Gobernanza de procesos de negocio y Colaboración en procesos de negocio
A lo largo de todas las fases de su programa (desarrollo de contenidos, capacitación, gestión de cambios, actualizaciones y mejoras continuas), la colaboración, la comunicación y la gobernanza de los procesos de negocio es clave para el éxito. Enterprise Process Center® proporciona a los miembros del equipo un repositorio reutilizable centralizado en el que varias personas pueden trabajar en paralelo sin el riesgo de duplicar el contenido ni sobrescribir el trabajo de otra persona. Los empleados son notificados de las versiones recién publicadas, necesitan confirmar que leen y entienden los cambios, y tienen un foro fácil de usar para plantear solicitudes de mejora o discutir los problemas a medida que surgen. Dotar a los empleados de herramientas para colaborar es de gran importancia para el éxito; y lo mismo ocurre con la aplicación de la rendición de cuentas y la gobernanza permanentes. EPC simplifica esta necesidad con medidas de control automatizadas, como ciclos de revisión y aprobación y borrador frente a la versión publicada de lectura/escritura y eliminación de derechos de acceso de seguridad en todo el contenido. Además, la plataforma EPC realiza un seguimiento y almacena todos los detalles históricos de una modificación, desde la solicitud hasta la implementación, incluidos todos los detalles de un cambio para informes de auditoría detallados.
Certificado Gartner®
Enterprise Process Center® reconocido por Gartner® como líder mundial en Sistemas de Operación Empresarial, Inteligencia Operacional y Análisis de Procesos de Negocio Empresarial (EBPA), incluyendo Arquitectura Empresarial, Análisis de Procesos de Negocio, Estrategia a Ejecución y Automatización de Flujos de Trabajo.
El kit de herramientas de EPC proporciona a la organización:
Comunicación y notificaciones
Foros de debate:
Los empleados pueden hacer preguntas, sugerir mejoras o generar incidentes en todo el contenido administrado dentro del sistema (procesos, aplicaciones, documentos, reglas de negocio, etc.) con colegas en diferentes sitios, ubicaciones o regiones. Las publicaciones notificarán a todos los suscritos para contribuir a la conversación y asignar tareas a aquellos que son responsables de tomar medidas. Compartir desafíos, soluciones y mejores prácticas con expertos en ubicaciones refuerza la colaboración y la mejora continua.
Seguimiento de publicaciones:
Los empleados pueden realizar un seguimiento de sus propias solicitudes y la dirección supervisa el progreso de todas las preguntas, incidentes y solicitudes de cambio aplicando filtros según su estado (por ejemplo, Abierto, Aprobado, Trabajo en curso, Esperando publicar, Cerrado), fecha límite o prioridad.
Recoger comentarios y votos:
Las partes interesadas pueden proporcionar comentarios y votar por una solicitud de cambio para que el responsable pueda tomar una decisión bien informada si aprobar o rechazar un ajuste. La votación da voz a todos y garantiza que las recomendaciones de “fuente única” no se apliquen antes de recopilar las aportaciones de otras partes interesadas porque un cambio que puede ser una mejora para algunos, pero que perjudica a otros (por ejemplo, mejorar la eficiencia pero el incumplimiento del riesgo, o reduce las actividades manuales, pero causa brechas de información posteriores o la satisfacción del cliente).
Notificaciones:
EPC destaca el número de nuevas notificaciones desde la última vez que inició sesión directamente en el encabezado y en todo momento para que los empleados sepan que hay nuevas versiones disponibles o que es necesario realizar acciones. Además, la mejor manera de llegar a muchos empleados es empujando información a sus bandejas de entrada para que no haya excusa en cuanto a por qué pueden estar usando una versión obsoleta. El EPC se integra con todos los servidores de correo electrónico para notificar automáticamente a los usuarios de las publicaciones de los debates y de las tareas que deben completarse, como las revisiones próximas o atrasadas, las aprobaciones requeridas o las nuevas versiones publicadas para confirmar. Los correos electrónicos contienen direcciones URL directas a la publicación o acción para que los usuarios puedan navegar rápidamente al contenido o a las acciones con un solo clic.
Aumento de la adopción de usuarios:
El EPC inspira a las personas a expresar su opinión: fomenta el pensamiento crítico a través de respuestas bien pensadas, hace que los empleados clave sean más accesibles y motiva a las personas a comunicarse de manera transparente entre sí. A su vez, se formará una comunidad y una cultura de proceso crecerá de manera homogénea en toda la organización.
Colaboración multiusuario
Desarrollo Colaborativo:
A muchos usuarios se les puede conceder acceso para crear mapas y realizar cambios en los objetos. Esto les permite colaborar juntos. Observar las actividades de los demás a vista de un pájaro les ayuda a pensar críticamente y detectar las áreas donde potencialmente pueden mejorar su trabajo.
Eliminación de redundancia:
Los roles, los riesgos, los procesos y otros objetos se pueden reutilizar tantas veces como sea necesario. Esto elimina las redundancias e inconsistencias que conducen a una pérdida de eficiencia y a un control innecesario.
Comunicaciones automatizadas:
Suscripciones:
Los usuarios también pueden mantenerse informados sobre los objetos que pueden afectarlos indirectamente suscribiéndose a ellos. Por lo tanto, recibirían notificaciones si se realizaran cambios.
Asignación de propiedad y rendición de cuentas
Matriz RASCI-VS:
Mediante el uso de la matriz RASCI-VS para asignar responsabilidades, pueden comprender mejor lo que se espera de ellas y ver qué activos se han puesto a su disposición. Esto aumenta la responsabilidad de los empleados.
Notificaciones recurrentes:
Procesar suscripciones:
Incluso si los empleados no están directamente asociados a los objetos, es posible que aún quieran supervisarlos. Por ejemplo, un empleado de marketing puede querer saber si el empleado asignado a un rol con el que interactúa cambia de un día para otro. De este modo, puede suscribirse a la función existente que se actualizará una vez que se realice el ajuste.
Leer confirmaciones:
La administración puede detectar cuando su personal ha visto la información que le fue dirigida. Por lo tanto, pueden garantizar que la información se transmitió adecuadamente y asegurarse de que se adoptan cambios y se realizan acciones.
Ciclos de revisión automatizados:
Las organizaciones pueden estar aseguradas de que la información se mantenga actualizada en todo momento a través de las indicaciones que requieren que los empleados responsables validen la moneda de la información. Esto mitiga el riesgo de tener que reevaluar los procesos para lanzamientos de nuevos proyectos, como las implementaciones de ERP.
Gestión del ciclo de vida de los cambios
Programación automatizada de revisiones:
Los analistas pueden programar ciclos de revisión recurrentes para confirmar que sus procesos están actualizados. Los propietarios de procesos son informados automáticamente de estas fechas de vencimiento mucho antes del proceso, y deben confirmar o rechazar solicitudes.
Solicitudes de mejora:
Asignación de tareas y notificaciones:
Si los procesos se marcan como obsoletos o si se presenta y aprueba una solicitud de mejora, se puede enviar una notificación a un empleado dedicado con una instrucción para realizar los cambios.
Aprobaciones en serie vrs paralelas:
Una vez realizados los cambios, deben ser aprobados. La ruta de acceso de aprobación se puede establecer para escalar de abajo hacia arriba o para notificar a todos los aprobadores simultáneamente. Si se selecciona la ruta paralela y uno de los aprobadores necesarios rechaza los cambios, la solicitud se devuelve al empleado dedicado junto con los comentarios.
Leer confirmaciones:
Una vez aprobados los cambios, todos los empleados afectados recibirán una nueva notificación de versión. A continuación, deben examinarlo y confirmar que están conscientes de los cambios. Esto garantiza que las operaciones se alineen de forma coherente.
Mejora del ciclo de vida histórico:
Los usuarios se benefician de un historial detallado de los cambios, rechazos y aprobaciones que se produjeron en el mejoramiento de cualquier objeto dado a lo largo de su ciclo de vida.
Versión y seguimiento de auditoría
Rutas de auditoría completas:
EPC conserva un histórico de cada cambio (cuándo, quién, qué) que ha tenido lugar a lo largo de la existencia de un objeto. Estos se pueden ver dentro de la suite o se pueden exportar a Excel para fines de informes.
Comparaciones de versiones:
Mientras que las pistas de auditoría detallan cada cambio en un solo formulario, los analistas también pueden comparar una versión de un objeto determinado con una anterior. Además, en el mapa de procesos, los usuarios tienen derecho a comparar la versión actual de un proceso con cualquier anterior. Esto permite a la administración visualizar los cambios del objeto y el proceso a lo largo del tiempo y ayuda a replicar algunas de las características de la versión anterior. Sin embargo, los usuarios no pueden volver a versiones anteriores, ya que esto también revertiría los objetos que están asociados a ellos y rompería la coherencia de marcado de versiones.
Estampado de versiones principales y secundarias:
Los analistas pueden indicar el grado de un cambio a través del sello de su versión. Los cambios importantes se pueden demostrar redondeando hasta el entero más cercano (por ejemplo, 1.03 a 2), mientras que los cambios menores se pueden representar redondeando decimales.
Historial de aprobación:
El historial completo, incluidos los comentarios y los documentos revisados, se puede realizar un seguimiento y ver para cualquier modificación dada en cualquier objeto que requiera un ciclo de aprobación.
Administración de acceso a la seguridad
Borrador y versiones oficiales:
Cuando los analistas aplican cambios, tienen la opción de publicar los cambios o marcarlos en curso. Los usuarios finales solo pueden ver el contenido publicado para evitar confusiones. Si los analistas necesitan consultar, involucrar e informar a ciertos usuarios finales de los cambios, también pueden establecer la seguridad “mostrar el último permiso” para aquellos usuarios finales que no tienen derecho de edición a ver los cambios realizados dentro del borrador del proceso.
Control de acceso basado en roles:
A los usuarios se les asignan credenciales únicas que se basan en sus roles. Esto garantiza que cada rol tenga los mismos permisos y derechos de acceso, lo que facilita el mantenimiento del sistema.
Autenticación de usuario:
Los administradores de EPC pueden administrar la autenticación de usuarios con Active Directory. El EPC es compatible con el inicio de sesión único (SSO), NTLM2 y SAML 2.0; esta flexibilidad garantiza que las credenciales de inicio de sesión se mantengan y gestionen de forma centralizada dentro de un único sistema.
Comunicaciones cifradas:
Permisos de eliminación, escritura, lectura y aprobación:
Agrupación de usuarios:
Los derechos de acceso de los usuarios se pueden agrupar mediante la creación de grupos. Esto simplifica el mantenimiento, ya que se pueden realizar cambios rápidos en un conjunto de usuarios en lugar de tener que modificarlos individualmente. En circunstancias excepcionales, a los usuarios específicos de estos grupos se les pueden dar derechos de acceso especiales a cierta información.
Herencia de seguridad:
Los nuevos objetos heredan los permisos concedidos a sus padres, lo que facilita significativamente los esfuerzos de mantenimiento del sistema. Si los usuarios no pueden acceder a ciertas carpetas u objetos dentro del EPC, tampoco pueden acceder a nada (incluidos otros objetos) que se encuentran dentro de ellos.
Gestión de la internacionalización
Tipo de widget de mapa predeterminado en la página de inicio:
El número y la concentración de los procesos localizados por país ya está disponible en este nuevo widget y se puede visualizar directamente en un mapa del mundo.
Localización de procesos para gestionar procesos asociados:
EPC permite a los usuarios ajustar ciertas propiedades y características de un proceso, crear copias localizadas del proceso y, a continuación, designar esas copias por ubicación o producto y servicio con el fin de acomodar las diferencias regionales de un proceso. Los usuarios no necesitan volver a asignar procesos localizados para cada país, ya que la localización hereda el proceso de origen. Esta nueva función avanzada le ayudará a supervisar y mejorar mejor sus procesos en todo el mundo, o a través de productos y servicios.
Sugerencias de traducción de contenido en la aplicación:
El contenido localizado beneficiará a los usuarios globales para comprender mejor un proceso en sus lenguas maternas. El EPC ha aumentado las capacidades multilingües para dar sugerencias de traducción dinámicas, permitiendo a los usuarios crear copias multilingües de un proceso sin traducir desde cero o dejar el EPC. Los usuarios pueden revisar la traducción propuesta antes de confirmarla o ajustar la traducción propuesta en función de la experiencia en el idioma de los usuarios.
Diferentes documentos para diferentes estándares:
Frente a diferentes regulaciones, reglas y requisitos en diferentes regiones, los usuarios pueden necesitar implementar diferentes plantillas para generar documentos locales. Con el EPC, los usuarios tienen la capacidad de aprovechar su contenido existente y generar varios documentos, incluyendo SOP (procedimiento operativo estándar), libro de trabajo de procesos, libro de trabajo de políticas y análisis, y cualquier tipo de documentación de una plantilla existente, lo que hace que estandarizar documentos sea rápido y sin esfuerzo.
Sincronización de procesos para la colaboración multiusuario:
El botón “Sincronizar” dentro del mapa de procesos permite a varios usuarios (usuarios globales) ver los cambios de un mapa a medida que los realiza otro usuario (asignador de procesos). Mediante el uso de esta nueva característica, los usuarios pueden visualizar, comprender y colaborar en un proceso en tiempo real, lo que evitará aún más modificaciones innecesarias del proceso debido a malentendidos o falta de comunicación.
Análisis detallados para el uso de EPC
Seguimiento en tiempo real para supervisar las actividades en el EPC:
Con los datos en tiempo real, puede ver y obtener informes dinámicamente para supervisar el uso del EPC, incluido el número de usuarios activos, las páginas más vistas, el número de usuarios en cada página, las ubicaciones geográficas de los usuarios y con qué objetos interactúan los usuarios. Vale la pena mencionar que tiene control total sobre la privacidad de los datos de sus usuarios al mantener a sus usuarios anónimos en Google Analytics para la seguridad de su información.
Seguimiento del comportamiento del usuario para medir lo que más importa en el EPC:
Cuanto más sepa acerca de sus usuarios, mejor sabrá cómo invertir, personalizar e implementar el EPC. A través del seguimiento del comportamiento del usuario, puede supervisar el rendimiento del EPC bajo métricas completas, incluyendo el número total de visitas, vistas de página únicas, número de sesiones por país, duración media de la sesión, número de descargas por objeto, tiempo medio invertido por objeto… Comprender el comportamiento del usuario le ayudará a mejorar la configuración para aumentar las tasas de adopción de usuarios, el uso diario y la lealtad del EPC.
Seguimiento de eventos para evaluar la participación del usuario en el EPC:
El seguimiento de eventos registra las interacciones del usuario con elementos del EPC, como descargas de PDF y otros medios, tiempo dedicado a ver un vídeo, números de ciclos de aprobación y confirmaciones, frecuencia de publicaciones de colaboración en el foro, etc., para ayudarle a estimar la participación del usuario en toda su organización.
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