentwicklung mit geringem Code

Unsere Blogs lesen 

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Blogs über GXP, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, aktuelle Trends und vieles mehr zu lesen!