Accédez à vos processus, procédures et documents où que vous soyez, directement sur votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur portable ! Aucun employé n’emportera jamais de manuels d’utilisation partout où il va et lorsque le besoin s’en fait sentir (par exemple, en cas de crise où l’accès à la procédure de reprise après sinistre est imminent), ils n’ont ni le temps ni la patience d’aller chercher la procédure, ce qui se traduit souvent par des méthodes de travail adhoc et des erreurs supplémentaires. D’où l’importance accrue pour les employés d’avoir un accès facile à l’information directement sur leur téléphone.

Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin (même sur votre téléphone portable) ! Les employés n’ont plus la patience de lire des guides et des manuels entiers et sont habitués à un monde “Google” dans lequel, lorsque vous avez besoin de quelque chose, vous le recherchez et attendez des réponses immédiates et ciblées. Tout comme Google, l’EPC fournit des résultats recommandés lorsque l’utilisateur saisit ses critères de recherche, puis, après soumission, énumère tous les résultats par ordre de pertinence. EPC indexe TOUT le contenu capturé dans le référentiel, y compris tous les attributs, même au sein du contenu du document directement !

Au lieu de devoir lire de fond en comble un document de 200 pages, les utilisateurs peuvent désormais parcourir leurs procédures opérationnelles standard étape par étape, en fonction de ce qu’ils font et des décisions qu’ils prennent. Les employés peuvent en fait cliquer sur des flèches pour naviguer dans leur processus à l’intérieur du formulaire de procédure textuel afin de ne lire que ce qui est pertinent pour eux !

Si une image vaut mille mots, une vidéo en vaut un million ! Nous sommes à l’ère de “YouTube”, les gens sont visuels et apprennent 10 fois plus vite en regardant une courte vidéo d’une minute qu’en lisant un document de deux pages. Inclure des vidéos “Comment faire” (captures d’écran ou courts clips filmés avec votre téléphone) en complément de vos procédures opérationnelles standard basées sur le texte et l’image peut maximiser la productivité de l’utilisateur et l’adoption de l’utilisation ou de la référence à une base de connaissances. L’EPC prend également en charge la prévisualisation des vidéos afin d’éviter à vos utilisateurs finaux d’avoir à télécharger des vidéos de grande taille.

Dans un POS numérique, vos employés disposent non seulement d’une description claire du “quoi et comment” ils doivent faire, mais ils peuvent également inclure des liens d’application vers le “où” ils doivent le faire. En outre, si une information n’est pas claire, ils peuvent facilement cliquer pour se référer à une documentation externe supplémentaire pour plus de détails (par exemple, wikis, sites web, fichiers d’aide).

Les employés peuvent prévisualiser (et non télécharger) directement en ligne des copies électroniques Adobe PDF des modes opératoires normalisés numériques basés sur le web et basés sur votre modèle standard. La prévisualisation permet aux employés de vérifier qu’ils ont trouvé le bon document avant de le télécharger, et de lire les documents directement en ligne sans avoir à les télécharger (par exemple, sur un téléphone portable ou une tablette).

Il convient également de mentionner que, bien que les documents soient conviviaux et populaires auprès des utilisateurs finaux, le téléchargement peut faire courir le risque qu’un utilisateur enregistre localement une copie électronique sur son bureau et ne se réfère plus à la version actualisée à l’avenir. Dans ce cas, la fonction de prévisualisation apporte une grande valeur ajoutée pour garantir l’exactitude et l’actualité des informations dans l’ensemble de l’organisation.

Outre la prévisualisation des fichiers SOP directement dans l’EPC, les utilisateurs ont également la possibilité d’obtenir un “résumé” intégré d’une SOP dans la page des détails du processus. La section “Résumé” comprend des informations clés (RACI, documents, risques, etc.) associées à un processus et à ses flux-objets en un coup d’œil. Si vous préférez télécharger une copie plutôt que de prévisualiser un résumé, vous pouvez obtenir le fichier Word du POS en une seconde en cliquant sur le bouton “Process Book” sur la page des détails.

L’EPC sert de bibliothèque de processus ; il contient toutes les activités réalisées par l’organisation dans un lieu central. Les ressources peuvent donc suivre un ensemble complet de procédures et être plus confiantes dans leur travail.

Assurez-vous qu’aucune tâche ne manque de procédure et éliminez les redondances et les incohérences entre les différentes sources de documentation en capturant vos procédures étape par étape directement dans chaque tâche spécifique. Cela permet aux employés de savoir clairement quand et ce qu’ils doivent faire en fonction du processus global et à l’organisation de combler les lacunes en matière de connaissances qui manquent de détails.

Garantissez l’alignement entre vos équipes chargées de l’amélioration des processus et de la documentation en gardant automatiquement les informations correctes 100% synchronisées ! Lorsqu’une modification est apportée à une information contenue dans un document de procédure opérationnelle standard (SOP) (par exemple, le nom du rôle, la règle de gestion, le processus, la procédure, …), la SOP (ou plusieurs SOP) est (sont) automatiquement marquée(s) comme obsolète(s), le propriétaire de la SOP est notifié et si la modification est approuvée, en un seul clic, une nouvelle version de la SOP entière est automatiquement générée et publiée avec toutes les informations correctes sur la base du modèle standardisé de l’entreprise.

L’organigramme de processus est la carte de Google et la procédure les instructions détaillées sur ce qu’il faut faire pour arriver à destination. Dans l’EPC, les employés peuvent facilement naviguer à travers leur processus dans le formulaire de procédure et, à tout moment, savoir où ils se trouvent dans la vue d’ensemble en basculant entre la vue cartographique et la vue détaillée de la procédure.

L’EPC permet aux utilisateurs de comparer la version actuelle d’un processus à toutes les versions antérieures du même processus directement dans la vue graphique. En juxtaposant une version à une autre et en mettant en évidence les modifications apportées, les utilisateurs peuvent comprendre l’évolution d’un processus de manière très visuelle et comparer des informations telles que les personnes impliquées, les ressources utilisées, les tâches modifiées, etc. du passé au présent à des fins de conformité.