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¿Qué es el BPM (Business Process Management)?

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¿Qué es el BPM?

 

La gestión de procesos empresariales (BPM) es un enfoque de gestión descendente que se centra en la optimización de las operaciones empresariales para aumentar la eficiencia y alcanzar los objetivos de la empresa. Con un fuerte énfasis en la mejora continua de los procesos, el BPM ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para responder rápidamente a los cambios en un panorama competitivo. Implica organizar la empresa en torno a procesos claramente definidos y documentados y gestionar los ciclos de vida de los procesos.

Beneficios de la gestión de procesos empresariales:

Un enfoque de gestión holístico y descendente

Se centra en la optimización de las operaciones comerciales para maximizar la satisfacción del cliente

Fuerte énfasis en la mejora continua de los procesos

EPC, un software de gestión de procesos empresariales basado en la nube

Organización en torno a procesos claramente definidos y documentados y gestión de los ciclos de vida de los procesos

¿Qué es un proceso empresarial?

 

Un proceso empresarial es una serie de actividades o tareas que producen un resultado específico. Por ejemplo, el proceso de para tramitar un pedido de un cliente implica varias tareas relacionadas. En muchas empresas, los procesos empresariales son informales e indefinidos. Esto suele crear ineficiencias y cuellos de botella cuando hay confusión en cuanto a las responsabilidades de los empleados y los procedimientos de la empresa.

¿Qué es el BPM? ¿Qué es la gestión de procesos?

Entender los procesos empresariales

 

Un proceso de negocio se refiere simplemente a las actividades que los empleados realizan en el día a día y que, cuando se completan, dan lugar a la consecución de algún objetivo de la organización.

  • Lo mejor es pensar que un proceso empresarial es un flujo de tareas con un principio, un medio y un final. Este proceso suele ser transversal a los departamentos de una gran organización.
  • Un ejemplo de proceso empresarial sería el reclamo de gastos de organización por parte de los empleados. Si un empleado tiene que gastar dinero personal para una función relacionada con el trabajo, debe haber un proceso empresarial establecido, caracterizado por una serie de pasos, que debe ocurrir antes de que el empleado reciba el reembolso de sus gastos.
  • Otro ejemplo de proceso empresarial sería la contratación y el pago de personal.

Los procesos empresariales pueden dividirse en procesos primarios y de apoyo:

Procesos empresariales básicos

Los procesos esenciales que una organización lleva a cabo para cumplir cualquiera que sea su misión. Estos procesos conforman la llamada “cadena de valor”, en la que cada paso del proceso añade valor, y el proceso llega a su fin con la creación del producto o servicio clave de la empresa. Por ejemplo, si la empresa analizada es un taller de reparación de automóviles, el proceso principal sería el diagnóstico y la reparación de los vehículos de los clientes.

Apoyar los procesos empresariales

Los procesos empresariales de apoyo se refieren a los procesos que apoyan el proceso principal. Pueden ser procesos de contratación y pago de empleados o procesos de compra de bienes y servicios.

Mejora continua de los procesos – Análisis de los procesos empresariales

 

Se trata de supervisar el rendimiento de los procesos para identificar y eliminar las ineficiencias. El ciclo de vida de los procesos de negocio se refiere a las fases cíclicas de la gestión de procesos. Una vez diseñados e implantados, los procesos se supervisan y mejoran continuamente. Implica definir y gestionar las relaciones entre las personas, los procesos y los sistemas informáticos. Un proceso empresarial sólido se compone de entradas, es decir, mano de obra, energía, materiales y equipos de capital, y salidas, que suelen ser productos o servicios físicos. Por ejemplo, si sus entradas clave son los vehículos de los clientes, y la salida son los vehículos reparados, puede centrarse en ese proceso para encontrar signos de debilidad.

 

Los signos típicos de que el proceso necesita mejorar son:

 

  • Evidencia de largas colas y/o tiempos de espera o grandes retrasos en el trabajo.
  • Largos periodos de inactividad. Por ejemplo, los periodos en los que un trabajador está inactivo debido a que está esperando que llegue el producto de otro trabajador que está completando una tarea en el proceso.
  • Coste excesivo. Si un proceso es extremadamente costoso desde la entrada hasta la salida, podría significar que el proceso necesita ser mejorado.
  • Requisitos innecesarios de permiso y aprobación que impiden que las entradas se transformen rápidamente en salidas.
Basándose en los síntomas anteriores, identifique los procesos que puedan necesitar mejoras u optimización. En un taller de reparación de automóviles, por ejemplo, si los clientes esperan demasiado tiempo para las reparaciones, es una señal de que el proceso principal de su negocio, que toma la entrada del vehículo del cliente y la salida del vehículo reparado, necesita un análisis más profundo.

Una vez identificado el proceso que le interesa, la mejor manera de conocer a fondo el funcionamiento de los procesos empresariales es hablar de estas operaciones con los propios responsables de la implantación de los procesos. Tómese el tiempo necesario para entrevistar a los principales participantes en el proceso y pídales que identifiquen cualquier problema que hayan encontrado en los procedimientos existentes.

Lo que hay que preguntar:

  • Pregunte qué hacen y por qué lo hacen.
  • Determinar qué información y otros insumos son necesarios para realizar cada tarea operativa.
  • Identifica la fuente de cada entrada.
  • Identifique los resultados (o partes entregables) de cada tarea, quiénes son los destinatarios y por qué necesitan lo que reciben.
  • Pida sugerencias sobre cómo resolver las ineficiencias específicas del proceso que los participantes clave han mencionado.
  • Puede descubrir que un problema con un proceso primario está en realidad relacionado con un proceso secundario. Por ejemplo, la lentitud de las reparaciones puede estar relacionada con la escasa disponibilidad de piezas, que sería un proceso secundario de compra de suministros.

Resuma la información que ha recibido y distribúyala a los participantes del proceso. Debe incluir tanto a los participantes que ha entrevistado como a otros que no ha entrevistado. Pida opiniones como medio para recibir orientación adicional para su análisis. La información recibida de los participantes en el proceso debe proporcionarle una idea clara de cómo funciona el proceso y cuáles son sus problemas.

Comprender los diagramas de flujo de los procesos empresariales

 

También conocido como mapa de procesos, un diagrama de flujo de procesos empresariales es especialmente útil para presentar visualmente un proceso empresarial. Un diagrama de flujo de procesos de negocio debe contener todos los pasos y actividades que la dirección ha decidido y enumerado que deben completarse para llevar a cabo un proceso de negocio específico de principio a fin.

  • Es importante tener en cuenta que un diagrama de flujo de procesos empresariales sólo debe contener los procedimientos definidos que los empleados deben seguir.
  • Los organigramas pueden prepararse manualmente o con el uso de un programa de creación de organigramas. Se pueden utilizar procesadores de texto y programas de hojas de cálculo con funciones gráficas. Los programas diseñados específicamente para dibujar diagramas de flujo son especialmente adecuados para esta tarea.
  • El diagrama de flujo es una herramienta excelente para ver claramente el proceso empresarial que se tiene delante, y a partir de él es mucho más fácil identificar y reparar las ineficiencias.

Dividir una página en una serie de filas, también llamadas "vistas de carril"

Etiquete cada fila según el grupo particular que realiza las funciones en el proceso.

  • Por ejemplo, suponga que está analizando un proceso bastante sencillo: un proceso de reclamo de gastos para una empresa. La fila superior se llamaría “empleado”, la del medio “supervisor” y la inferior “administración”.
  • Estos son los grupos clave que intervienen en el proceso de presentación, trámite y aprobación del pago de una solicitud de gastos de los empleados.

Comprender el análisis de tareas

El análisis de tareas se refiere al proceso de analizar cada tarea del proceso para determinar cómo se pueden mejorar las tareas para que el proceso sea más eficiente.

Identificar posibles cambios en los procesos

A partir de la información obtenida en las entrevistas individuales y de grupo, así como de los retos y dificultades conocidos (como un proceso demasiado costoso o que requiere mucho tiempo), identifique posibles cambios en el proceso.

  • Cree un esquema de las actividades y tareas empresariales relevantes que son necesarias para completar el proceso (según lo determinado por su comunicación con las personas involucradas en el proceso), pero que no están incluidas en el diagrama de flujo del proceso empresarial oficial. Por ejemplo, que un supervisor realice pasos adicionales para verificar los gastos.
  • Considere la posibilidad de incluir estas actividades y tareas en el diagrama de flujo, como cambios en el proceso.
  • Identificar las actividades y los resultados de las tareas que son innecesarios. Determine si hay traslape de procesos para calibrar cómo agilizarlos.
  • Considere por qué se llevan a cabo determinadas actividades y pasos aunque no figuren en el organigrama oficial del proceso empresarial, y si dichas actividades deberían integrarse oficialmente en el organigrama oficial del proceso empresarial.
  • Cada vez que se haga un cambio, pregunte si resuelve los problemas que le llevaron a analizar el proceso para empezar.

Añadir tareas clave al diagrama de flujo

Introduzca cada tarea en la fila del organigrama etiquetada para el grupo que realiza la tarea correspondiente.

  • La fila “empleado” incluiría “rellenar formulario de gastos”, y “enviar formulario de gastos”, por ejemplo. La fila “supervisor” incluiría entonces “recibir el formulario de gastos”, “examinar los gastos” y “autorizar el formulario presentado” si el gasto es realmente válido. La “línea de administración” incluiría las tareas relacionadas con la recepción del formulario aprobado y lel trámite del pago.
  • Conecte las tareas con flechas para mostrar la dirección del flujo del proceso. El proceso debe pasar del empleado, al supervisor, a la administración, y luego conectar de nuevo con el empleado cuando la administración le proporcione el pago como paso final.

Revisar el diagrama de flujo del proceso de negocio y evaluar las actividades realizadas en cada tarea del proceso

Considere si las actividades se realizan de manera eficiente. ¿Están todos centrados en cumplir el mismo objetivo de la tarea?

  • Compare los resultados de las entrevistas individuales. Busque incoherencias. Por ejemplo, ¿realiza un empleado una actividad adicional no incluida en el procedimiento oficial del proceso empresarial (el diagrama de flujo) que sigue siendo necesaria para completar el proceso empresarial?
  • Por ejemplo, puede saber que al procesar las solicitudes de gastos, el supervisor realiza tareas adicionales para verificar si los gastos son válidos, incluyendo el contacto con la administración, o la confirmación de las circunstancias con el cliente.

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