Política SOP y Procedimiento de Proceso
El software de procedimiento operativo estándar (SOP) de Interfacing, basado en la nube, alinea las políticas corporativas con las operaciones y cierra la brecha entre la administración de procesos y procedimientos.
- Permite a los usuarios trazar rápidamente un mapa del proceso e identificar las brechas en las que los detalles del procedimiento faltan o son inconsistentes.
- Asegúrese de que el contenido dentro del SOP de proceso de los usuarios contenga datos coherentes y correctos sin ningún esfuerzo de mantenimiento manual.
- Salvaguardar que las políticas, reglas, leyes y reglamentos corporativos se adopten dentro del proceso y los procedimientos que rigen.
- Reduzca los costos de incorporación y estandarice las prácticas de trabajo en toda la organización.
El kit de herramientas de EPC proporciona a las organizaciones:
Procedimientos operativos estándar digitales (SOP)
Disponible en cualquier momento y en cualquier lugar (móvil)!
Obtener acceso a sus procesos, procedimientos y documentos sin importar dónde se encuentra directamente en su teléfono, tableta ou ordenador portátil! Ningún empleado llevará los manuales de usuario dondequiera que vaya y cuando haya un tiempo en necesidad (por ejemplo, una crisis por la que el acceso al procedimiento de recuperación ante desastres es inminente) no tienen el tiempo ni la paciencia para ir a buscar el procedimiento que a menudo resulta en métodos de trabajo adhoc y errores adicionales. Por lo tanto, la importancia amplificada para los empleados para tener fácil acceso a la información directamente en su teléfono.
Buscar e ir:
¡Encuentre rápido lo que necesite (incluso en su móvil)! Los empleados ya no tienen la paciencia de leer guías y manuales enteros y están acostumbrados a un mundo “Google” en el que cuando necesita algo lo busca y espera respuestas inmediatas. Al igual que Google, EPC proporciona resultados recomendados a medida que el usuario escribe sus criterios de búsqueda, y luegoal enviarlos, enumera todos los resultados en orden de la calidad de la relevancia. EPC indexa TODO el contenido capturado en el repositorio, incluidos todos los atributos, ¡incluso dentro del contenido del documento directamente!
Navegación tarea por tarea SOP:
En lugar de tener que leer un documento de 200 páginas de arriba a abajo, los usuarios ahora pueden navegar a través de sus procedimientos operativos estándar paso a paso en función de lo que están haciendo y las decisiones que toman. Los empleados pueden hacer clic en flechas para navegar a través de su proceso dentro de la forma de procedimiento de texto para que puedan leer sólo lo que es pertinente para ellos!
Soporte multimedia (vídeos):
Si una imagen vale más que mil palabras, ¡un video vale un millón! Esta es la era “YouTube”, la gente es visual y aprenderá 10 veces más rápido viendo un video corto de 1 minuto que leyendo un documento de 2 páginas. Incluya vídeos de procedimientos (capturas de pantalla o clips cortos filmados en su teléfono) junto con sus procedimientos operativos estándar basados en texto e imágenes que pueden maximizar la productividad del usuario y la adopción de uso/referencia a una base de conocimiento. El EPC también es compatible con la vista previa de vídeo para evitar la molestia de descargar vídeos de gran tamaño para sus usuarios finales.
Incrustar enlaces de aplicaciones y URL de sitio web:
Dentro de un SOP digital, sus empleados no sólo tienen una descripción clara de “qué y cómo” tienen que hacer, sino que también pueden incluir enlaces de aplicación al “dónde” necesitan hacerlo. Además, si alguna información no está clara, puede hacer clic fácilmente para consultar documentación externa adicional para obtener más detalles (por ejemplo, wikis, sitios web, archivos de ayuda).
Vista previa del documento SOP de copia suave:
Los empleados pueden previsualizar (vs. descargar) directamente copias de Software de Adobe PDF en línea de los SOP digitales basados en web en función de su plantilla estándar. La vista previa permite a los empleados validar que encontraron el documento correcto antes de descargarlo, así como leer documentos directamente en línea sin tener que descargar (por ejemplo, en el móvil o la tableta).
También hay que mencionar que aunque los documentos son fáciles de usar y populares entre los usuarios finales, la descarga puede correr el riesgo de que un usuario guarde una copia ligera en su escritorio localmente y luego no se refiera a la versión actual actualizada en el futuro. En este caso, la característica de vista previa agrega un gran valor para garantizar información precisa y puntual en toda la organización.
Obtenga su resumen de SOP en un segundo:
Además de previsualizar archivos SOP directamente en el EPC, los usuarios también tienen la opción de obtener un “Resumen” integrado de un SOP dentro de la página Detalles del proceso. La sección “Resumen” incluye información clave (RACI, documentos, riesgos, etc.) asociada a un proceso y sus objetos de flujo de un vistazo. Si prefiere descargar una copia en lugar de obtener una vista previa de un resumen, puede obtener el archivo de Word del SOP en un segundo haciendo clic en el botón “Procesar libro” en la página Detalles.
SOP copia impresa automatizada
Generador de documentos:
¡No más tiempo y esfuerzo perdido en la creación manual y el mantenimiento de procedimientos operativos estándar e instrucciones de trabajo! EPC tiene un generador de documentos integrado que crea sus documentos para usted basado en plantillas estandarizadas preconfiguradas. Esto permite a su equipo centrarse en la mejora, al tiempo que se asegura de que los documentos siempre se mantengan actualizados! Más allá de los procedimientos operativos estándar (SOP), la función de generador de documentos también se puede aprovechar para la documentación de requisitos, informes de auditoría, guías de usuario y manuales de capacitación!
Crea tus propias plantillas con facilidad en Word:
Además de construir su SOP en el generador de documentos de EPC, los usuarios también tienen la opción de construir SOP pre-formatear sus propias plantillas SOP en Word y luego cargar estos archivos directamente el EPC! De esta manera, los usuarios pueden crear plantillas más personalizables con la facilidad de usar Word. Para tener un documento SOP que muestre información de un proceso, los usuarios pueden simplemente agregar etiquetas de plantilla directamente en el archivo estandarizado preconfigurado y, a continuación, cargar la plantilla en el EPC de forma similar a otros documentos.
Plantillas estandarizadas listas para usar:
Edición de texto enriquecido (viñetas, imágenes, tablas, videos):
El texto sin formato no es lo suficientemente adecuado para proporcionar a los empleados instrucciones de trabajo claras sobre lo que necesitan hacer y cómo deben hacerlo. Los procedimientos de documentación requieren capacidades de formato de texto enriquecido, esto significa admitir características de formato de tipo de MS Word, como listas (por ejemplo, ordenar pasos o prioridades), incrustar imágenes (por ejemplo, una captura de pantalla de la aplicación o apoyar diagrama o imagen de maquinaria), negrita/cursiva/subrayado (para enfatizar encabezados y temas), tablas (para particionar información dentro de un formato fácil de usar), así como videos (por ejemplo, un video de procedimientos para demostrar un procedimiento operativo de extremo a extremo).
Estampado de versión del documento:
A menudo es difícil para los usuarios rastrear si están utilizando o no la versión correcta de un documento o procedimiento operativo estándar una vez impreso en copia impresa y esto es lo primero que los auditores validan al realizar una evaluación. EPC marca automáticamente la versión correcta (borrador o publicado) dentro del encabezado o pie de página para rastrear y validar fácilmente la versión actual frente a la versión utilizada por los empleados.
Soporte multi-idiomas (todos los idiomas):
Mantenga una versión de la verdad y minimice los esfuerzos de actualización traduciendo el mismo contenido a varios idiomas. EPC es compatible con TODOS los idiomas (chino, árabe, ruso, hebreo, etc.) y permite a los usuarios alternar toda la información contenida en EPC (proceso, procedimientos, documentos, etc.) entre varios idiomas. Los empleados que consumen procedimientos operativos estándar no siempre están familiarizados con los idiomas internacionales y, por lo tanto, la localización de procedimientos es fundamental para la comprensión y la adopción.
SOP basado en procesos
SOP generados automáticamente basados en diagramas de flujo de proceso:
EPC sirve como biblioteca de procesos; contiene cada actividad realizada por la organización dentro de una ubicación central. Por lo tanto, los recursos pueden seguir un conjunto completo de procedimientos y tener más confianza en su trabajo.
Alineación de tareas de procedimiento:
Asegúrese de que no falte ningún procedimiento, así como eliminar redundancias e incoherencias entre diferentes orígenes de documentación mediante la captura de los procedimientos paso a paso directamente dentro de cada tarea específica. Esto proporciona a los empleados claridad sobre cuándo y qué deben estar haciendo en función de la ruta general del proceso y permite a la organización resolver las brechas de conocimiento que carecen de detalles.
Proceso y SOP sincronización continua:
¡Garantice la alineación entre los equipos de mejora de procesos y documentación manteniendo automáticamente la información correcta 100% sincronizada! Cuando se realiza un cambio en cualquier información contenida en un documento de procedimiento operativo estándar (SOP) (por ejemplo, nombre de rol, regla de negocio, proceso, procedimiento, …), el SOP (o varios SOP) se marca automáticamente desactualizado, se notifica al propietario del SOP y, si se aprueba el cambio, con un solo clic se genera y publica automáticamente una nueva versión de todo el SOP con toda la información correcta basada en la plantilla estandarizada de la empresa.
Navegación GPS Punto de apoyo para el proceso
Piense en un diagrama de flujo de proceso como el mapa de Google y el procedimiento como las instrucciones paso a paso en cuanto a lo que necesita hacer para llegar a donde necesita ir. Dentro de EPC, los empleados pueden navegar fácilmente a través de su proceso dentro de la forma de procedimiento y luego en cualquier momento ganar terreno en cuanto a dónde se encuentran dentro del panorama general al alternar entre el mapa y la vista de procedimiento detallada.
Comparación de versiones de un proceso de análisis y cumplimiento:
Gestión de políticas y reglas de negocio
Gestión de Políticas, Derecho y Regulaciones:
Documente y administre todas sus Políticas, Leyes y Reglamentos dentro de un repositorio centralizado, así como las relaciones entre ellas. Las leyes y los reglamentos cambian a lo largo del tiempo y están fuera del control de las empresas, cuando los cambios se aplican es fundamental para comprender los impactos posteriores y los cambios necesarios en las políticas corporativas, las normas comerciales, los procesos, los procedimientos y los controles
Desglose de la regla de negocios
Los analistas pueden estandarizar y aplicar la directiva de la empresa modelando operaciones, definiciones y restricciones que los empleados deben seguir a través de las reglas de negocio. Las reglas de negocio son mucho más limitadas en el enfoque que las políticas, lo que las hace más fáciles de administrar y proporcionan claridad a los requisitos operativos y de cumplimiento.
Regla de negocio Gobernanza de procesos
Los analistas pueden estandarizar y aplicar la directiva de la empresa modelando operaciones, definiciones y restricciones que los empleados deben seguir a través de las reglas de negocio.
Alineación de directivas y operaciones:
Las actividades de los empleados se pueden definir y restringir de acuerdo con los objetivos y las políticas empresariales mediante la asociación de reglas de negocio con procesos y tareas específicos. Esto crea un vínculo directo entre la política corporativa, los procedimientos y la estrategia.
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