Qu’est-ce que le BPM ?
EPC est un logiciel de gestion de processus d’entreprise fonctionnant sur le modèle cloud. Nos softwares BPM (anglais)Nos services BPMQu’est-ce que le BPM?
Le BPM (Gestion des processus d’entreprise) est une approche de gestion descendante qui se focalise sur l’optimisation des opérations commerciales afin d’augmenter l’efficacité et d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Mettant une importance particulière sur l’amélioration en continue des processus, le BPM offre la flexibilité nécessaire aux entreprises pour réagir rapidement aux changements dans un environnement concurrentiel.
Les avantages du BPM:
Qu’est-ce que la gestion de processus d’entreprise?
Un processus d’entreprise est une série d’activités ou de tâches qui produisent un résultat spécifique. Par exemple, le processus qui consiste à remplir une commande pour un client implique de multiples tâches liées. Dans de nombreuses entreprises, les processus d’entreprise sont informels et indéfinis. Cela génère souvent des inefficacités et des blocages quand il y a une confusion concernant les responsabilités des employés et les procédures de l’entreprise.
Comprendre la gestion des processus d’affaires (BPM)
Un processus d’entreprise réfère simplement à des activités que les employés réalisent quotidiennement, et lorsque complété, résulte en l’accomplissement des objectifs de l’entreprise.
- Il est préférable de penser à un processus d’entreprise comme étant le déroulement des tâches, avec un commencement, un milieu et une fin. Ce processus traversera plusieurs départements dans les grandes organisations.
- Un exemple de processus d’entreprises pourrait être une demande de remboursement présentée par un employé. Si un employé doit dépenser de l’argent personnel pour une fonction liée au travail, il doit y avoir un ensemble de processus caractérisé par une série d’étapes qui doit avoir lieu afin que l’employé puisse être remboursé.
- Un autre exemple de processus d’entreprise serait le recrutement et la paie du personnel.
Les processus clés d’une entreprise
Les processus d’entreprise de support
L’amélioration en continue du processus – L’analyse des processus d’entreprise
Cela inclut un contrôle des performances de processus afin d’identifier et d’éliminer les inefficacités. Le cycle de vie du processus réfère aux étapes cycliques de la gestion des processus. Une fois conçu et déployé, les processus sont contrôlés et améliorés en continue. Cela implique la définition et la gestion des relations entre les employés, les processus et les systèmes informatiques. Un processus d’entreprise fort consiste en des entrées, tel que l’énergie, les matériaux, l’équipement et la main d’œuvre, et des sorties, généralement des produits ou des services. Par exemple, si vos entrées clés sont les automobiles des clients, et vos sorties clés sont les automobiles réparées, vous pouvez vous focaliser sur ce processus afin de trouver des signes de faiblesse.
Les signes classiques qui démontrent que votre processus a besoin d’amélioration
- L’évidence, c’est de longues files d’attentes ou du temps d’attentes, ou des grands travaux qui prennent du retard.
- Des longues périodes d’inactivité. Par exemple, des périodes durant lesquelles un employé est inactif dû à l’attente de l’arrivée d’un produit sur lequel un autre employé est en train de compléter une tâche du processus.
- Des coûts excessifs. Si un processus est extrêmement coûteux de son entrée à sa sortie cela pourrait signifier que le produit devrait être amélioré.
- Des tâches ou des exigences d’approbation inutiles qui empêchent les entrées d’être rapidement transformées en sorties.
Une fois le processus d’intérêt identifié, la meilleure manière d’obtenir une compréhension totale de comment votre processus opère, est de discuter de ces opérations avec les personnes responsables de l’implantation de ce processus. Prenez le temps de questionner les participants du processus et de leur demander d’identifier les enjeux qu’ils ont avec les processus existants.
- Demandez ce qu’ils font et pourquoi.
- Vérifiez quelle information et quelles entrées sont requises pour effectuer chaque tâche opérationnelle.
- Identifiez la source de chaque entrée.
- Identifiez les sorties (ou des éléments livrables du projet) de chaque tâches, qui sont leurs destinataires et pourquoi ont-ils besoin de ce qu’ils reçoivent.
- Recueillez des suggestions sur comment résoudre les inefficacités de ce processus spécifique, mentionnées par les participants du processus.
- Vous pourriez découvrir qu’un enjeu avec un processus primaire pourrait être lié à un processus secondaire. Par exemple, un temps de réparation lent pourrait être relié à une mauvaise disponibilité des pièces, qui serait lié à un processus secondaire d’achat de matériel et de ressource
Récapitulez l’information que vous avez reçue et communiquez-la aux participants du processus. Cela devrait inclure les participants que vous avez interviewés et ceux que vous n’avez pas interviewés. Demandez un retour sur cette synthèse afin de recevoir des conseils supplémentaires pour votre analyse. L’information reçue par les participants du processus devrait vous fournir une idée claire sur le fonctionnement du processus et quels sont les enjeux.
Comprenez l’organigramme de vos processus d’entreprise
Aussi connu sous le nom de cartographie du processus, un organigramme de processus est particulièrement utile pour représenter visuellement un processus d’entreprise. Un organigramme devrait contenir toutes les étapes et activités que la direction a choisies et énumérées et qui doivent être complétées afin de guider un processus d’entreprise de son commencement jusqu’à sa fin.
- Il est important de noter qu’un organigramme de processus d’entreprise devrait contenir les processus bien définis que les employés doivent suivre.
- L’organigramme peut être préparé manuellement ou avec l’aide d’un programme de création d’organigramme. Des programmes de traitement de texte et des logiciels tableur avec des fonctionnalités de cartographie peuvent être utilisés. Des programmes désignés particulièrement pour la réalisation d’organigramme sont bien adaptés à cette tâche.
- L’organigramme est un excellent outil pour clairement voir les processus d’entreprise sous vos yeux, et cela permet de facilement identifier et réparer les inefficacités.
Divisez une page en une série de lignes
- Par exemple, si vous analysez un processus plutôt simple – un processus de demande de remboursement d’une entreprise. La première ligne serait identifiée “employé”, la ligne du milieu serait identifiée “superviseur”, et la ligne du bas serait identifiée “administration”.
- Ce sont les groupes clés investis dans le processus de soumission, de traitement et d’approbation du paiement d’une demande de remboursement d’un employé.
Comprenez l’analyse des tâches
Identifiez des changements potentiels dans le processus
- Créez un aperçu des activités d’entreprise importantes et des tâches qui sont nécessaires pour la réalisation du processus, mais qui ne sont pas incluses dans l’organigramme des processus d’entreprise officiel. Par exemple, un superviseur réalisant des étapes supplémentaires pour vérifier des dépenses.
- Pensez à inclure les activités et les tâches dans l’organigramme, tel que des changements du processus.
- Identifiez les sorties d’activités et les tâches non nécessaires. Déterminez si certains processus se superposent afin de gauger comment uniformiser ces processus.
- Considérez pourquoi certaines activités et étapes sont effectuées même si elles ne sont pas incluses dans l’organigramme officiel des processus et mesurez si celles-ci devraient être intégrées à l’organigramme.
- À chaque fois qu’une modification est faite, demandez si celle-ci résout les enjeux de départ.
Ajoutez des tâches clés à l’organigramme
- Par exemple, la ligne “employé” devrait inclure “remplir le formulaire de dépenses” et “soumettre le formulaire de dépenses”.
- La ligne “superviseur” devrait alors inclure “recevoir le formulaire de dépenses”, “examiner les dépenses” et “autoriser le formulaire envoyé”, si les dépenses sont effectivement validées. La ligne “administrateur” devrait donc inclure les tâches reliées à la réception du formulaire et au processus de paiement.
- Connectez les tâches avec des flèches pour montrer la direction du flux du processus. Le processus devrait suivre le parcours de l’employé, au superviseur, à l’administrateur et ensuite revenir à l’employé lorsque l’administration effectue le paiement pour l’employé dans la dernière étape.
Examinez l’organigramme des processus et évaluez les activités réalisées dans chaque tâche du processus
- Comparez les résultats des questions posées à l’interne. Cherchez les incohérences. Par exemple, est-ce qu’un employé réalise une activité qui n’est pas incluse dans la procédure officielle des processus (l’organigramme) qui est toujours nécessaire à la réalisation du processus?
- Vous pourriez apprendre, par exemple, que lors du processus de demande de remboursements d’un employé, le superviseur peut réaliser des actions supplémentaires, pour vérifier la validité des dépenses, telles que contacter l’administration ou le client.