Documentos & Gestión del conocimiento
Descubra cómo Interfacing puede ayudarle a gestionar mejor, gobernar y mejorar continuamente sus documentos.
Repositorio de documentos y gestión del conocimiento
El 80% de la información de una organización se almacena en sus documentos. Dado que la información ha aumentado anualmente, los empleados orientados al conocimiento dedican cada vez más tiempo ver documentos para realizar sus tareas.
Enterprise Process Center ® (EPC) no es solo un repositorio de documentos centralizado, sino también un poderoso sistema de gestión del conocimiento que puede equipar mejor a las organizaciones con herramientas y metodologías esenciales frente a desafíos comunes de gestión de documentos, como información inconsistente, recuperación compleja y almacenamiento documentos.
Nuestra solución de gestión de documentos (DMS) también estimulará el pensamiento crítico y apoyará el intercambio de conocimientos, promoviendo la acumulación de conocimientos en todas sus operaciones.
Conviértase en una organización impulsada por los datos en lugar de limitarse a utilizar un proceso de gestión de archivos. Fragmente sus archivos en datos y gestione páginas wiki frente al diseño tradicional de archivos. A continuación, los datos se orientan hacia los procesos, con procedimientos de visualización en forma de flujos, específicos para cada escenario. Además, integre varias formas de medios con cada flujo.
Un DMS mejora las operaciones que implican fragmentos de datos digitales ofreciendo las siguientes gracias a:
- Reducir el tiempo que se tarda en encontrar el material adecuado con una indexación sencilla para su búsqueda y recuperación.
- Seguridad añadida para salvaguardar la información crítica con control de acceso y privilegios de edición.
- Mejora de la colaboración al permitir que numerosos usuarios trabajen a la vez en el mismo documento mientras el sistema realiza un seguimiento de los cambios y el uso.
- Gestión de versiones, que permite a los usuarios hacer un seguimiento de los cambios y de su validez.
Gestión de documentos y registros
En la actualidad, mantener un sistema de documentos en papel que cumpla la norma ISO es todo un reto, si no casi imposible. El conjunto de características de los sistemas sería engorroso, propenso a los errores y a la pérdida de tiempo. Su productividad aumentaría significativamente al automatizar todas las tareas repetitivas asociadas a la gestión de documentos del SGC. El eQMS de EPC añade una clara visibilidad al ciclo de vida de los documentos y supervisará de forma proactiva el estado del flujo de trabajo de su organización, al tiempo que mejora la eficiencia del sistema de calidad.
Los equipos dispersos geográficamente pueden ahora conectarse, colaborar, ser coautores, corregir, revisar, comentar y firmar documentos, todo ello de forma electrónica y segura dentro del sistema. Las notificaciones automáticas por correo electrónico y los acuses de recibo ayudan a los sistemas a agilizar el proceso de distribución en toda la organización La retención automática de documentos, la impresión, las revisiones periódicas y el archivado son totalmente conformes y se controlan mediante la codificación USFDA 21 CFR parte 11, lo que hace que las auditorías y las inspecciones de calidad estén libres de preocupaciones.
Características principales:
- Añadir nuevos documentos
- Identificaciones y etiquetas únicas por documento
- Control de versiones por documento
- Archivar, mover y eliminar documentos existentes
- Estructurar el documento en una jerarquía, carpetas
- Crea plantillas para los registros y la capacidad de reutilizar la plantilla de flujo de trabajo
- Registro de auditoría / rastro de los cambios en los metadatos
- Flujo de trabajo para aprobaciones y revisiones
- Firma electrónica de las aprobaciones
- Delegación en las revisiones y aprobaciones
- Notificaciones, correos electrónicos para los flujos de trabajo
- Comprobación del sistema de publicaciones y aprobaciones
- Colaborar y plantear solicitudes de cambio
- Soporte multilingüe: interfaz de usuario, sugerencias de traducción de metadatos y documentos
Potente búsqueda de documentos por:
- Nombre del documento
- Identificación del documento
- Unidad organizacional
- Texto completo
- Metadatos (Tipo, Categorías, Atributos)
- Columnas filtrables
- Últimos datos modificados
- Modificado por última vez por
- Cualquier atributo definido por el usuario (UDA)
Microsoft Office 365
EPC funciona con el entorno MS Office 365 de una organización para impulsar diseños de flujo de trabajo de arrastrar y soltar basados en navegador en la nube. Las empresas pueden vincular rápidamente las aplicaciones de MS Office 365 con otras plataformas en la nube como parte de un flujo de trabajo utilizando EPC.
Interfaz de portal simplificada e integrada
Búsqueda rápida elástica de texto completo:
El EPC admite la búsqueda rápida y elástica de texto completo, lo que brinda la mejor recomendación basada no solo en los caracteres, sino también en la calidad del objeto en los resultados de búsqueda. Esta función de búsqueda mejorada mejorará enormemente la UX, lo que le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzos al administrar sus documentos. Los usuarios también pueden aplicar la indexación de búsqueda a un determinado documento o carpeta. Dicho esto, el EPC permite a los usuarios buscar información específica por palabras o frases, no solo en los metadatos de toda la organización, sino también dentro del propio documento.
Búsqueda de lista filtrada de atributos personalizados:
Acceso directo desde la página de inicio y varios marcos de navegación:
Los usuarios pueden ver todos los documentos almacenados en el repositorio en el módulo “Documento” y pueden ver todos los documentos asignados a los roles / recursos de los usuarios a través del widget “Mis documentos” en la página de inicio. En el módulo “Documento”, los documentos se organizan y muestran siguiendo una estructura de árbol jerárquica. Sin embargo, los usuarios también pueden revisar documentos utilizando varios marcos de navegación ofrecidos por el EPC:
La vista de lista ayudará a los usuarios a navegar por los documentos sin esfuerzo a través de una estructura de arriba hacia abajo similar al marco organizacional; las vistas contextuales y detalladas permiten a los usuarios pasar por alto la estructura jerárquica y entrar directamente en las carpetas secundarias si saben dónde buscar el documento dentro de la base de datos. Mientras tanto, los atributos específicos (estándar y personalizados) relacionados con el documento también se pueden utilizar como filtros para facilitar la navegación.
Vista previa antes de descargar:
Impresión de copia impresa:
Editar conformidad y seguridad de la información
Editor de texto enriquecido y plantillas personalizables:
El editor de texto del EPC tiene abundante formato, que incluye fuentes, viñetas, capturas de pantalla, tablas y diagramas para que los usuarios generen contenido. También permitimos copiar / pegar otro contenido externo, incluidos textos, imágenes, enlaces web, videos y enlaces de aplicaciones directamente en nuestro editor de aplicaciones web, lo que facilita la migración de documentos y la transferencia de conocimientos. Además, el EPC ofrece plantillas estandarizadas y personalizadas que se refieren a diferentes propósitos y diferentes audiencias de su organización.
Localización de contenido en varios idiomas:
Visualización y comparación de revisiones sin complicaciones:
¡No más molestias para tomar una decisión con respecto a las revisiones! El EPC destaca automáticamente cualquier cambio en la última versión preliminar de un documento con respecto a la versión publicada anteriormente. Por lo tanto, los usuarios pueden rastrear, comparar y monitorear fácilmente las diferencias hechas para el mismo documento. Esta característica facilitará la toma de decisiones para cualquier modificación realizada en los documentos.
Medidas de seguridad de 360 grados:
Entendemos perfectamente que ciertos documentos pueden ser muy complejos en cuanto a seguridad y confidencialidad, y que el incumplimiento puede resultar en sanciones, revocación de licencias y, en ciertos casos, responsabilidades penales para las organizaciones. Por lo tanto, nuestro sistema admite diferentes niveles de seguridad por roles, usuarios o grupos bajo la matriz RASCI-VS con un solo clic del botón. A través de nuestras medidas de seguridad de 360 grados, la administración puede permitir que las partes relevantes (por ejemplo, entidades externas) vean un documento y colaboren con la tarea, pero evite cualquier modificación o eliminación del documento dándoles acceso limitado.
Ciclos de aprobación con notificaciones a tiempo:
Los usuarios pueden establecer ciclos de aprobación en serie y en paralelo a lo largo del flujo de trabajo de la organización, lo que significa que la ruta de aprobación se puede establecer desde abajo hacia arriba o para notificar a todos los aprobadores simultáneamente. Los aprobadores recibirán notificaciones dentro del encabezado de su panel de control y por correo electrónico, que incluirán URL para acceso directo. Un simple clic llevará a los usuarios a aprobar o rechazar la solicitud. Todos los usuarios suscritos recibirán notificaciones automáticas, anunciando aprobación, rechazo o revisión de la solicitud, incluso si no están directamente relacionados con objetos. Nuestro sistema asegura que los cambios serán informados en tiempo real a todos los empleados afectados y que todas las partes relevantes estén al tanto de los cambios.
Gestión colaborativa de documentos
Revisiones automáticas y definidas por el usuario:
El EPC también admite revisiones personalizables activadas por solicitudes de cambio definidas por el usuario para una mejor gestión del ciclo de vida de los documentos. En ese caso, no solo las personas o grupos responsables, sino también cualquier parte asociada podrá colaborar a través de los foros de discusión, para votar a favor o en contra de la revisión en un entorno interactivo.
Filtrado y control:
Monitoreo y seguimiento basados en suscripción:
El seguimiento de los objetos se basa en suscripción. El sistema EPC rastrea automáticamente cualquier solicitud de mejora, pregunta o incidente relacionado con un objeto. La funcionalidad de seguimiento se aplica a todo el contenido de los documentos, así como a otra información relevante, incluidos roles, responsabilidades, recursos y diferentes metadatos. Dicha trazabilidad indicará dónde se encuentra el documento en un proceso de aprobación, cuánto tiempo debe actualizarse un documento, quién responde tarde a su solicitud de aprobación, etc.
Modelado de madurez de documentos:
El EPC permite a los usuarios establecer objetivos de forma centralizada en términos de diferentes niveles de madurez para un determinado documento. Al comparar el estado actual con el nivel deseado según los plazos establecidos, la administración podrá rastrear las mejoras durante la administración del ciclo de vida de los documentos. El modelo de madurez también apoyará la planificación continua hasta cinco niveles de destino diferentes de forma periódica para optimizar la calidad de sus documentos.
Conocimiento administrativo
El intercambio de información:
Copia de seguridad y restauración de documentos:
Reutilización y retención de conocimientos
No solo los modelos o plantillas de documentos existentes, sino también todo el resto del contenido, incluso los procesos, se pueden reutilizar tantas veces como sea posible en el EPC. Además, el sistema admite diferentes tipos de documentos, incluido contenido de texto y otros multimedia (por ejemplo, videos). Al garantizar que todos los documentos estén sincronizados en toda la organización, nuestro DMS enfatiza la producción y el consumo de conocimiento en el contexto de los procesos comerciales y cultiva un conocimiento constante y continuo.
Requisitos reglamentarios y experiencia
Las organizaciones están obligadas a cumplir una serie de normas para salvaguardar los datos sensibles y la seguridad de las personas. Cualquier empresa que maneje activos digitales, datos de consumidores, normas sanitarias, seguridad de los trabajadores o comunicaciones confidenciales debe cumplir la normativa.
Cumplir los requisitos normativos ofrece ventajas que van más allá de la mera evitación de multas. Además, ayudan a mantener la continuidad de la empresa y aportan estabilidad financiera.
- Flujo de trabajo de aprobación de firmas digitales con clave privada cifrada específica del usuario
- Cumplir los calendarios de revisión
- Autenticación multifactor (MFA) de 2 niveles para inicio de sesión, administración y aprobaciones
- Informe de confirmación de aceptación de lectura de la política de usuario final
- Informar de la asistencia a todos los cursos de formación
- Mantener todos los registros eliminados durante el periodo de conservación (7-13 años)
- Archivo de conservación Informes de auditoría
- Registrar todos los cambios de contenido (registro de auditoría)
- Registrar todos los cambios de administración
- Control de versiones con restauración
- # número de visitas, durante cuánto tiempo, por quién
¿Por qué Interfacing?
Eleve su negocio con Enterprise Process Center® (EPC), su centro de referencia para documentar los intrincados procesos de conocimiento de la empresa. Nuestro repositorio centralizado, protegido en un entorno de fácil uso, conecta a la perfección todas las facetas de su organización, creando un activo de documentación digital integral de 360 grados. Simplifique la complejidad y aumente la eficacia con EPC.
Para obtener más información o hablar sobre cómo Interfacing puede ayudar a su organización, rellene el siguiente formulario.
Auditoría y Cumplimiento
Gobierne eficazmente la complejidad de su negocio y la transformación continua mediante soluciones de gestión de la calidad, el rendimiento y el cumplimiento basadas en procesos.
Documentos & Gestión del conocimiento
Nuestra solución de gestión de documentos (DMS) también estimulará el pensamiento crítico y apoyará el intercambio de conocimientos, promoviendo la acumulación de conocimientos en todas sus operaciones.
Obtenga transparencia con Enterprise Process Center®
El software Digital Twin Organization de Interfacing proporciona la transparencia y la gobernanza para mejorar la calidad, la eficiencia y garantizar el cumplimiento normativo.
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Descubra cómo se beneficia su organización de una solución centrada en la gestión de documentos y conocimientos de Interfacing.
Un diferenciador clave de Interfacing con otras firmas de consultoría de transformación digital y empresarial es que Interfacing ofrece su propia solución tecnológica innovadora en apoyo de los programas de transformación. La solución EPC de Interfacing ofrece la transparencia necesaria para reducir la complejidad, mejorar la ejecución y facilitar la agilidad y el cambio.
La solución IMS(sistema integrado de gestión) de Interfacing es una ventanilla única para gestionar programas de transformación. Sabemos que existe un entorno muy competitivo. Es por esa razón que nuestra fortaleza está en nuestro compromiso de mantener la flexibilidad durante todo el ciclo de vida del proyecto, ya sea en nuestros productos innovadores o en nuestro equipo de expertos.