¿Qué es un proceso empresarial?

Un proceso empresarial es una serie de actividades o tareas que producen un resultado específico. Por ejemplo, el proceso de para tramitar un pedido de un cliente implica varias tareas relacionadas. En muchas empresas, los procesos empresariales son informales e indefinidos. Esto suele crear ineficiencias y cuellos de botella cuando hay confusión en cuanto a las responsabilidades de los empleados y los procedimientos de la empresa.

Entender los procesos empresariales

Un proceso de negocio se refiere simplemente a las actividades que los empleados realizan en el día a día y que, cuando se completan, dan lugar a la consecución de algún objetivo de la organización.

• Lo mejor es pensar que un proceso empresarial es un flujo de tareas con un principio, un medio y un final. Este proceso suele ser transversal a los departamentos de una gran organización.
• Un ejemplo de proceso empresarial sería el reclamo de gastos de organización por parte de los empleados. Si un empleado tiene que gastar dinero personal para una función relacionada con el trabajo, debe haber un proceso empresarial establecido, caracterizado por una serie de pasos, que debe ocurrir antes de que el empleado reciba el reembolso de sus gastos.
• Otro ejemplo de proceso empresarial sería la contratación y el pago de personal.

Mejora continua de los procesos – Análisis de los procesos empresariales

Se trata de supervisar el rendimiento de los procesos para identificar y eliminar las ineficiencias. El ciclo de vida de los procesos de negocio se refiere a las fases cíclicas de la gestión de procesos. Una vez diseñados e implantados, los procesos se supervisan y mejoran continuamente. Implica definir y gestionar las relaciones entre las personas, los procesos y los sistemas informáticos. Un proceso empresarial sólido se compone de entradas, es decir, mano de obra, energía, materiales y equipos de capital, y salidas, que suelen ser productos o servicios físicos. Por ejemplo, si sus entradas clave son los vehículos de los clientes, y la salida son los vehículos reparados, puede centrarse en ese proceso para encontrar signos de debilidad.

Los signos típicos de que el proceso necesita mejorar son:

• Evidencia de largas colas y/o tiempos de espera o grandes retrasos en el trabajo.
• Largos periodos de inactividad. Por ejemplo, los periodos en los que un trabajador está inactivo debido a que está esperando que llegue el producto de otro trabajador que está completando una tarea en el proceso.
• Coste excesivo. Si un proceso es extremadamente costoso desde la entrada hasta la salida, podría significar que el proceso necesita ser mejorado.
• Requisitos innecesarios de permiso y aprobación que impiden que las entradas se transformen rápidamente en salidas.

Una vez identificado el proceso que le interesa, la mejor manera de conocer a fondo el funcionamiento de los procesos empresariales es hablar de estas operaciones con los propios responsables de la implantación de los procesos. Tómese el tiempo necesario para entrevistar a los principales participantes en el proceso y pídales que identifiquen cualquier problema que hayan encontrado en los procedimientos existentes.

Lo que hay que preguntar:

• Pregunte qué hacen y por qué lo hacen.
• Determinar qué información y otros insumos son necesarios para realizar cada tarea operativa.
• Identifica la fuente de cada entrada.
• Identifique los resultados (o partes entregables) de cada tarea, quiénes son los destinatarios y por qué necesitan lo que reciben.
• Pida sugerencias sobre cómo resolver las ineficiencias específicas del proceso que los participantes clave han mencionado.
• Puede descubrir que un problema con un proceso primario está en realidad relacionado con un proceso secundario. Por ejemplo, la lentitud de las reparaciones puede estar relacionada con la escasa disponibilidad de piezas, que sería un proceso secundario de compra de suministros.

Resuma la información que ha recibido y distribúyala a los participantes del proceso. Debe incluir tanto a los participantes que ha entrevistado como a otros que no ha entrevistado. Pida opiniones como medio para recibir orientación adicional para su análisis. La información recibida de los participantes en el proceso debe proporcionarle una idea clara de cómo funciona el proceso y cuáles son sus problemas.

Comprender los diagramas de flujo de los procesos empresariales

También conocido como mapa de procesos, un diagrama de flujo de procesos empresariales es especialmente útil para presentar visualmente un proceso empresarial. Un diagrama de flujo de procesos de negocio debe contener todos los pasos y actividades que la dirección ha decidido y enumerado que deben completarse para llevar a cabo un proceso de negocio específico de principio a fin.

• Es importante tener en cuenta que un diagrama de flujo de procesos empresariales sólo debe contener los procedimientos definidos que los empleados deben seguir.
• Los organigramas pueden prepararse manualmente o con el uso de un programa de creación de organigramas. Se pueden utilizar procesadores de texto y programas de hojas de cálculo con funciones gráficas. Los programas diseñados específicamente para dibujar diagramas de flujo son especialmente adecuados para esta tarea.
• El diagrama de flujo es una herramienta excelente para ver claramente el proceso empresarial que se tiene delante, y a partir de él es mucho más fácil identificar y reparar las ineficiencias.