Simulación de procesos empresariales
BPS proporciona los conocimientos y la flexibilidad necesarios para hacer evolucionar sus procesos actuales de forma eficiente, preservando los recursos y reduciendo los costes.
¿Qué es la simulación de procesos empresariales?
La simulación de procesos empresariales implica la creación de un nuevo proceso o el rediseño de un proceso existente para analizar su eficacia antes de implantarlo en un entorno de producción real. Esta herramienta crea un escenario simulado en el mundo real que permite a las organizaciones determinar el impacto que tendrá un proceso en las operaciones diarias del negocio sin causar una interrupción. Esta simulación fomentará tanto la mejora continua como una mejor toma de decisiones para la organización.
El uso de una herramienta de simulación es una forma excelente de ampliar los cimientos ágiles de su organización. La simulación de procesos de negocio proporciona el conocimiento de los procesos y la flexibilidad necesaria para hacer evolucionar sus procesos actuales hacia un estado “a ser” que preserve los recursos y reduzca los costes.
Ventajas de la simulación de procesos empresariales
Escenarios reales de modelos de procesos empresariales probados con un método de bajo coste y bajo riesgo
Identificar rápidamente los procesos perturbadores para eliminar eficazmente los cuellos de botella
Los recursos necesarios se asignan con precisión y eficacia para completar los procesos
Ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas con mayor precisión
Todas las preguntas de “qué pasaría si” se responden al optimizar cualquier proceso
Documentación e información de datos proporcionada en diferentes propuestas para apoyar el retorno de la inversión
La ejecución de múltiples escenarios de simulación ofrece a los analistas de negocio la opción de seleccionar la mejor alternativa para implementar
La ejecución de múltiples escenarios de simulación ofrece a los analistas de negocio la opción de seleccionar la mejor alternativa para implementar
EPC ofrece simulaciones de procesos empresariales de alto rendimiento. Sólo se tarda unos segundos en realizar una simulación utilizando miles de instancias de procesos. La simulación le proporcionará los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cualquier escenario que utilice un proceso empresarial, así como las estadísticas basadas en la actividad relacionadas con cada proceso individual. Por ejemplo, la visualización de los cuellos de botella en un proceso concreto puede lograrse creando un mapa de calor.
Es importante tener en cuenta que necesitará un modelo de proceso de negocio en notación BPMN 2.0 y un escenario de simulación antes de realizar una simulación. Por ejemplo:
– Proporcionar el número de instancias de proceso a simular
– Determinar la fecha de llegada
– Determinar los recursos necesarios y cuántos están disponibles
– Determinar la duración de las tareas, eventos y subprocesos, etc.
Resultados de la simulación
Una vez completada la simulación, el Simulador produce datos que proporcionan información sobre el rendimiento del modelo de proceso de negocio en el escenario específico. En este punto, recibirá los KPI (indicadores clave de rendimiento) del escenario, la tarea individual, la utilización de recursos, los registros de eventos del proceso y los KPI de los subprocesos. A continuación encontrará una descripción más detallada.
KPIs del escenario
Una herramienta clave para ayudar a entender los cuellos de botella en los procesos empresariales de su organización son los KPI. Por ejemplo, si la oferta de recursos no puede satisfacer la demanda en un escenario determinado, las tareas de simulación se quedarán en una cola a la espera de ser ejecutadas. El resultado son unos tiempos de espera y de ciclo inaceptables que pueden afectar negativamente a sus clientes.
El Simulador BPM de Interfacing proporciona KPIs para ayudar a entender cómo se comportará su proceso de negocio en un escenario particular. La herramienta ayuda a su equipo a evaluar si existen suficientes recursos para cumplir el proceso o si se ha logrado un proceso empresarial óptimo para cumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para el escenario en cuestión.
Si se identifican cuellos de botella en el proceso empresarial existente, el siguiente paso sería ejecutar un análisis hipotético para utilizarlo en la comprobación. En lugar de aumentar los recursos implicados en la vida real que, aunque son fáciles, son muy caros como única opción, la herramienta del Simulador replicaría las operaciones en tiempo real donde se pueden ejecutar múltiples escenarios para optimizar al máximo el rendimiento de su proceso empresarial. Una excelente solución para minimizar significativamente los costes que conllevan los experimentos hipotéticos.
Distribución de la duración del ciclo
El tiempo total implicado desde el principio hasta el final en su proceso, tal y como fue definido por su organización y su cliente, se conoce como tiempo de ciclo. El horario de la jornada incluye lo siguiente:
- Tiempo de proceso – define durante el tiempo que el recurso estuvo trabajando.
- Tiempo de retardo – Se refiere al tiempo que una unidad de trabajo pasa esperando la siguiente oportunidad para actuar.
La herramienta Simulator de Interfacing proporciona el tiempo de ciclo completo (desde el inicio del primer caso hasta el final de ese caso final). Incluirá la instancia de proceso CTD (distribución del tiempo de ciclo).
La herramienta Simulador proporciona una distribución de tiempos de ciclo en tiempo real, además de los tiempos de ciclo estándar. Esto incluye sólo las horas de trabajo previamente definidas en el horario y excluye el tiempo de inactividad de los recursos cuando no están trabajando (por ejemplo, los fines de semana). El resultado es más preciso.
Distribución del tiempo de espera
La distribución del tiempo de espera se refiere al periodo de tiempo en el que, por ejemplo, un elemento de trabajo está esperando a que un recurso esté disponible. Un ejemplo es cuando el tiempo de espera es causado por un recurso necesario para que el proceso se complete, aunque el recurso esté funcionando a plena capacidad.
Nuestra herramienta de Simulador proporciona el tiempo de espera del proceso para que su equipo pueda entender el tiempo de cada proceso que hizo esperar a un cliente. La herramienta del Simulador sólo incluye las horas de trabajo definidas por el horario para determinar el tiempo de espera.
Distribución de costes
Utilización de recursos
Períodos de calentamiento y enfriamiento excluidos
Si el escenario se define de antemano para eliminar el ruido, cuando se produzcan los periodos de “calentamiento” y “enfriamiento” la herramienta Simulador de Interfacing excluirá todas las estadísticas de estas instancias del proceso.
Estadísticas de las tareas de los elementos BPMN
Cada elemento, subproceso y tarea en el modelo BPMN tendrá estadísticas calculadas para cada uno. La herramienta Simulador proporciona el recuento, el mínimo/máximo, el tiempo de espera, el tiempo de ciclo y el coste medio de los elementos. Por ejemplo, si usted proporciona en su escenario un umbral de duración o un coste para un elemento, entonces se calculan los mínimos/máximos y las medias.
Registros MXML
Puede guardar sus registros de Simulación en el formato MXML, incluyendo todas las marcas de tiempo con los eventos. Estos pueden ser importados para un análisis más profundo.
Informe CSV
Los informes de simulación también pueden guardarse en formato CSV.
Parámetros de una simulación
Como regla general, necesitará un modelo de proceso de negocio en BPMN 2.0 e información de simulación de escenarios antes de realizar una simulación.
Junto con el modelo BPMN, también se le pedirá que proporcione el número de instancias de proceso que desea simular y la tasa de llegada (la frecuencia con la que desea iniciarlas), los recursos que necesita y cuántos de ellos están disponibles, la duración prevista de la tarea y más parámetros si es necesario.
Si el proceso de negocio que está simulando ya ha sido implementado, la minería de los registros de procesos existentes le dará todos los datos que necesita. A partir de ahí, se pueden plantear, por ejemplo, hipotéticas pruebas de esfuerzo.
La información que se ofrece a continuación ayudará a explicar los datos necesarios para definir una simulación.
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) es el estándar de modelos de procesos de negocio internacionalmente aceptado para la notación gráfica del modelado de procesos de negocio.
Para facilitar los requisitos para realizar una simulación, el modelo de proceso de negocio debe estar en formato BPMN 2.0. Puede proporcionar al Simulador múltiples archivos BPMN para incluir varios subprocesos en archivos separados y desde aquí podrá referenciarlos en otros archivos BPMN. Si este es el caso de un escenario particular, tenga en cuenta que debe elegir el archivo BPMN principal que actúa como punto de entrada al proceso de negocio.
Debe tener al menos un evento de inicio en el modelo BPMN para iniciar una nueva instancia de proceso. Tener más de un evento de inicio en su simulación hará que todos los eventos se inicien al mismo tiempo.
Instancias del proceso
Establezca el número total de instancias de proceso para definir cuántas instancias de proceso BPMN en el escenario de simulación se iniciarán. El Simulador es muy escalable, ya que no hay límite técnico para el total de impacto de su simulación.
Tasa de llegada
La distribución del tiempo que se necesita para medir la frecuencia con la que se inician nuevas instancias de proceso se define como su tasa de llegada. Si, por ejemplo, observamos una tasa de llegada exponencial de 30min., esto indicaría que una nueva instancia de proceso se iniciaría cada 30min. de media. Esta distribución exponencial es bastante precisa como simulación del mundo real - en algunos casos, dos nuevos procesos pueden mostrar un intervalo entre ellos de entre 5min. y algunas horas.
Fecha y hora de inicio
Puede especificar una fecha y hora virtuales para identificar cuándo debe iniciarse la primera instancia del proceso. Los registros de simulación anotarán las marcas de tiempo de los eventos de cada uno.
Períodos de calentamiento y enfriamiento
Todos los recursos están listos y no hay retrasos en todas las actividades al comienzo de un escenario de simulación. Esta situación es similar al final de la simulación, ya que no se han creado nuevas instancias de proceso y hay una amplia oferta de recursos, ya que están disponibles para trabajar inmediatamente en las actividades. Estos períodos se conocen como calentamiento y enfriamiento, respectivamente. La herramienta del Simulador excluiría las estadísticas de estos periodos de instancia de proceso si la instancia tuviera una notación predefinida para eliminar el ruido.
También tiene la opción de proporcionar un porcentaje del total de instancias de proceso o un número fijo que se excluiría de los cálculos de las estadísticas de rendimiento al inicio y al final del escenario. De este modo, podrá centrarse en los periodos más utilizados de los recursos, donde es probable que aparezcan cuellos de botella.
Fondo de recursos
Todos los elementos disponibles en el proceso empresarial que pueden asignarse a una tarea para realizar un trabajo se conocen colectivamente como pool de recursos. No hay límite en el número de recursos que se pueden definir.
Es necesario definir las siguientes propiedades de un recurso:
- Nombre: se vinculará a las tareas y se utilizará para los informes
- Número de instancias de recursos disponibles
- Horario - horario de trabajo / recurso disponible
- CPH - coste por hora, opcional
Horarios / Horario de atención al público
Cuando un recurso está disponible o si se inicia una nueva instancia de proceso durante las horas de funcionamiento de la empresa, esto se define como un horario. El número predeterminado para los horarios es dos:
- Por ejemplo - Se utiliza cuando se inicia un proceso. Las nuevas instancias de proceso sólo se generarán de acuerdo con el horario predeterminado.
- 24 horas al día, 7 días a la semana - disponible siempre y utilizado para actividades programadas/automáticas en el escenario.
No hay límite de horarios requeridos en su simulación para asociarlos con diferentes recursos. Cada horario tiene una regla de inclusión independiente para determinar sus propiedades de hora de inicio, hora de finalización, día de inicio y día de finalización. Esto permite la creación de horarios sencillos. Por ejemplo, de lunes a viernes de 9 a 17 horas, o específicamente el lunes de 9 a 12 horas y también de 16 a 18 horas para recursos específicos en el horario.
Tareas
Los siguientes parámetros pueden ser proporcionados para cualquier modelo BPMN:
- Recurso como elemento para la tarea
- Distribución de la duración, especificando el tiempo de la tarea a completar
- Coste fijo de la tarea
- Umbrales tanto de coste como de duración para identificar cuántas tareas están fuera de este parámetro
Para las operaciones de llamada y los subprocesos que contienen otros elementos BPMN, se pueden definir en la simulación como tareas básicas y proporcionar todos los parámetros de la tarea en lugar de tener que iniciar cada subproceso si es necesario.
Puertas de enlace
Cada compuerta inclusiva (OR) y exclusiva (XOR ) requiere probabilidades de ejecución en el modelo BPMN para sus flujos de secuencia salientes. La ruta a ejecutar se determina en la herramienta Simulador mediante un generador de números aleatorios.
La suma de las probabilidades debe ser del 100% en la compuerta XOR para cada flujo de salida.
En la herramienta Simulador se puede definir un rango de probabilidad de ejecución entre el 0% y el 100% para cada flujo de salida con al menos un flujo de secuencia de salida iniciado.
Eventos intermedios y limítrofes
En el modelo BPMN se puede dar una distribución de la duración a los eventos intermedios de captura y a los eventos de límitesque se adjuntan a las actividades. Esto especificará la duración del evento o cuándo se activa.
Los eventos de mensajes intermedios o de temporizadores se utilizan habitualmente para simular retrasos en el proceso de negocio. Normalmente son causados por elementos/actores externos que no están utilizando ningún recurso del pool de recursos.
Distribuciones de la duración
La herramienta Simulador define como una distribución, todas las duraciones e intervalos de tiempo. La herramienta admite las siguientes distribuciones:
- Normal
- Exponencial
- Uniforme
- Triangular
- Log-normal
- Gamma
- Histograma de una curva personalizada
- Fijo - constante
La unidad de tiempo para cada duración es siempre en segundos. Los tiempos alternativos, como los minutos o las horas, pueden convertirse en segundos si es necesario.
Información de apoyo de BPMN 2.0
Lo que aporta la Notación de Modelado de Procesos de Negocio es la estandarización y la capacidad de mostrar quién hace qué y cuándo, además de la capacidad de hacer que las rutas de flujo de los procesos sean más fáciles de leer al mover los detalles de un proceso a un nivel más detallado. En lugar de tener el proceso ocupado en una pared, puede crear modelos de proceso BPMN en los que cabe la lógica de negocio principal en una sola página y luego desglosar el siguiente nivel si quiere o necesita ver los detalles.
Hay una simbología universal en el lenguaje que salva la distancia entre los que están en el desarrollo técnico, los analistas de negocio y todo el camino hasta los ejecutivos de la C-Suite, que pueden entender las diversas secuencias de eventos, la actividad y la información que fluye a lo largo de una serie de tareas automatizadas.
BPMN 2.0 utiliza cuatro elementos principales en un diagrama, que son
- Objetos de flujo
- Conexión de objetos
- Vistas de Carril
- Datos
Objetos de flujo
Piensa en estos símbolos como las piezas de un rompecabezas que formará el flujo de trabajo general. Actividades, Eventos y Puertas de enlace conforman los tres objetos de flujo principales.
Estos símbolos indican una tarea específica que debe realizar un sistema o una persona. Los diseñadores de procesos pueden crear muchas actividades de este tipo, desde las que ocurren una vez hasta las que ocurren varias veces o cuando se cumple un conjunto específico de condiciones.
- Tarea - Este es el símbolo más utilizado. Describe la acción precisa necesaria para completar la tarea.
- Subproceso - Dentro de esta tarea, hay subtareas adicionales clasificadas juntas.
- Transacción - Esto se refiere comúnmente a la función de procesamiento de pagos, pero es mucho, mucho más. La mejor manera de describir las transacciones es como un conjunto de actividades que tendrían que ser infrahechas si se detecta un error en el proceso. En la terminología informática se conoce como "roll-back", es decir, hay que revertir todas las acciones realizadas en la transacción para dejar la información en el mismo estado que cuando se inició el proceso de transacción.
- Llamada - Una Actividad de Llamada se refiere a Tareas y Subprocesos que pueden ser utilizados en múltiples o diferentes áreas de un proceso.
Este símbolo sirve como disparador. Puede iniciar un punto de partida, un paso intermedio o actuar como punto final de un proceso específico. Los eventos más comunes pueden ser:
- Temporizador - Este símbolo puede identificar el inicio de un temporizador. Por ejemplo, se ofrece una prueba gratuita de 30 días en la que el cliente tiene la opción de cancelar en cualquier momento dentro de esta ventana. También se puede utilizar en un determinado día de la semana, por ejemplo, cada martes, se elabora una lista indicando quién ha cancelado la prueba o quiénes son los nuevos inscritos en la prueba gratuita.
- Enlace - Indica un proceso que pertenece a un ecosistema más grande y se vincula en la dirección de diferentes tareas que comprenden un conjunto nuevo pero separado.
- Mensaje - Tal y como se describe, los mensajes se transmiten a través de alguna interfaz tecnológica, como el EDI (intercambio electrónico de datos o documentos).
- Escalamiento - para facilitar una acción específica, una autoridad superior deberá tomar una decisión sobre la tarea. Por ejemplo, una solicitud de cobertura de seguro que esté en el límite debe ser elevada al director superior para su revisión manual.
- Error - Se ha producido una interrupción del flujo de trabajo, debido a un problema.
Estos símbolos en forma de diamante se utilizan para asignar puntos de decisión a lo largo del flujo de trabajo. Pueden indicar, por ejemplo, bifurcaciones en el camino que requieren una decisión para determinar la siguiente dirección que deberá tomar un proceso. Algunos ejemplos:
- Exclusivo - Un ejemplo de puerta exclusiva podría ser cuando se acerca a una puerta que requiere un código de entrada. El código correcto permite la entrada, mientras que un código incorrecto provoca un resultado diferente.
- Inclusivas - Las pasarelas inclusivas permiten que los procesos sigan más de un camino, a diferencia de las pasarelas exclusivas.
- Basado en eventos - Este es el escenario de bifurcación que mencionamos anteriormente. Hay que tomar una decisión para seguir adelante. Supongamos que cada martes se genera una lista de nuevos usuarios durante la semana anterior. Si en una semana determinada no se inscriben nuevos usuarios, el martes siguiente no se generará ninguna lista.
- Paralelo - Estas pasarelas pueden funcionar simultáneamente y no dependen de una condición determinada.
Conexión de objetos
Sabemos que los objetos de flujo son las piezas del rompecabezas que forman el flujo de trabajo. Los objetos de conexión nos muestran cómo las piezas del rompecabezas se conectan entre sí en el flujo de trabajo. Tres tipos de objetos de conexión aquí: Flujos de mensajes, flujos de secuencias y asociaciones.
Flujos de mensajes
Estos símbolos indican los mensajes que se envían entre los participantes en el flujo de trabajo.
Flujos de secuencia
Asociaciones
Vistas de Carril
AComo su propio nombre lo indica, piense enslas vista de carril como lineas individualesen una pisicina para cronometrar una competición de 100 metros de natación. La “piscina” es el departamento (ventas, marketing, servicio al cliente) y también puede representar trabajo realizado fuera de la organización o por proveedores de servicios, tc. Tl carril contiene la actividad necesaria para cada función del proceso. Un carril puede ser para los ingenieros de ventas, otro carril puede ser para el servicio al cliente y otra para la distribución por ejemplo.
Símbolos de datos
Estos símbolos indican un tipo de datos específico o información que se necesita en relación con la tarea actual en curso. El movimiento de un flujo de trabajo no siempre se ve afectado por los símbolos de los datos.
A diferencia de los lenguajes de codificación que requieren una comprensión profunda de una nueva forma de programar, los símbolos BPMN son un alfabeto visual fácil de entender que puede ser utilizado por todas las líneas de una organización para entender los flujos de trabajo y visualizar la actividad de la gestión de procesos de negocio (BPM).
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