Bei der Arbeit an Projekten erweist sich RASCI als wichtiges Werkzeug. Wenn Sie noch nie von diesem Rahmenwerk gehört haben, lassen Sie uns ein hypothetisches Szenario ausprobieren, um Ihnen seinen Wert zu zeigen.

Sie und einige Kollegen sind mit einem großen und wichtigen Projekt betraut worden. Nehmen wir an, Sie sind der Teamleiter mit 9 Anderen in Ihrer Gruppe. Sie haben einen von ihnen als Assistenten eingesetzt und den anderen 8 die Verwaltung der Aufgaben und die Durchführung überlassen. So ziemlich alles, was nicht mit Management zu tun hat.

Irgendwann wird Ihnen klar, dass Sie eine Möglichkeit brauchen, um auf dem Papier festzuhalten, wer was in dem Projekt macht. Und nicht nur das, sondern auch, wie viel Entscheidungsbefugnis sie im Laufe des Projektlebenszyklus haben. Ohne eine Art von Mechanismus ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass etwas sehr schnell schief geht und Ihr Projekt zu einem Desaster wird.

Definition: RASCI ist eine Matrix (d.h. ein Diagramm, ein Modell oder ein Rahmen), die dazu dient, alle Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Projektbeteiligten zu ermitteln. Sie legt eindeutig fest, wer an einer bestimmten Teilaufgabe eines Projekts arbeitet.

RASCI ist die Abkürzung für: Responsible (Durchführungsverantwortung), Accountable (Gesamtverantwortung), Supportive (unterstützend), Consulted (konsultiert), Informed(informiert) 

RASCI-Diagramme beseitigen die Situationen, in denen “wer macht was”, “wer kann bei dieser Aufgabe helfen” und “wer ist für diese Aufgabe verantwortlich” in vielen Projekten ohne RASCI vorkommen. Durch die Verwendung von RASCI können wir:

• Schnell Projektkonflikte innerhalb von Gruppen lösen
• Effiziente Projektverwaltung
• Beseitigung aller Unklarheiten, indem Sie jedem Projektgruppenmitglied bestimmte Aufgaben zuweisen.
• Dokumentation und ordnungsgemäße Verteilung der Projektverantwortung
• Erkennen, ob eine einzelne Person mit Aufgaben überlastet ist
• Schaffung von Klarheit durch Festlegung der organisatorischen Projekthierarchie

Erweitern wir die Definition noch ein wenig:

Responsible – Betrachten Sie diese Person als den Projektverantwortlichen. Es können mehrere Personen für eine Aufgabe verantwortlich sein, und wenn Hilfe benötigt wird, können sie ein oder mehrere unterstützende Mitglieder um Hilfe bitten.

Accountable – Diese Person hat die endgültige Kontrolle über eine Projektaufgabe und die mit ihr verbundenen Ressourcen. In der Regel werden sie die Zuständigkeiten für die Projektarbeit zuweisen und delegieren. Es wird dringend empfohlen, nur eine Person mit einer Aufgabe zu betrauen.

Unterstützend – Unterstützende Personen sind in der Lage, den verantwortlichen Projektmitarbeitern Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Sie arbeiten aktiv mit der zuständigen Person zusammen, um das Projekt bis zum Abschluss zu begleiten. Unterstützende Personen und Verantwortliche haben beide die gleichen Ziele zu erreichen.

Konsultiert – Die Konsultierten sind dazu da, der verantwortlichen Person zu helfen, ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Bei diesen Personen kann es sich um Berater auf ihrem jeweiligen Gebiet handeln, die wertvolle Fachkenntnisse in das Projekt einbringen. Die Verantwortlichen werden konsultiert, um Ratschläge, Meinungen, Hilfe oder Erfahrungen bitten, die für das Projekt relevant sind.

Informiert – Dies sind die Personen, die während des gesamten Projektzyklus auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Aufgrund ihres Status als Projektbeteiligte oder der Tatsache, dass sie von dem Projekt betroffen sind, müssen sie in allen Phasen bis hin zum Projektabschluss über die Fortschritte informiert werden.

RASCI und RACI – Gibt es einen großen Unterschied?

Bei den vielen RASCI- und RACI-Diagrammen, die es gibt, kann die Unterscheidung zwischen ihnen etwas verwirrend sein.

Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Obwohl sie in der Praxis dasselbe bedeuten, gibt es natürlich einen deutlichen Unterschied mit dem “S” in RASCI (für Support). Organisationen, die sich für die Verwendung von RACI entscheiden, können dies tun, weil ein “S” nicht identifiziert werden muss, da es Teil des “R” (Responsible) oder “C” (Consulted) als Teammitglied sein kann.

Der größte Unterschied bei der Aufnahme des “S” in RASCI besteht darin, dass damit die Tatsache anerkannt wird, dass die als Unterstützer des Projekts identifizierten Personen eine Ressource sind, die für das Projekt Kosten verursacht und die Zeit des Unterstützers erfordert. Auch wenn sie nicht direkt für die Projektaufgabe verantwortlich sind, so stellen sie doch ihre Erfahrung, ihr Wissen, ihre technischen Fähigkeiten usw. zur Verfügung, die mit Kosten verbunden sind, sei es in Form von Zeit, Vergütung oder einer anderen Tätigkeit. Die Verwendung des “S” zeigt deutlich, dass es eine Gruppe von nicht erfassten Projektteammitgliedern gibt, die Ressourcen ohne Verantwortlichkeiten bereitstellen, die für das Projekt von entscheidender Bedeutung sind.

So kann beispielsweise ein Vertriebsleiter für eine Ausschreibung zur Softwareentwicklung verantwortlich sein, während der Vertriebsmitarbeiter für den Abschluss der Ausschreibung zuständig ist. An dieser Stelle ist eine Klärung durch das Ingenieurteam erforderlich. Der Ingenieur, der in keiner Weise mit dem Verkauf verbunden ist, stellt Informationen zur Verfügung, um das Dokument zu vervollständigen (Unterstützer). Der Ingenieur ist weder dafür verantwortlich, die Ausschreibung auszufüllen, noch ist er dafür verantwortlich, dass sie pünktlich und kosteneffizient erstellt wird. Die Erfahrung und der Beitrag des Ingenieurs sind jedoch entscheidend für den Erfolg und die Qualität der Ausschreibungsantworten und Kostenvoranschläge.

Durch die Identifizierung der “S” in einem Projekt wird die spezifische Beteiligung der Projektteammitglieder deutlicher erkennbar und die Erwartungen und Leistungen der einzelnen Rollen werden definiert.

Nur ein Verantwortlicher in einem RASCI, Kombination von R & A’s und die Notwendigkeit für ‘S’, ‘C’ oder ‘I’.

Da die Zuständigkeiten und Aufgaben auf die Mitglieder der Projektgruppe verteilt sind, ist es vorzuziehen, das “R” und das “A” auf eines pro Einzelaufgabe zu beschränken. Im Wesentlichen muss für jede einzelne Aufgabe ein Mitglied des Teams verantwortlich sein. Anders verhält es sich bei Organisationen, die beschlossen haben, dass beispielsweise mehr als ein “R” erforderlich sein kann.

Für manche Organisationen ist es am besten, wenn nur eine Partei für die Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist. Sie sind der Meinung, dass es eine ineffiziente Nutzung der Projektressourcen wäre, zwei oder mehr Verantwortliche für diese eine Aufgabe zu verpflichten. Andere werden argumentieren, dass die Aufgabe, um die es geht, von großer Bedeutung ist und dass es notwendig ist, dass mehr als ein Beteiligter verantwortlich ist, da die kombinierten Bemühungen der “R “s bessere Fachkenntnisse für die Aufgabe mit sich bringen.

Außerdem kann es vorkommen, dass die verantwortliche und die rechenschaftspflichtige Partei für eine Aufgabe dieselbe Person ist. Bei bestimmten Projekten ist dies eine naheliegende Annahme. Wenn dies der Fall ist, muss das “R” nicht gesondert erwähnt werden. Wenn jedoch zwei Personen mit der gleichen Verantwortung und Rechenschaftspflicht betraut sind, muss es mindestens ein “R” und ein “A” für jede einzelne Aufgabe geben.

Schließlich wird es Projekte geben, bei denen eine einzelne Aufgabe kein “S”, “C” oder “I” benötigt. Dass Sie Lücken in Ihrer Matrix haben, ist in diesem Fall kein Problem und völlig normal. In einer Matrix muss nicht jede leere Zelle ausgefüllt werden.

Die Auswirkungen der Nichtbefolgung von RASCI

Wenn es sich um ein komplexes Projekt mit vielen Teammitgliedern und einer beträchtlichen Anzahl von Aufgaben handelt, wird sich der Verzicht auf eine RASCI-Matrix sowohl auf die Mitglieder des Projektteams als auch insgesamt auf eine Vielzahl von Projektergebnissen negativ auswirken.

Es wird keine Teams oder gar Einzelpersonen geben, die in Harmonie arbeiten. Die Schuld wird weitergereicht, Verantwortlichkeit wird nicht durchgesetzt, und Entscheidungen werden ohne Beteiligung oder Wissen anderer Teammitglieder getroffen, oder schlimmer noch, selbst die kleinsten Entscheidungen werden nicht getroffen, was alles andere verzögert.

Ohne eine ordnungsgemäße Aufgabenzuweisung ist die Gefahr von Zeitfressern und nachlassenden Teammitgliedern sehr groß. Andererseits fühlen sich manche Teammitglieder überfordert, weil ihnen zu viel Arbeit aufgebürdet wurde. Demotivierte Teams bringen nie 100 % Leistung.