Documentos & Gestión del conocimiento

Gestión de documentos y conocimientos. Descubra cómo Interfacing puede ayudarle a gestionar, gobernar y mejorar continuamente sus documentos.
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Repositorio de documentos y gestión del conocimiento

El 80% de la información de una organización se almacena en sus documentos. Dado que la información ha aumentado anualmente, los empleados orientados al conocimiento dedican cada vez más tiempo ver documentos para realizar sus tareas. Enterprise Process Center ® (EPC) no es solo un repositorio de documentos centralizado, sino también un poderoso sistema de gestión del conocimiento que puede equipar mejor a las organizaciones con herramientas y metodologías esenciales frente a desafíos comunes de gestión de documentos, como información inconsistente, recuperación compleja y almacenamiento documentos. Nuestra solución de gestión de documentos (DMS) también estimulará el pensamiento crítico y apoyará el intercambio de conocimientos, promoviendo la acumulación de conocimientos en todas sus operaciones.

Interfaz de portal simplificada e integrada

Búsqueda rápida elástica de texto completo:

El EPC admite la búsqueda rápida y elástica de texto completo, lo que brinda la mejor recomendación basada no solo en los caracteres, sino también en la calidad del objeto en los resultados de búsqueda. Esta función de búsqueda mejorada mejorará enormemente la UX, lo que le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzos al administrar sus documentos. Los usuarios también pueden aplicar la indexación de búsqueda a un determinado documento o carpeta. Dicho esto, el EPC permite a los usuarios buscar información específica por palabras o frases, no solo en los metadatos de toda la organización, sino también dentro del propio documento.

Búsqueda de lista filtrada de atributos personalizados:

Los usuarios pueden definir atributos personalizados, incluidos tipos, categorías, roles, responsabilidades, incluso enlaces externos (por ejemplo, páginas Wiki) y utilizarlos como filtros para buscar documentos en el sistema EPC. Entre estos atributos personalizados, las responsabilidades asignadas a los documentos se pueden usar no solo para la indexación de búsqueda, sino también para la auditoría de versiones: la administración puede ver quién creó, revisó o modificó el documento, cuándo se modificó, quién confirmó los cambios, etc. , que admite una pista de auditoría completa para documentos confidenciales.

Acceso directo desde la página de inicio y varios marcos de navegación:

Los usuarios pueden ver todos los documentos almacenados en el repositorio en el módulo «Documento» y pueden ver todos los documentos asignados a los roles / recursos de los usuarios a través del widget «Mis documentos» en la página de inicio. En el módulo «Documento», los documentos se organizan y muestran siguiendo una estructura de árbol jerárquica. Sin embargo, los usuarios también pueden revisar documentos utilizando varios marcos de navegación ofrecidos por el EPC:

La vista de lista ayudará a los usuarios a navegar por los documentos sin esfuerzo a través de una estructura de arriba hacia abajo similar al marco organizacional; las vistas contextuales y detalladas permiten a los usuarios pasar por alto la estructura jerárquica y entrar directamente en las carpetas secundarias si saben dónde buscar el documento dentro de la base de datos. Mientras tanto, los atributos específicos (estándar y personalizados) relacionados con el documento también se pueden utilizar como filtros para facilitar la navegación.

Vista previa antes de descargar:

Utilice la función «Vista previa» para obtener una vista previa de cualquier documento y asegúrese de que su copia electrónica esté siempre actualizada. No solo se puede obtener una vista previa de los archivos de texto en formato Adobe PDF, sino que también se puede obtener una vista previa de los videos directamente en la aplicación web, en la tableta y en el dispositivo móvil. Esta conveniencia permite a los empleados mantenerse informados y consultar los estándares de mejores prácticas dondequiera que se encuentren, incluso desde ubicaciones remotas, así como ahorrar mucho tiempo para acceder al documento correcto y evitar descargar el incorrecto.

Impresión de copia impresa:

Los documentos, mapas e informes se pueden imprimir en el EPC. Como es muy probable que no todos los empleados tengan acceso a la plataforma EPC en cualquier momento, tener un documento impreso disponible en las manos es una gran ventaja en términos de distribución de documentos y precisión de la información. La función de impresión simple asegurará que su versión impresa y la versión digital del documento estén siempre sincronizadas.

Editar conformidad y seguridad de la información

Editor de texto enriquecido y plantillas personalizables:

El editor de texto del EPC tiene abundante formato, que incluye fuentes, viñetas, capturas de pantalla, tablas y diagramas para que los usuarios generen contenido. También permitimos copiar / pegar otro contenido externo, incluidos textos, imágenes, enlaces web, videos y enlaces de aplicaciones directamente en nuestro editor de aplicaciones web, lo que facilita la migración de documentos y la transferencia de conocimientos. Además, el EPC ofrece plantillas estandarizadas y personalizadas que se refieren a diferentes propósitos y diferentes audiencias de su organización.

Localización de contenido en varios idiomas:

Puede traducir TODO el contenido de EPC a 160 idiomas diferentes, ya sea para facilitar la comprensión de los documentos para los empleados locales o para fines de las leyes del gobierno local internacional. Por lo tanto, cuando los usuarios administran un documento, pueden administrar todas las versiones de otros idiomas del mismo documento al mismo tiempo. Esta función simplificará enormemente el mantenimiento de sus documentos al localizar el contenido según las regiones.

Visualización y comparación de revisiones sin complicaciones:

¡No más molestias para tomar una decisión con respecto a las revisiones! El EPC destaca automáticamente cualquier cambio en la última versión preliminar de un documento con respecto a la versión publicada anteriormente. Por lo tanto, los usuarios pueden rastrear, comparar y monitorear fácilmente las diferencias hechas para el mismo documento. Esta característica facilitará la toma de decisiones para cualquier modificación realizada en los documentos.

Medidas de seguridad de 360 grados:

Entendemos perfectamente que ciertos documentos pueden ser muy complejos en cuanto a seguridad y confidencialidad, y que el incumplimiento puede resultar en sanciones, revocación de licencias y, en ciertos casos, responsabilidades penales para las organizaciones. Por lo tanto, nuestro sistema admite diferentes niveles de seguridad por roles, usuarios o grupos bajo la matriz RASCI-VS con un solo clic del botón. A través de nuestras medidas de seguridad de 360 grados, la administración puede permitir que las partes relevantes (por ejemplo, entidades externas) vean un documento y colaboren con la tarea, pero evite cualquier modificación o eliminación del documento dándoles acceso limitado.

Ciclos de aprobación con notificaciones a tiempo:

Los usuarios pueden establecer ciclos de aprobación en serie y en paralelo a lo largo del flujo de trabajo de la organización, lo que significa que la ruta de aprobación se puede establecer desde abajo hacia arriba o para notificar a todos los aprobadores simultáneamente. Los aprobadores recibirán notificaciones dentro del encabezado de su panel de control y por correo electrónico, que incluirán URL para acceso directo. Un simple clic llevará a los usuarios a aprobar o rechazar la solicitud. Todos los usuarios suscritos recibirán notificaciones automáticas, anunciando aprobación, rechazo o revisión de la solicitud, incluso si no están directamente relacionados con objetos. Nuestro sistema asegura que los cambios serán informados en tiempo real a todos los empleados afectados y que todas las partes relevantes estén al tanto de los cambios.

Gestión colaborativa de documentos

Revisiones automáticas y definidas por el usuario:

Las revisiones de un documento se pueden activar automáticamente mediante una solicitud programada, ya que los documentos deben revisarse periódicamente, ya sea trimestral o anualmente, para garantizar la elegibilidad y relevancia del contenido. El sistema EPC asigna tareas de revisión a los usuarios relevantes de acuerdo con la frecuencia de revisión exigida para garantizar que los documentos estén actualizados.

El EPC también admite revisiones personalizables activadas por solicitudes de cambio definidas por el usuario para una mejor gestión del ciclo de vida de los documentos. En ese caso, no solo las personas o grupos responsables, sino también cualquier parte asociada podrá colaborar a través de los foros de discusión, para votar a favor o en contra de la revisión en un entorno interactivo.

Filtrado y control:

Los usuarios pueden rastrear y visualizar todas las notificaciones de solicitudes de cambio por alfabeto, fecha y prioridad, y filtrar las solicitudes por objetivos tales como aprobar, aplicar y ejecutar. Más allá del documento en sí y las solicitudes relacionadas, la gerencia también puede ver la frecuencia de revisión y la próxima fecha de revisión para una mejor planificación y mejora continua.

Monitoreo y seguimiento basados en suscripción:

El seguimiento de los objetos se basa en suscripción. El sistema EPC rastrea automáticamente cualquier solicitud de mejora, pregunta o incidente relacionado con un objeto. La funcionalidad de seguimiento se aplica a todo el contenido de los documentos, así como a otra información relevante, incluidos roles, responsabilidades, recursos y diferentes metadatos. Dicha trazabilidad indicará dónde se encuentra el documento en un proceso de aprobación, cuánto tiempo debe actualizarse un documento, quién responde tarde a su solicitud de aprobación, etc.

Modelado de madurez de documentos:

El EPC permite a los usuarios establecer objetivos de forma centralizada en términos de diferentes niveles de madurez para un determinado documento. Al comparar el estado actual con el nivel deseado según los plazos establecidos, la administración podrá rastrear las mejoras durante la administración del ciclo de vida de los documentos. El modelo de madurez también apoyará la planificación continua hasta cinco niveles de destino diferentes de forma periódica para optimizar la calidad de sus documentos.

Conocimiento administrativo

El intercambio de información:

Los enlaces directos de cualquier objeto en el EPC se pueden compartir fácilmente por correo electrónico o en grupos de chat entre diferentes usuarios. La matriz RASCI-VS asegura que el documento solo esté disponible para usuarios que tengan el nivel de seguridad adecuado, y evitar cualquier modificación o eliminación de documentos. El EPC también minimiza su esfuerzo por mantener las actualizaciones continuas dentro del repositorio de documentos. Una vez que se completa el trabajo pesado inicial, los cambios en cualquier contenido se centralizarán, sincronizarán y compartirán en todas partes en tiempo real.

Copia de seguridad y restauración de documentos:

Todos los documentos se digitalizan y archivan en la nube en el punto de entrada en el sistema EPC, que protege los activos de conocimiento de las organizaciones contra incendios, inundaciones y otras catástrofes. Además, el repositorio de documentos centralizado garantiza la seguridad del conocimiento en comparación con un servidor local o personal. El EPC también permite a los usuarios restaurar documentos eliminados en la pestaña «Archivos» en caso de mal funcionamiento.

Reutilización y retención de conocimientos

No solo los modelos o plantillas de documentos existentes, sino también todo el resto del contenido, incluso los procesos, se pueden reutilizar tantas veces como sea posible en el EPC. Además, el sistema admite diferentes tipos de documentos, incluido contenido de texto y otros multimedia (por ejemplo, videos). Al garantizar que todos los documentos estén sincronizados en toda la organización, nuestro DMS enfatiza la producción y el consumo de conocimiento en el contexto de los procesos comerciales y cultiva un conocimiento constante y continuo.

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