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Betriebliches Kontinuitätsmanagement

Automatisierung des Kontinuitätsplanungssystems, Datenintegration, Berichterstattung und Analyse

Was ist Betriebliches Kontinuitätsmanagement (BCM)

Definition: Ein ganzheitlicher Managementprozess, der potenzielle Bedrohungen und deren Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb einer Organisation identifiziert.

Es wird untersucht, welche Auswirkungen die Bedrohungen auf die Organisation haben werden, wenn sie eintreten. Des Weiteren wird ein Rahmen geschaffen, der die Widerstandsfähigkeit der Organisation mit den verfügbaren Kapazitäten sicherstellt und sie darauf vorbereitet, die Interessen der Stakeholder, die Reputation der Marke und andere wertbestimmende Aktivitäten wirksam zu schützen.

Das Business Continuity Management ist ein spezifischer Teil des allgemeinen Risikomanagementprozesses, der darauf abzielt, den Risiken einer Unterbrechung von Geschäftsaktivitäten oder -prozessen entgegenzuwirken. Dabei handelt es sich um eine Kombination der verschiedenen Aspekte:

  • Notfallmaßnahmen,
  • Krisenmanagement,
  • Disaster Recovery (Technologiekontinuität) und
  • Geschäftskontinuität (organisatorische/betriebliche Verlagerung).

BCM umfasst die Erstellung und Validierung von Business Continuity Plänen (BCP), um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, auf potenzielle Bedrohungen so effizient und effektiv wie möglich zu reagieren und sich von ihnen zu erholen.

Die Aufrechterhaltung des BCM gewährleistet ein akzeptables Serviceniveau während eines Vorfalls, was dazu beiträgt, die Reputation des Unternehmens und letztendlich die Einnahmen zu schützen.

Der Nachweis wirksamer Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs kann sich positiv auf die Kosten für Versicherungen eines Unternehmens auswirken und neue Vertragsmöglichkeiten eröffnen.

ANWENDUNGSFALL: BCM / BIA

Proaktive Einhaltung der Vorschriften

Unsere Prozessmethodik und die Unterstützung von Geschäftsregeln und Risiko-/Kontrollmanagement ermöglichen ein effektives Prozessdesign mit allen geeigneten Checks and Balances.

Erstellung von übertragbaren Prozesshandbüchern / BCPs

Erstellung einer vollständigen, druckfertigen Ausgabe Ihrer Prozesse und aller zugehörigen Informationen. Das ist ein hervorragendes Werkzeug für die Zusammenarbeit und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Informationen in größerem Umfang auszutauschen.

Transparenz gewährleisten

Wissen, wo Ressourcen eingesetzt werden, und effiziente Arbeitsgewohnheiten durch vorausschauende Planung beibehalten.

Implementierung von Standardmethoden

Vermeiden Sie ständiges Ausprobieren, um die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern. Sichern Sie sich einen Vorsprung durch die Nutzung von Industriestandards.

Förderung der Kollaboration

Durch die Vereinheitlichung der Ziele und die Schaffung eines gemeinsamen Rahmens für die Akteure können diese auf einem bisher nicht erreichten Niveau zusammenarbeiten.

Verwalten von Arbeitsabläufen

Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Technologien und nutzen Sie die Vorteile unserer Workflow-Engine, um die Arbeit dorthin zu bringen, wo sie benötigt wird, und um alle Mitarbeiter über die wichtigsten Prioritäten auf dem Laufenden zu halten.

Betriebliches Kontinuitätsmanagement (BCM)

Prozess-Management

Planung der betrieblichen Konituität (BCP)

Verwaltung von Massenbenachrichtigungen

Rollen- und Assetverwaltung

BCPs und Notfallpläne: Simulation und Umsetzung

Risikomanagement

Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen

Business-Impact-Analyse (BIA)

Verwaltung der Handlungspunkte

Kontrollmanagement: Strategien zur Risikominderung

Prozess-Management

Das Herzstück des Enterprise Process Center ® ist ein zentrales Repository, das Prozesse und zugehörige Informationen in einer benutzerfreundlichen und intuitiven Umgebung speichert und verwaltet. Das EPC verbindet alle komplexen Artefakte eines Unternehmens: Ziele, Prozesse, Verfahren, Mitarbeiter, Abteilungen, Kunden, Lieferanten, Systeme, Richtlinien, Dokumente, Regeln, Risiken, Kontrollen, Kapazitäten und Leistungsindikatoren und verbindet sie als Puzzleteile zu einer 360-Grad-Blaupause der Unternehmensarchitektur.

Schlüsselmerkmale:

  • Analyse – Ziel ist es, zu verstehen, wie etwas gemacht wird und ob die Ergebnisse den Erwartungen des Unternehmens entsprechen.
  • Definition – Umfasst das Scoping, die Priorisierung und die Abbildung der Geschäftsprozesse.
  • Überwachung – Die wichtigsten Leistungsindikatoren müssen festgelegt werden (häufig bereits in der Phase der Prozessdefinition), damit die Maßnahmen anhand dieser Indikatoren überwacht werden können.
  • Optimierung – Einsatz von Prozessmanagement-Werkzeugen zur Identifizierung von Prozess-Engpässen, Ressourcenproblemen usw. und Suche nach Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung des Prozesses.

Rollen- und Assetverwaltung

Die Steuerung des Betriebs (z.B. Beschaffung, laufende Instandhaltung) sowie die Erneuerung und zukünftige Veräußerung von Organisationsvermögen sind Teil des Rollen- und Assetmanagementprozesses. Der Nutzen für jede Organisation liegt in der Verbesserung des Lieferpotenzials aller Anlagen bei gleichzeitiger Minimierung von Kosten und Risiken. Kompetente Instandhaltung und der effiziente Einsatz von Systemen, Personal und Prozessen mit Hilfe des Asset Management Prozesses führen zu einer positiven Kapitalbilanz über den Lebenszyklus der Anlagen.

Durch die Verwendung der RASCI-VS-Matrix für die Zuweisung von Verantwortlichkeiten können die einzelnen Mitarbeiter besser verstehen, was von ihnen erwartet wird und welche Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen. Das erhöht die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.

Hauptmerkmale

  • Wiederkehrende Benachrichtigungen
  • Prozess-Abonnements
  • Lesebestätigungen
  • Automatisierte Revisionszyklen

Business-Impact-Analyse (BIA)

Die Business-Impact-Analyse (BIA) ist eine Grundvoraussetzung für eine proaktive Planung der Geschäftskontinuität (BCP). Sie dient nicht nur dazu, die wichtigsten Risiken und Funktionen Ihres Unternehmens zu verstehen, sondern auch dazu, die Priorität der Systeme festzulegen, die im Katastrophenfall wiederhergestellt werden sollen. Die BIA-Lösung von EPC bietet eine umfassende proaktive, multifaktorielle Analyse der Auswirkungen von Prozessen.

Der volle Umfang der BIA geht weit darüber hinaus und kann durch eigene Attribute erweitert werden. Das EPC unterstützt benutzerdefinierte Attribute (UDAs), die zur Erweiterung jedes Moduls verwendet werden können.

Schlüsselmerkmale:

  • Schlüsselprozesse – Die Dokumentation von Prozessen und Verfahren ist notwendig, um die volle Funktionsfähigkeit der Organisation im Katastrophenfall zu gewährleisten.
  • Systeme und Vermögenswerte – Dabei kann es sich um physische Geräte wie Laptops, aber auch um Hardware wie Server handeln.
  • Dokumente – Die Archivierung Ihrer wichtigsten Dokumente an einem leicht zugänglichen und sicheren Ort ist ein zuverlässiger Weg, um die Kontinuität Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
  • Anwendungen – Zu den wichtigsten Anwendungen können Ihr CRM, ERP oder andere Systeme gehören, die für die Kontinuität Ihres Geschäftsbetriebs entscheidend sind.
  • Schlüsselkontrollen und gesetzliche Anforderungen – Die Risikominderungsstrategie kann sich durch alle Richtlinien und Verfahren ziehen.
  • Risikomanagement im Unternehmen – Risikopolitik, -erkennung, -bewertung, -management.
  • Direkte finanzielle Auswirkungen – Verlust von Geschäftseinnahmen
  • Unmittelbar Finanzielle Auswirkungen – Ansehen, Marktanteil
  • Katastrophenarten – Naturkatastrophen (z.B. Brände, Überschwemmungen, Erdbeben, Tornados), Finanzkatastrophen, technologische Sicherheitsrisiken, Gesundheitskatastrophen (z.B. Pandemien)

Planung der betrieblichen Konituität (BCP)

BCPs sind ein wichtiger Bestandteil jeder Organisation. Störungen und Bedrohungen führen bei Unternehmen zu erheblichen Umsatzeinbußen und höheren Kosten, die sich negativ auf die Profitabilität auswirken können. Es wird nicht funktionieren, sich nur auf die Versicherung zu verlassen, da diese nicht alle Kosten abdeckt, die mit dem Betrieb und der Abwanderung von Kunden zur Konkurrenz verbunden sind. Zu diesem Zweck werden die BCPs im Voraus erstellt und die wichtigsten Interessengruppen und Mitarbeiter einbezogen.

Unternehmen sehen sich einer Vielzahl potenzieller kleiner und großer Katastrophen ausgesetzt. Ziel der Geschäftskontinuitätsplanung ist es, Unternehmen im Falle einer größeren Katastrophe (Brand, Überschwemmung, Finanz- oder Systemausfall, Pandemie usw.) zu unterstützen, damit sie ihre Geschäftstätigkeit fortsetzen können. BCPs sind nicht das Gleiche wie Disaster Recovery Plans (DRPs). Ein DRP konzentriert sich nur auf die Wiederherstellung von IT-Systemen nach einer Krise, während ein BCP die Schadensbegrenzung und Wiederherstellung für das gesamte Unternehmen umfasst.

 

 

Schlüsselmerkmale:

  • Risiken und mögliche Auswirkungen auf das Geschäft

  • Planung einer wirksamen Reaktion

  • Rollen und Verantwortlichkeiten

  • Kommunikationsplan für Kontinuität
  • Identifizierung einer Reihe von Aktionspunkten
  • Priorisierung von Prozessen und Assets

BCPs und Notfallpläne: Simulation und Umsetzung

Katastrophensimulationen sind ein hervorragendes Mittel zur Validierung von Wiederherstellungsverfahren und Ressourcen, um einen erfolgreichen Wiederherstellungszustand zu erreichen. Dazu gehören Notfallstandorte und Backup-Systeme, die für die Geschäftskontinuität und die Wiederherstellung im Katastrophenfall vorgesehen sind.

Bei diesen Simulationen wird ein breites Spektrum von Katastrophenszenarien durchgespielt, die an jedem Ort möglich sind. Ziel ist es, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs notwendigen Technologien schnell und effizient wieder in Betrieb zu nehmen. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Personalausstattung für die ordnungsgemäße Durchführung des Notfallplans ausreicht.

 

Katastrophenschutz-Simulation und Checkliste für die Durchführung

  • Simulation Ihrer Kontinuitäts- und Wiederherstellungspläne
  • Ausführen von Multi-Faktor-Szenarien
  • Aktivierung relevanter Maßnahmen auf der Grundlage der betroffenen Szenarien, Systeme und Akteure
  • Filtern Sie Ihre Aktionen nach Art der Katastrophe, Ort und/oder Kategorie
  • Benachrichtigung der Betroffenen über Maßnahmen während der Durchführung (oder Simulation)
  • Alle Simulations- und Ausführungsergebnisse werden automatisch gesammelt.

Verwaltung der Handlungspunkte

Im Management ist ein Aktionspunkt ein dokumentiertes Ereignis, eine Aufgabe, eine Aktivität oder eine Maßnahme, die durchgeführt werden muss. Aktionspunkte sind diskrete Einheiten, die von einer einzigen Person bearbeitet werden können.

Aktionspunkte werden in der Regel von einer Gruppe von Personen diskutiert, um die Art der erforderlichen Maßnahmen festzulegen. Die erforderliche Maßnahme wird dann als Aktionspunkt dokumentiert und in der Regel einem Gruppenmitglied, zugewiesen. Die Person, der die Maßnahme zugewiesen wurde, ist dann verpflichtet, die Maßnahme durchzuführen und der Gruppe über die Ergebnisse zu berichten.

Schlüsselmerkmale:

  • Bestimmung der Maßnahmen, die für die Pläne zur Wiederherstellung und Kontinuität erforderlich sind
  • Eindeutige Identifikation der Besitzer von Aktionen, um im Falle einer Ausführung automatisch die richtigen Besitzer zu benachrichtigen.
  • Ordnen Sie Ihren Maßnahmen eine relevante Anwendbarkeit nach Katastrophenart, -ort und/oder -kategorie zu.
  • Bei DR-Maßnahmen können Sie auch RTO und RPO für Ihre DR-Maßnahmen verfolgen.

Verwaltung von Massenbenachrichtigungen

Mit dem Benachrichtigungsmanagement können Sie sicherstellen, dass wichtige Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person weitergeleitet werden, ohne dass die Mitarbeiter selbst aktiv werden müssen.

Schlüsselmerkmale:

  • Asuwahl der Benachrichtigung von Gruppen, Benutzern und Rollen
  • In-App-Benachrichtigungen
  • E-Mail-Benachrichtigungen
  • SMS-Benachrichtigungen

Risikomanagement

Mit dem Enterprise Process Center® (EPC) können Unternehmen proaktive und reaktive Strategien zur Risikokontrolle und zum Prozessrisikomanagement umsetzen. Risikomanagement ist nicht nur wichtig, um sich vor Katastrophen zu schützen, sondern durch die Integration von Kontrollen in den täglichen Betrieb können Sie sicherstellen, dass Qualitätsstandards eingehalten werden und die Kundenzufriedenheit erhalten bleibt. Eine umfassende Risiko- und Prozesstransparenz ist daher unabdingbar, um gesetzliche und regulatorische Anforderungen wie Sarbanes Oxley, Basel III, IWF, HIPAA, FDA, ISO 15000 und andere zu erfüllen.

Schlüsselmerkmale:

  • Detaillierte Risikobibliothek mit Identifikation, Beschreibung, Typ, Kategorie, zuständige Ressourcen (via RASCI-VS)
  • Anpassbare Risikomatrizen mit Risikowahrscheinlichkeit, Auswirkung, Punktzahl, Prozentsatz, Farbe und Priorität
  • Import/Export von Risikodetails über Excel
  • Durchgängige Prozesstransparenz in Bezug auf Risiken
  • Risiken nach Attributen filtern, suchen und melden
  • Wiederverwendbare Risiken und Kontrollen
  • Auslösen von CAPA auf der Grundlage von Prozess- und Aufgabenrisikoanalysen
  • Anzeige von Ursache und Wirkung von Risiken, um kritische Risikoinformationen zu verfolgen; Risikomanager analysieren und priorisieren Risikominderung
  • Erweiterte Risikobearbeitung (Bruttorisiko pro Prozess, Nettorisiko pro Kontrolle im Prozess, spezifische Kontrollen pro Prozess, Override-Rollup-Berechnung pro Prozess)
  • Erkennung des Auftretens eines Risikos; automatischer Risiko-Roll-up-Algorithmus für die Risikobewertung
  • Das Restrisiko liefert eine realistische Einschätzung der möglichen Auswirkungen
  • Die Risikomatrix visualisiert 5 verschiedene Ebenen von Risiken, die in Prozessen stecken

Kontrollmanagement: Strategien zur Risikominderung

Das EPC bietet einen Bereich innerhalb einer einzigen kollaborativen Plattform, in dem Analysten Risikominderungspläne identifizieren, bewerten und priorisieren können. Darüber hinaus können Auditoren Kontrollaudits planen und durchführen sowie Korrekturmaßnahmenpläne auf der Grundlage der Testergebnisse umsetzen. Durch die Identifizierung der wichtigsten Risiko- und Kontrollindikatoren und die Quantifizierung der Schwellenwerte kann das Management Maßnahmen überwachen, um sicherzustellen, dass Richtlinien durchgesetzt und Standards eingehalten werden.

Schlüsselmerkmale:

  • Kontrollen durch Audits überwachen
  • Wiederkehrende Audits planen
  • Umsetzung von CAPAs auf der Grundlage von Testergebnissen
  • COSO Cube ERM-Framework
  • Allgemeine Analyse, Analyse des kritischen Pfads und Analyse des Pfads mit hohem Risiko, welche dynamisch erstellt werden.
  • Allgemeiner Kontroll- und Risikobericht und benutzerdefinierter Bericht
  • Wiederverwendbare Key Risk & Control Indicators (KRIs, KCIs) für mehr als eine Quelle
  • Festlegung von Zielwerten für die kontinuierliche Verbesserung

Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen

Die Aufrechterhaltung eines papierbasierten, ISO-konformen Dokumentationssystems ist heutzutage eine echte Herausforderung, wenn nicht sogar nahezu unmöglich. Die Funktionen der meisten Systeme sind umständlich, fehleranfällig und zeitaufwändig. Ihre Produktivität würde durch die Automatisierung aller sich wiederholenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von QMS-Dokumenten erheblich gesteigert. Das BCM des EPC bietet einen klaren Einblick in den Lebenszyklus von Dokumenten und ermöglicht eine proaktive Überwachung des Workflow-Status in Ihrem Unternehmen bei gleichzeitiger Verbesserung der Effizienz des Qualitätssystems.

Geografisch verteilte Teams können nun miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten, gemeinsam Dokumente verfassen, Korrektur lesen, überarbeiten, kommentieren und signieren – alles elektronisch und sicher innerhalb des Systems. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen und Lesebestätigungen unterstützen die Systeme und beschleunigen den Verteilungsprozess im gesamten Unternehmen. Die automatische Dokumentenaufbewahrung, der Druck, die regelmäßigen Überprüfungen und die Archivierung sind alle vollständig USFDA 21 CFR Part 11 konform und verschlüsselt, so dass Audits und Qualitätskontrollen kein Problem darstellen.

Darüber hinaus bietet Ihre BCM-Lösung die sichere Speicherung und Verwaltung, die erforderlich ist, um genaue und aktuelle Geschäftskontinuitätspläne zu führen, die elektronisch mit eSignature genehmigt werden, wobei alle Dokumente als Dateien heruntergeladen werden können.

Schlüsselmerkmale:

  • Hinzufügen neuer Dokumente
  • Eindeutige IDs und Tags pro Dokument
  • Versionskontrolle pro Dokument
  • Archivieren, Verschieben und Löschen vorhandener Dokumente
  • Dokument in einer Hierarchie mit Ordnern strukturieren
  • Erstellung von Vorlagen für Datensätze und Möglichkeit der Wiederverwendung der Workflow-Vorlage
  • Audit-Protokoll / Metadaten-Änderungsprotokoll
  • Workflow für Genehmigungen & Überprüfungen
  • Elektronische Unterschrift bei Genehmigungen
  • Delegation von Prüfungen und Genehmigungen
  • Benachrichtigungen und E-Mails für Workflows
  • Systemprüfung für Veröffentlichungen und Genehmigungen
  • Äußerung von Änderungswünschen und Zusammenarbeit
  • Mehrsprachigkeit – UI, Übersetzungsvorschläge für Metadaten und Dokumente

Leistungsstarke Dokumentensuche nach:

  • Name des Dokuments
  • Identifizierung des Dokuments
  • Organisatorische Einheit
  • Volltext
  • Metadaten (Art, Kategorien, Eigenschaften)
  • Filterbare Spalten
  • Zuletzt geänderte Daten
  • Zuletzt geändert durch
  • Benutzerdefinierte Attribute (UDA)

Geschäftskontinuität:Management und Einhaltung der Vorschriften

Wir wissen, dass die Anforderungen an Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften sehr hoch sind und dass z. B. ISO9000, ISO13845, ISO17025, ISO27001 und SOC 2 ein wesentlicher Bestandteil dieses Programms sind. Mit unseren BCM-Lösungen im Rahmen des Integrierten Managementsystems gewinnt Ihr Unternehmen die Bereitschaft, die Verantwortlichkeit und die Konsistenz, die Ihnen einen Vorsprung vor Ihrer Konkurrenz verschaffen.

Unsere Tools gewährleisten eine vollständige Transparenz und Nachverfolgung von der Erstellung und Änderung einer Vorschrift über die Genehmigung und Überarbeitung des Inhalts bis hin zur Aktualisierung und Umschulung der Mitarbeiter für Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Wir sehen das gesamte Lebenszyklusmanagement als bewegliche Teile eines kompletten Ökosystems und bieten einen einzigartigen Ansatz, der gesetzliche Anforderungen, Dokumente, Prozesse, Arbeitsanweisungen und Governance miteinander verbindet.

Warum Interfacing?

Ihr professionelles Team von Interfacing verfügt über ein tiefes Verständnis für das Business Continuity Management. Die Erstellung und Validierung von Plänen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (Business Continuity Plans, BCP) stellt sicher, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, auf potenzielle Bedrohungen so effektiv wie möglich zu reagieren und sich davon zu erholen.

 

Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder besprechen möchten, wie Interfacing Ihr Unternehmen unterstützen kann, füllen Sie bitte das folgende Formular aus.

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Audit & Compliance

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Compliance und Risiko

Dokumenten- und Wissensmanagement

Unsere Document Management Solution (DMS) regt auch kritisches Denken an und unterstützt den Wissensaustausch, wodurch die Wissensakkumulation in Ihren Betrieben gefördert wird.

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DieDigital Twin Organization-Software von Interfacing bietet Transparenz und Governance, um Qualität und Effizienz zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

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Entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen von einer auf Business Continuity Management ausgerichteten Lösung von Interfacing profitiert.

 

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal von Interfacing zu anderen Beratungsunternehmen für digitale und geschäftliche Transformation ist, dass Interfacing eine eigene innovative Technologie zur Unterstützung von Transformationsprogrammen anbietet. Die BCM-gestützten Lösungen von Interfacing bieten die erforderliche Transparenz, um die Komplexität zu reduzieren, die Ausführung zu verbessern und die Flexibilität und den Wandel zu erleichtern.

 

Das Flaggschiff unter den integrierten Managementsystemen von Interfacing ist ein One-Stop-Shop für die Verwaltung von Transformationsprogrammen. Wir wissen, dass das Umfeld sehr wettbewerbsintensiv ist. Deshalb liegt unsere Stärke darin, während des gesamten Projektlebenszyklus flexibel zu bleiben, sei es durch unsere innovativen Produkte oder durch unser Expertenteam.