Kollaboration & Steuerung

Mit Interfacing wird Ihr Unternehmen in die Lage versetzt, durch prozessbasierte Qualitäts-, Leistungs- und Geschäftsprozess-Governance die Komplexität und den kontinuierlichen Wandel Ihres Unternehmens effizient zu steuern.
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Geschäftsprozess-Governance & Geschäftsprozess-Kollaboration

Business Process Governance and Business Process Collaboration

In allen Phasen Ihres Programms (Inhaltsentwicklung, Schulung, Änderungsmanagement, laufende Aktualisierungen und Verbesserungen) sind Zusammenarbeit, Kommunikation und die Steuerung von Geschäftsprozessen der Schlüssel zum Erfolg. Das Enterprise Process Center® bietet Teammitgliedern ein zentrales, wiederverwendbares Repository, mit dem mehrere Personen parallel arbeiten können, ohne das Risiko, Inhalte zu duplizieren oder die Arbeit eines anderen zu überschreiben. Die Mitarbeiter werden über neu veröffentlichte Versionen benachrichtigt, müssen bestätigen, dass sie die Änderungen gelesen und verstanden haben, und verfügen über ein benutzerfreundliches Forum, um Verbesserungswünsche vorzubringen oder Probleme zu diskutieren, sobald sie auftreten. Es ist von großer Bedeutung für den Erfolg, den Mitarbeitern Instrumente für die Zusammenarbeit an die Hand zu geben, und ebenso wichtig ist es, die ständige Rechenschaftspflicht und Führung durchzusetzen. EPC vereinfacht diese Notwendigkeit mit automatisierten Kontrollmaßnahmen, wie z.B. Überprüfungs- und Genehmigungszyklen sowie Lese-/Schreib- und Löschsicherheitszugriffsrechte für alle Inhalte im Entwurf vs. der veröffentlichten Version. Darüber hinaus verfolgt und speichert die EPC-Plattform alle historischen Details einer Änderung, von der Anfrage bis zur Implementierung, einschließlich aller Einzelheiten einer Änderung für eine detaillierte Audit-Berichterstattung.

Gartner® Certified

Das Enterprise Process Center® wurde von Gartner® als weltweit führend in den Bereichen Business Operation System, Operational Intelligence & Enterprise Business Process Analysis (EBPA), einschließlich Unternehmensarchitektur, Geschäftsprozessanalyse, Strategy-to-Execution & Workflow-Automatisierung anerkannt.

Kommunikation & Benachrichtigungen

Diskussionsforen:

Mitarbeiter können Fragen stellen, Verbesserungen vorschlagen oder Vorfälle zu allen im System verwalteten Inhalten (Prozesse, Antrag, Dokumente, Geschäftsregeln usw.) mit Kollegen an verschiedenen Standorten, Standorten oder Regionen besprechen. Die Stellen benachrichtigen alle Personen, die sich für einen Beitrag zum Gespräch angemeldet haben, und weisen Aufgaben denjenigen zu, die für die Ergreifung von Maßnahmen verantwortlich sind. Der standortübergreifende Austausch von Herausforderungen, Lösungen und bewährten Verfahren mit Experten fördert die Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung.

Nachverfolgung von Beiträgen:

Mitarbeiter können ihre eigenen Anfragen verfolgen und das Management kann den Fortschritt aller Fragen, Vorfälle und Änderungsanfragen überwachen, indem es Filter nach Status (z. B. Offen, Genehmigt, In Bearbeitung, Warten auf Veröffentlichung, Geschlossen), Frist oder Priorität anwendet.

Sammeln Sie Feedback & Stimmen sie ab:

Betroffene können Feedback geben und für einen Änderungsantrag stimmen, so dass der Verantwortliche eine gut informierte Entscheidung treffen kann, ob er eine Anpassung genehmigt oder ablehnt. Das Abstimmen gibt jedem eine Stimme und stellt sicher, dass Empfehlungen aus einer einzigen Quelle“ nicht angewendet werden, bevor nicht Input von anderen Stakeholdern eingeholt wurde, weil eine Änderung für einige eine Verbesserung, für andere aber nachteilig sein kann (z.B. Verbesserung der Effizienz, aber Risiko der Nichteinhaltung, oder Reduzierung manueller Tätigkeiten, aber zu nachgeschalteten Informationslücken oder Kundenzufriedenheit führt).

Benachrichtigungen:

Das EPC zeigt die Anzahl der neuen Benachrichtigungen seit dem letzten Einloggen direkt in der Kopfzeile an, so dass die Mitarbeiter jederzeit wissen, dass neue Versionen verfügbar sind oder Maßnahmen ergriffen werden müssen. Darüber hinaus erreicht man viele Mitarbeiter am besten, indem man Informationen in ihren Posteingang schiebt, so dass es keine Entschuldigung dafür gibt, warum sie möglicherweise eine veraltete Version verwenden. Das EPC ist mit allen E-Mail-Servern integriert, um die Benutzer automatisch über Diskussionsbeiträge und zu erledigende Aufgaben wie anstehende oder überfällige Überprüfungen, erforderliche Genehmigungen oder neu veröffentlichte Versionen zur Bestätigung zu benachrichtigen. E-Mails enthalten direkte URLs zum Posting oder zur Aktion, so dass Benutzer mit einem einzigen Klick schnell zum Inhalt oder zur Aktion navigieren können.

Erhöhte Benutzerakzeptanz:

Das EPC inspiriert den Einzelnen, seine Meinung zu sagen: Es fördert kritisches Denken durch gut durchdachte Antworten, macht Schlüsselmitarbeiter zugänglicher und motiviert den Einzelnen, transparent miteinander zu kommunizieren. Im Gegenzug bildet sich eine Gemeinschaft und eine Prozesskultur, die in der gesamten Organisation homogen wächst.

Mehrbenutzer-Kollaboration

Kollaborative Entwicklung:

Vielen Benutzern kann der Zugriff zum Erstellen von Karten und zum Durchführen von Änderungen an Objekten gewährt werden. Dies ermöglicht ihnen die Zusammenarbeit untereinander. Indem sie die Aktivitäten der anderen aus der Vogelperspektive beobachten, können sie kritisch denken und die Bereiche erkennen, in denen sie ihre Arbeit potenziell verbessern können.

Beseitigung von Redundanzen:

Rollen, Risiken, Prozesse und andere Objekte können so oft wie nötig wiederverwendet werden. Dadurch werden die Redundanzen und Inkonsistenzen beseitigt, die zu Effizienzverlusten und unnötiger Überwachung führen.

Automatisierte Kommunikation:

Die Benutzer werden über ihre Portale sofort über Angelegenheiten informiert, die sie betreffen. Das EPC sendet auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen mit direkten URLs, um sicherzustellen, dass die Übertragung empfangen wurde.

Abonnements:

Benutzer können sich auch über Objekte informieren lassen, die sie indirekt beeinflussen können, indem sie diese abonnieren. Auf diese Weise würden sie Benachrichtigungen erhalten, wenn sich Änderungen ergeben.

Eigentums- und Verantwortlichkeitszuweisung

RASCI-VS Matrix:

Durch die Verwendung der RASCI-VS-Matrix zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten können sie besser verstehen, was von ihnen erwartet wird, und sehen, welche Systeme ihnen zur Verfügung gestellt wurden. Dies erhöht die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.

Wiederkehrende Benachrichtigungen:

Die Mitarbeiter werden kontinuierlich über die Unternehmensstandards und -richtlinien informiert, sobald neue Versionen veröffentlicht werden, ob es eingehende Überprüfungszyklen gibt oder ob sie über ihre Portal-Dashboards und E-Mail-Benachrichtigungen Handlungsbedarf haben.

Prozesse abonnieren:

Selbst wenn Mitarbeiter nicht direkt mit Objekten in Verbindung stehen, möchten sie diese vielleicht dennoch überwachen. Ein Marketingmitarbeiter könnte beispielsweise wissen wollen, ob der Mitarbeiter, dem eine Rolle zugewiesen wurde, von einem Tag auf den anderen mit Änderungen interagiert. Auf diese Weise kann sie die bestehende Rolle abonnieren, die nach der Anpassung aktualisiert werden soll.

Lesebestätigungen:

Die Unternehmensleitung kann erkennen, wenn ihre Mitarbeiter Informationen gesehen haben, die an sie gerichtet waren. Sie können daher sicherstellen, dass die Informationen angemessen übermittelt wurden, und dafür sorgen, dass Änderungen angenommen und Maßnahmen durchgeführt werden.

Automatisierte Revisionszyklen:

Organisationen können sicher sein, dass die Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden, indem die zuständigen Mitarbeiter aufgefordert werden, die Aktualität der Informationen zu überprüfen. Dies mindert das Risiko, Prozesse bei der Einführung neuer Projekte wie ERP-Implementierungen neu bewerten zu müssen.

Management des Änderungslebenszyklus

Automatisierte Planung von Überprüfungen:

Analysten können wiederkehrende Überprüfungszyklen planen, um zu bestätigen, dass ihre Prozesse auf dem neuesten Stand sind. Die Prozessverantwortlichen werden automatisch weit vor Ablauf des Prozesses über diese informiert und müssen Anfragen entweder bestätigen oder ablehnen.

Verbesserungsvorschläge:

Mitarbeiter aller Ebenen können Prozessverbesserungen beantragen. Die Kollegen können den Vorschlag dann diskutieren und darüber abstimmen.

Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen:

Wenn Prozesse als veraltet markiert sind oder wenn ein Verbesserungsantrag eingereicht und genehmigt wird, kann eine Benachrichtigung an einen bestimmten Mitarbeiter mit einer Anweisung zur Durchführung der Änderungen gesendet werden.

Serielle vs. parallele Genehmigungen:

Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, müssen sie genehmigt werden. Der Genehmigungspfad kann so eingestellt werden, dass er entweder von unten nach oben eskaliert oder dass alle Genehmigenden gleichzeitig benachrichtigt werden. Wenn der parallele Pfad gewählt wird und einer der erforderlichen Genehmigenden die Änderungen ablehnt, wird die Anfrage zusammen mit einem Feedback an den zuständigen Mitarbeiter zurückgesandt.

Lesebestätigungen:

Sobald die Änderungen genehmigt sind, erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine Benachrichtigung über eine neue Version. Sie müssen sie dann prüfen und bestätigen, dass sie von den Änderungen Kenntnis haben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Betrieb einheitlich ausgerichtet ist.

Verbesserungs-Lebenszyklus Historie:

Die Benutzer profitieren von einer detaillierten Historie der Änderungen, Ablehnungen und Genehmigungen, die an der Verbesserung eines bestimmten Objekts während seines gesamten Lebenszyklus beteiligt waren.

Versionierung und Prüfpfad

Vollständige Prüfpfade:

Das EPC behält die Geschichte jeder Veränderung (wann, wer, was), die während der Existenz eines Objekts stattgefunden hat. Diese können entweder innerhalb der Suite angezeigt oder zu Berichtszwecken in Excel exportiert werden.

Versionsvergleiche:

Während Prüfprotokolle jede Änderung innerhalb eines einzelnen Formulars detailliert aufführen, können Analysten auch eine Version eines bestimmten Objekts mit einer früheren Version vergleichen. Außerdem haben die Benutzer in der Prozesslandkarte das Recht, die aktuelle Version eines Prozesses mit jeder früheren Version zu vergleichen. Auf diese Weise kann das Management die Änderungen des Objekts und des Prozesses im Laufe der Zeit visualisieren und einige der Merkmale der älteren Version reproduzieren. Die Benutzer können jedoch nicht zu früheren Versionen zurückkehren, da dies auch zu Objekten führen würde, die mit ihnen verbunden sind, und die Konsistenz der Versionsstempelung beeinträchtigen würde.

Stempelung der Major- und Minor-Version:

Analysten können den Grad einer Änderung durch den Stempel der Version angeben. Größere Änderungen können durch Aufrunden auf die nächstliegende ganze Zahl (z.B. 1.03 auf 2) dargestellt werden, während kleinere Änderungen durch Aufrunden der Dezimalstellen dargestellt werden können.

Genehmigungs-Historie:

Die vollständige Historie, einschließlich der Kommentare und überarbeiteten Dokumente, kann für jede Änderung an jedem Objekt, das einen Genehmigungszyklus erfordert, verfolgt und eingesehen werden.

Zugriffsverwaltung

Entwurf und offizielle Versionierung:

Wenn Analysten Änderungen vornehmen, haben sie die Möglichkeit, die Änderungen entweder zu veröffentlichen oder sie als in Bearbeitung zu markieren. Endbenutzer können nur die veröffentlichten Inhalte sehen, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn Analysten bestimmte Endbenutzer konsultieren, einbinden und über die Änderungen informieren müssen, können sie auch die Sicherheit „Letzter Stand“ für diejenigen Endbenutzer einstellen, die kein Bearbeitungsrecht haben, um die im Entwurf des Prozesses vorgenommenen Änderungen zu sehen.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle:

Benutzer erhalten eindeutige Berechtigungsnachweise, die auf ihren Rollen basieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Rolle die gleichen Berechtigungen und Zugriffsrechte hat, was die Systemwartung erleichtert.

Benutzer-Authentifizierung:

EPC-Administratoren können die Benutzerauthentifizierung mit Active Directory verwalten. Das EPC unterstützt Single Sign-on (SSO), NTLM2 und SAML 2.0; diese Flexibilität stellt sicher, dass die Anmeldedaten zentral in einem einzigen System gehalten und verwaltet werden.

Verschlüsselte Kommunikation:

Das EPC hält die Netzwerkkommunikation durch HTTPS-Verschlüsselung (Port 443) privat.

Berechtigungen zum Löschen, Schreiben, Lesen und Genehmigen:

Abgesehen von der Gewährung von Anzeigezugriff können Administratoren bestimmten Benutzern auch das Schreiben, Löschen und/oder Genehmigen erlauben.

Benutzergruppierung:

Die Zugriffsrechte der Benutzer können durch die Bildung von Gruppen zusammengefasst werden. Dies vereinfacht die Wartung, da schnelle Änderungen an einer Gruppe von Benutzern vorgenommen werden können, anstatt sie einzeln ändern zu müssen. In Ausnahmefällen können bestimmte Benutzer innerhalb dieser Gruppen besondere Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen erhalten.

Sicherheitsvererbung:

Neue Objekte erben die Berechtigungen, die ihren Eltern erteilt wurden, was den Aufwand für die Systemwartung erheblich erleichtert. Wenn Benutzer nicht auf bestimmte Ordner oder Objekte innerhalb des EPC zugreifen können, können sie auch nicht auf alles (einschließlich anderer Objekte) zugreifen, was in ihnen gespeichert ist.

Internationalisierungs-Management

Standard Karten-Widget auf der Startseite:

Die Anzahl und Konzentration der lokalisierten Prozesse pro Land ist jetzt in diesem neuen Widget verfügbar und kann direkt auf einer Weltkarte visualisiert werden.

Lokalisierung von Prozessen zur Verwaltung zugehöriger Prozesse:

Das EPC ermöglicht es den Anwendern, bestimmte Eigenschaften und Merkmale eines Prozesses zu optimieren, lokalisierte Kopien des Prozesses zu erstellen und diese Kopien dann nach Standort oder Produkt und Dienstleistung zu benennen, um regionalen Unterschieden eines Prozesses Rechnung zu tragen. Benutzer müssen die lokalisierten Prozesse nicht für jedes Land neu abbilden, da die Lokalisierung den Quellprozess erbt. Mit dieser fortschrittlichen neuen Funktion können Sie Ihre Prozesse weltweit oder produkt- und dienstleistungsübergreifend besser überwachen und verbessern.

In-App Vorschläge zur Übersetzung von Inhalten:

Lokalisierte Inhalte kommen globalen Benutzern zugute, die einen Prozess in ihrer Muttersprache besser verstehen können. Das EPC hat die Mehrsprachigkeitsfunktionen erweitert, um dynamische Übersetzungsvorschläge zu geben, so dass Benutzer mehrsprachige Kopien eines Prozesses erstellen können, ohne von Grund auf neu übersetzen zu müssen oder das EPC zu verlassen. Die Benutzer sind in der Lage, die vorgeschlagene Übersetzung zu überprüfen, bevor sie sie bestätigen, oder die vorgeschlagene Übersetzung auf der Grundlage der Sprachkenntnisse der Benutzer anzupassen.

Unterschiedliche Dokumente für unterschiedliche Standards:

Angesichts der unterschiedlichen Vorschriften, Regeln und Anforderungen in den verschiedenen Regionen müssen die Benutzer möglicherweise unterschiedliche Vorlagen implementieren, um lokale Dokumente zu erstellen. Mit Hilfe des EPC haben die Benutzer die Möglichkeit, ihren vorhandenen Inhalt zu nutzen und verschiedene Dokumente zu generieren, einschließlich SOP (Standard Operating Procedure), Prozessarbeitsmappe, Richtlinien- und Analyse-Arbeitsmappe und jede Art von Dokumentation aus einer vorhandenen Vorlage, wodurch die Standardisierung von Dokumenten schnell und mühelos möglich ist.

Prozesssynchronisierung für die Kollaboration mehrerer Benutzer:

Die Schaltfläche „Sync“ innerhalb der Prozesslandkarte ermöglicht es mehreren Benutzern (globale Benutzer), Änderungen einer Karte zu sehen, wie sie in Echtzeit von einem anderen Benutzer (Prozess-Mapper) vorgenommen werden. Mit dieser neuen Funktion können Benutzer einen Prozess in Echtzeit visualisieren, verstehen und gemeinsam daran arbeiten, wodurch unnötige Prozessänderungen aufgrund von Missverständnissen oder mangelnder Kommunikation weiter vermieden werden.

Detaillierte Analysen zur EPC-Nutzung

Echtzeit-Verfolgung zur Überwachung der Aktivitäten auf dem EPC:

Mit Echtzeitdaten können Sie Berichte zur Überwachung der Nutzung des EPC dynamisch anzeigen und abrufen, einschließlich der Anzahl der aktiven Benutzer, der am häufigsten aufgerufenen Seiten, der Anzahl der Benutzer auf jeder Seite, der geografischen Standorte der Benutzer und der Objekte, mit denen die Benutzer interagieren. Es ist erwähnenswert, dass Sie die volle Kontrolle über den Datenschutz Ihrer Nutzer haben, indem Sie Ihre Nutzer in Google Analytics für Ihre Informationssicherheit anonym halten.

Verfolgung des Benutzerverhaltens, um zu messen, was im EPC am wichtigsten ist:

Je mehr Sie über Ihre Benutzer wissen, desto besser wissen Sie, wie Sie in das EPC investieren, es personalisieren und einsetzen können. Durch die Verfolgung des Benutzerverhaltens können Sie die Leistung des EPC anhand umfassender Metriken überwachen, darunter die Anzahl der Gesamtbesuche, einzigartige Seitenaufrufe, Anzahl der Sitzungen pro Land, durchschnittliche Sitzungsdauer, Anzahl der Downloads pro Objekt, durchschnittliche Verweildauer pro Objekt… Das Verständnis des Benutzerverhaltens hilft Ihnen, die Konfiguration zu verbessern, um die Benutzerakzeptanz, die tägliche Nutzung und die Loyalität des EPC zu erhöhen.

EEvent Tracking zur Bewertung des Benutzerengagements im EPC:

Die Ereignisverfolgung zeichnet Benutzerinteraktionen mit Elementen des EPC auf, wie z. B. das Herunterladen von PDF-Dateien und anderen Medien, die Zeit, die mit dem Anschauen eines Videos verbracht wurde, die Anzahl der Genehmigungszyklen und Bestätigungen, die Häufigkeit der Beiträge zur Zusammenarbeit im Forum usw., um Ihnen bei der Einschätzung des Benutzerengagements in Ihrer Organisation zu helfen.

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