Der erste Schritt der BPM-Methode, der Plan, dient dazu, den Umfang des geplanten BPM-Programms festzulegen, das durchgeführt werden soll. Der Umfang kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden, da jede Organisation ihren eigenen spezifischen Kontext und ihre eigenen Umstände hat.

Die beiden gängigsten Methoden sind jedoch ein funktionaler oder teambasierter Ansatz oder ein End-to-End-Prozessansatz. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, aber mit einem durchgängigen Prozessansatz stellen Sie sicher, dass Sie eine vollständige Reihe von Prozessen analysieren und entwerfen, die zu Geschäftsergebnissen führen.

Bei einem funktionalen oder teambasierten Ansatz besteht die Gefahr, dass etwas übersehen wird, das bei der Weitergabe von Prozessen zwischen Funktionen auftritt.

Dieser Schritt, Design, umfasst sowohl die Identifizierung und Neugestaltung bestehender Prozesse als auch das Design zukünftiger Prozesse. Der Entwurf wird sich damit befassen:

• Einzelne Prozesse im Rahmen der End-to-End-Prozesse, um die richtigen Aktivitäten und die Anwendungen und Informationen zu bestimmen, die erforderlich sind, um die von jedem Prozess erwarteten Ergebnisse zu erzielen
• Der Gesamtablauf innerhalb der End-to-End-Prozesse, um Übergaben zwischen Rollen/Teams zu reduzieren und Prozessfehler zu beseitigen oder erheblich zu reduzieren
• Bewältigung der relevanten wettbewerbs-, markt-, regulierungs- und gesetzgeberischen Herausforderungen, die bei der Durchführung des Prozesses auftreten können
• Angemessene Warnungen, Eskalationen, Benachrichtigungen, Service Level Agreements innerhalb einzelner Prozesse oder prozessübergreifend im Rahmen des End-to-End-Prozesses.

Zu den Ergebnissen dieses Schritts gehören dokumentierte, neu gestaltete Geschäftsprozesse einschließlich Prozesslandkarten, wichtige Leistungsindikatoren (KPI) mit Zielvorgaben, Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen.

Die Prozessdokumentation enthält auch Einzelheiten zu den vorgeschlagenen Prozessverbesserungen, einschließlich der Verbesserung der Prozessabläufe für Mensch-zu-Mensch, Mensch-zu-Anwendung oder Anwendung-zu-Anwendung.

Modell, nimmt die Ergebnisse des Entwurfsschritts und verwendet diese Informationen, um verschiedene Szenarien zu modellieren, um zu ermitteln, wie sich Änderungen der Eingaben auf den Prozess auswirken. Dazu kann auch die Durchführung von Simulationen des Prozesses gehören, um die Auswirkungen veränderter Randbedingungen zu verstehen, wie z. B. Änderungen der Inputs oder Kosten.

Durch die Modellierung von Änderungen des Prozessvolumens oder der Kosten für Einsatzstoffe wird beispielsweise bewertet, wie der Prozess in verschiedenen Situationen funktionieren könnte. Sie ermöglicht auch die Bewertung von Änderungen an den Unternehmenszielen, z. B. “Wie wirkt sich ein unerwarteter Auftragsrückgang von 50 % aus” oder “Was kann ich tun, um die Anzahl der Einheiten um 20 % zu verringern”.

Die Ausführung umfasst die Implementierung und Durchführung der in Schritt 2 entworfenen Prozesse unter Verwendung des Wissens, das aus der Modellierung der Prozesse und ihrer Einschränkungen in Schritt 3 gewonnen wurde. Die Prozesse können manuell ausgeführt oder automatisiert werden.

Überwachung, Messung und Berichterstattung der Leistungskennzahlen sowohl für einzelne Prozesse als auch für End-to-End-Prozesse im Vergleich zu den festgelegten Leistungszielen. Diese KPIs können verschiedene Messgrößen für die Effektivität von Prozessen, die Effizienz, das Serviceniveau und die Kundenerfahrung umfassen. Zum Beispiel Zykluszeit, Fehlerquote, Ressourcenaufwand,

Der Ansatz, der für die Messung der Leistungskennzahlen erforderlich ist, hängt weitgehend von der Art der Kennzahl und der Verfügbarkeit der für die Messung benötigten Informationen ab. Es kann notwendig sein, Daten zu sammeln, die zur Berechnung der Leistungskennzahl benötigt werden. Diese Datenerhebung und -berechnung hängt vom Kontext und den Umständen der einzelnen Organisationen ab. In einigen Organisationen kann dies ein manueller oder teilweise manueller Prozess sein, aber in den meisten Fällen wird er automatisiert sein.

Die Leistungskennzahlen können auch für die Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und potenziellen Kunden genutzt werden, um deren Verbindung mit dem Unternehmen zu verbessern, indem anhand von KPIs analysiert wird, wie sie am besten mit ihren Prozessen verbunden werden können.

Optimierung bedeutet, die Prozessleistung zu analysieren, um Prozesse zu identifizieren, die ihre Leistungsziele nicht erreichen oder die das Unternehmen ändern möchte. Diese Veränderungen können durch viele verschiedene externe und interne Einflüsse ausgelöst werden.

Äußere Einflüsse können durch Veränderungen in:

• Gesetzgebung oder Verordnungen
• Anforderungen von Zulieferern oder Partnern
• Anforderungen der Kunden.

Interne Einflüsse können auf die Interessengruppen des Unternehmens zurückzuführen sein:

• Senkung der Prozesskosten
• Reduzieren Sie die Prozesszykluszeiten oder den Aufwand
• Verbessern Sie das Kundenerlebnis.

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, potenzielle oder tatsächliche Engpässe sowie Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder andere Verbesserungen zu ermitteln. Der Einsatz von Process-Mining-Tools kann dabei helfen, kritische Aktivitäten und Engpässe zu erkennen, um den Geschäftswert zu steigern. Das Ergebnis vom Schritt „Optimierung“ sind Verbesserungen und Erweiterungen der Prozessgestaltung, einschließlich einer möglichen Automatisierung des gesamten oder eines Teils des Prozesses.