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Gestion des documents et des connaissances

Découvrez comment Interfacing peut vous aider à mieux gérer, gouverner et améliorer continuellement vos documents.

Dépôt de documents et gestion des connaissances

80 % des informations d’une organisation sont stockées dans ses documents. L’information ne cessant de croître chaque année, les employés axés sur la connaissance passent de plus en plus de temps à consulter des documents pour accomplir leurs tâches.

Enterprise Process Center ® (EPC) n’est pas seulement un dépôt centralisé de documents, mais aussi un puissant système de gestion des connaissances qui peut mieux équiper les organisations avec des outils et des méthodologies essentiels contre les défis communs de la gestion des documents, tels que l’incohérence des informations, la complexité de la recherche et le chevauchement du stockage des documents.

Notre solution de gestion de documents (DMS) stimulera également la pensée critique et favorisera le partage des connaissances, favorisant ainsi l’accumulation de connaissances dans l’ensemble de vos opérations.

Devenez une organisation axée sur les données plutôt que de vous contenter d’un processus de gestion des fichiers. Fragmentez vos fichiers en données et gérez les pages wiki par rapport à la conception traditionnelle des fichiers. Vos données deviennent alors orientées vers les processus avec des procédures de visualisation sous forme de flux, spécifiques au scénario. En outre, intégrez diverses formes de médias à chaque flux.

Un DMS améliore les opérations impliquant des fragments de données numériques en offrant les remerciements suivants :

  • Réduire le temps nécessaire pour trouver les bons documents grâce à une indexation facile pour la recherche et la récupération.
  • Sécurité accrue pour sauvegarder les informations essentielles grâce au contrôle d’accès et aux privilèges de modification.
  • Amélioration de la collaboration en permettant à de nombreux utilisateurs de travailler en même temps sur le même document, tandis que le système suit les modifications et l’utilisation.
  • La gestion des versions, qui permet aux utilisateurs de garder la trace des modifications et de leur validité continue.

Gestion des documents et des archives

Il n’est rien de moins qu’un défi, voire presque impossible, de maintenir aujourd’hui un système de documents papier conforme à la norme ISO. L’ensemble de fonctionnalités du système serait lourd, sujet aux erreurs et chronophage. Votre productivité augmenterait considérablement en automatisant toutes les tâches répétitives associées à la gestion des documents QMS. L’eQMS d’EPC ajoute une visibilité claire sur le cycle de vie des documents et surveillera de manière proactive l’état du flux de travail de votre organisation tout en améliorant également l’efficacité du système qualité.

Les équipes dispersées géographiquement sont désormais en mesure de se connecter, de collaborer, de co-créer, de relire, de réviser, de commenter et de signer des documents, le tout de manière électronique et sécurisée au sein du système. Les notifications automatiques par e-mail et les confirmations de lecture prennent en charge les systèmes pour accélérer le processus de distribution dans toute l’organisation. La conservation automatique des documents, l’impression, les révisions périodiques et l’archivage sont tous entièrement conformes et contrôlés à l’aide du cryptage USFDA 21 CFR partie 11, ce qui rend les audits et les inspections de qualité sans souci.

Principales caractéristiques:

  • Ajout de nouveaux documents
  • ID uniques et balises par document
  • Contrôle de version par document
  • Archiver, déplacer et supprimer des documents existants
  • Struture de documents dans une hiérarchie, des dossiers
  • Crée des modèles pour les archives et la possibilité de réutiliser le modèle de flux de travail
  • Registre des audits / suivi des modifications apportées aux métadonnées
  • Flux de travail pour les approbations, révisions
  • Signature électronique sur les approbations
  • Délégation des révisions, approbations
  • Notifications, e-mails pour les flux de travail
  • Vérification du système pour les publications et les approbations
  • Collaborer et soulever des demandes de changement
  • Prise en charge multilingue – UI, suggestions de traduction de métadonnées et documents

Recherche de documents puissante par :

  • Nom du document
  • Identifiant du document
  • Unité organisationnelle
  • Texte intégral
  • Métadonnées (Type, Catégories, Attributs)
  • Colonnes filtrables
  • Dernières données modifiées
  • Dernière modification par
  • Tous les attributs définis par l’utilisateur (UDA)

Microsoft Office 365

EPC fonctionne avec l’environnement MS Office 365 d’une organisation pour alimenter des conceptions de flux de travail par glisser-déposer qui sont basées sur un navigateur dans le nuage. Les entreprises peuvent rapidement relier les applications MS Office 365 à d’autres plateformes cloud dans le cadre d’un flux de travail en utilisant EPC.

Interface simplifiée et intégrée du portail

Recherche de texte intégral élastique rapide :

L’EPC prend en charge la recherche élastique rapide en texte intégral, en donnant la meilleure recommandation basée non seulement sur les caractères, mais aussi sur la qualité de l’objet dans les résultats de la recherche. Cette nouvelle fonction de recherche améliorera considérablement l’interface utilisateur et vous fera gagner du temps et des efforts dans la gestion de vos documents. Les utilisateurs peuvent également appliquer l’indexation de la recherche à un certain document ou à un dossier. Cela dit, l’EPC permet aux utilisateurs de rechercher des informations spécifiques par mots ou par phrases, non seulement dans les métadonnées de l’ensemble de l’organisation, mais aussi dans le document lui-même.

Recherche par liste filtrée d'attributs personnalisés :

Les utilisateurs peuvent définir des attributs personnalisés, notamment des types, des catégories, des rôles, des responsabilités, voire des liens externes (par exemple, des pages Wiki) et les utiliser comme filtres pour rechercher des documents dans le système EPC. Parmi ces attributs personnalisés, les responsabilités attribuées aux documents peuvent être utilisées non seulement pour l’indexation des recherches, mais aussi pour l’audit des versions – la direction peut voir qui a créé, revu ou modifié le document, quand il a été modifié, qui a confirmé les changements, etc., ce qui permet une piste d’audit complète pour les documents sensibles.

Accès direct depuis la page d'accueil et divers cadres de navigation :

Les utilisateurs peuvent consulter tous les documents stockés dans le référentiel sous le module “Document”, et peuvent voir tous les documents attribués aux rôles/ressources des utilisateurs par le biais du widget “Mes documents” sur la page d’accueil. Dans le module “Document”, les documents sont organisés et affichés selon une structure arborescente hiérarchique. Cependant, les utilisateurs peuvent également consulter les documents en utilisant les différents cadres de navigation proposés par l’EPC -.

La vue en liste aidera les utilisateurs à naviguer sans effort dans les documents par le biais d’une structure descendante semblable au cadre organisationnel ; les vues exploratoire et contextuelle permettent aux utilisateurs de contourner la structure hiérarchique et d’entrer directement dans les dossiers secondaires s’ils savent où chercher le document dans la base de données. Parallèlement, des attributs spécifiques (standard et personnalisés) liés au document peuvent également être utilisés comme filtres pour faciliter la navigation.

Prévisualiser avant de télécharger :

Utilisez la fonction “Aperçu” pour visualiser tout document et vous assurer que votre copie électronique est toujours à jour. Non seulement les fichiers texte peuvent être prévisualisés au format Adobe PDF, mais les vidéos peuvent également être prévisualisées directement dans l’application web, sur tablette et sur mobile ! Cette commodité permet aux employés de rester informés et de se référer aux normes de meilleures pratiques où qu’ils soient, même à distance, et de gagner un temps fou pour accéder au bon document et éviter de télécharger le mauvais.

Impression papier :

Les documents, cartes et rapports sont imprimables dans l’EPC. Comme il est fort probable que tous les employés n’aient pas accès à la plateforme EPC à tout moment, le fait de disposer d’un document imprimé est un grand avantage en termes de distribution des documents et d’exactitude des informations. La fonction d’impression simple permet de s’assurer que la version papier et la version numérique du document sont toujours synchronisées.

Conformité de l’édition et sécurité de l’information

Éditeur de texte enrichi et modèles personnalisables :

L’éditeur de texte de l’EPC dispose d’un formatage abondant, y compris des polices de caractères, des puces, des captures d’écran, des tableaux et des diagrammes pour permettre aux utilisateurs de générer du contenu. Nous permettons également de copier/coller d’autres contenus externes, notamment des textes, des images, des liens web, des vidéos et des liens d’applications directement dans notre éditeur d’applications web, ce qui facilite la migration des documents et le transfert de connaissances. En outre, l’EPC propose des modèles standardisés et personnalisés correspondant à différents objectifs et à différents publics de votre organisation.

Localisation de contenu multilingue :

Vous pouvez traduire TOUT le contenu de l’EPC en 160 langues différentes, que ce soit pour faciliter la compréhension des documents pour les employés locaux, ou pour les besoins des lois internationales du gouvernement local. Ainsi, lorsque les utilisateurs gèrent un document, ils peuvent gérer toutes les versions des autres langues du même document en même temps. Cette fonctionnalité simplifiera grandement la maintenance de vos documents en localisant le contenu en fonction des régions.

Visualisation et comparaison des révisions en toute simplicité :

Plus de tracas pour prendre une décision concernant les révisions ! L’EPC met automatiquement en évidence les modifications apportées à la dernière version provisoire d’un document par rapport à la version publiée précédemment. Par conséquent, les utilisateurs peuvent facilement suivre, comparer et surveiller les différences faites pour le même document. Cette fonction facilitera la prise de décision pour toute modification apportée aux documents.

Mesures de sécurité à 360 degrés :

Nous comprenons parfaitement que certains documents peuvent être très complexes en matière de sécurité et de confidentialité, et que le non-respect des règles peut entraîner des pénalités, la révocation de licences et, dans certains cas, des responsabilités pénales pour les organisations. Ainsi, notre système prend en charge différents niveaux de sécurité par rôles, utilisateurs ou groupes dans le cadre de la matrice RASCI-VS, d’un simple clic sur le bouton. Grâce à nos mesures de sécurité à 360 degrés, la direction peut permettre aux parties concernées (par exemple, des entités externes) de visualiser un document et de collaborer à la tâche, mais éviter toute modification ou suppression du document en leur donnant un accès limité.

Cycles d'approbation avec notifications à temps :

Les utilisateurs peuvent définir des cycles d’approbation en série et en parallèle tout au long du flux de travail organisationnel, ce qui signifie que le chemin d’approbation peut être défini de bas en haut ou pour notifier tous les approbateurs simultanément. Les approbateurs recevront alors des notifications dans l’en-tête de leur tableau de bord et par courriel, qui comprendront des URL pour un accès direct. Un simple clic amènera les utilisateurs à approuver ou à rejeter la demande. Tous les utilisateurs inscrits recevront des notifications automatiques, annonçant l’approbation, le rejet ou la révision de la demande, même s’ils ne sont pas directement liés aux objets. Notre système garantit que les modifications seront communiquées en temps réel à tous les employés concernés et que toutes les parties concernées seront informées des changements.

Gestion collaborative des documents

Examens automatiques et définis par l'utilisateur :

La révision d’un document peut être déclenchée automatiquement par une demande programmée, car les documents doivent être révisés périodiquement, que ce soit tous les trimestres ou tous les ans, afin de garantir l’éligibilité et la pertinence du contenu. Le système EPC attribue des tâches de révision aux utilisateurs concernés en fonction de la fréquence de révision imposée, afin de garantir la mise à jour des documents.

L’EPC prend également en charge les révisions personnalisables déclenchées par des demandes de changement définies par l’utilisateur pour une meilleure gestion du cycle de vie des documents. Dans ce cas, non seulement les personnes ou groupes responsables, mais aussi toute partie associée, pourront collaborer par le biais des forums de discussion, pour voter pour ou contre la critique dans un environnement interactif.

Filtrage et contrôle :

Les utilisateurs peuvent suivre et visualiser toutes les notifications de demandes de changement par alphabet, date et priorité, et filtrer les demandes par objectifs tels que à approuver, à mettre en œuvre et mis en œuvre. Au-delà du document lui-même et des demandes qui y sont liées, la direction peut également voir la fréquence de révision et la date de la prochaine révision pour une meilleure planification et une amélioration continue.

Surveillance et suivi par abonnement :

Le suivi des articles est basé sur l’abonnement. Le système EPC suit automatiquement toutes les demandes d’amélioration, les questions ou les incidents liés à un objet. La fonctionnalité de suivi s’applique à tout le contenu des documents, ainsi qu’à d’autres informations pertinentes, notamment les rôles, les responsabilités, les ressources et différentes métadonnées. Cette traçabilité permettra d’indiquer où en est le document dans un processus d’approbation, combien de temps un document doit être mis à jour, qui est en retard pour répondre à sa demande d’approbation, etc.

Modélisation de la maturité des documents :

L’EPC permet aux utilisateurs de fixer de manière centralisée des objectifs en termes de différents niveaux de maturité pour un certain document. En comparant le statut actuel par rapport au niveau souhaité sur la base des délais cibles, la direction sera en mesure de suivre les améliorations au cours de la gestion du cycle de vie des documents. La modélisation de la maturité permettra également une planification continue jusqu’à cinq niveaux cibles différents, de manière périodique, pour optimiser la qualité de vos documents.

Gestion des connaissances

Partage d'information:

Les liens directs de tout objet dans l’EPC peuvent être facilement partagés par e-mail ou dans des groupes de discussion entre différents utilisateurs. La matrice RASCI-VS permet de s’assurer que le document n’est accessible qu’aux utilisateurs qui disposent du niveau de sécurité approprié, et d’éviter toute modification ou suppression de documents. L’EPC minimise également votre effort pour maintenir les mises à jour continues dans le référentiel de documents. Une fois le travail initial effectué, les modifications apportées à tout contenu seront centralisées, synchronisées et partagées partout en temps réel.

Sauvegarde et restauration de documents :

Les documents sont tous numérisés et archivés dans le nuage au point d’entrée du système EPC, ce qui protège le patrimoine de connaissances des organisations contre les incendies, les inondations et autres catastrophes. En outre, le dépôt centralisé de documents garantit la sécurité des connaissances par rapport à un serveur local ou personnel. L’EPC permet également aux utilisateurs de restaurer les documents supprimés dans l’onglet “Archives” en cas de mauvaise manipulation.

Réutilisation et conservation des connaissances

Non seulement les modèles ou les gabarits de documents existants, mais aussi tout autre contenu, même les processus, peuvent être réutilisés autant de fois que possible dans l’EPC. En outre, le système prend en charge différents types de documents, notamment le contenu textuel et d’autres éléments multimédias (par exemple, des vidéos). En veillant à ce que tous les documents soient synchronisés dans l’ensemble de l’organisation, notre SGD met l’accent sur la production et la consommation de connaissances dans le contexte des processus d’affaires, et cultive des connaissances cohérentes et continues.

Exigences réglementaires et expérience

Les organisations sont tenues d’adhérer à un ensemble de réglementations afin de préserver les données sensibles et la sécurité des personnes. Les réglementations doivent être respectées par toute entreprise qui traite des actifs numériques, des données des consommateurs, des normes sanitaires, de la sécurité des travailleurs ou des communications confidentielles.

Le respect des exigences réglementaires offre des avantages qui vont au-delà du simple fait d’éviter les amendes. En outre, ils contribuent à maintenir la continuité de l’entreprise et à assurer sa stabilité financière.

  • Flux de travail d’approbation de la signature numérique avec clé privée cryptée spécifique à l’utilisateur
  • Appliquer les calendriers de révision
  • Authentification multifactorielle (MFA) à deux niveaux pour la connexion, l’administration et les approbations.
  • Rapport de confirmation d’acceptation de lecture de la politique de l’utilisateur final
  • Signaler toute participation à une formation
  • Conserver tous les documents supprimés pendant la période de conservation (7-13 ans)
  • Conservation des archives Rapports d’audit
  • Consigner toutes les modifications de contenu (journal d’audit)
  • Consigner toutes les modifications apportées par les administrateurs
  • Contrôle de version avec restauration
  • # Nombre de vues, pendant combien de temps, par qui

Pourquoi Interfacing?

Améliorez votre activité avec Enterprise Process Center® (EPC), votre centre de référence pour la documentation des processus complexes de connaissance de l’entreprise. Notre référentiel centralisé, sécurisé dans un environnement convivial, relie de manière transparente toutes les facettes de votre organisation, créant ainsi un actif documentaire numérique complet à 360 degrés. Simplifiez la complexité et améliorez l’efficacité grâce à l’EPC.

 

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Audit et conformité

Gérez efficacement la complexité de votre entreprise et la transformation continue grâce à des solutions de gestion de la qualité, des performances et de la conformité basées sur les processus.

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Le logiciel Digital Twin Organization d’Interfacing fournit la transparence et la gouvernance pour améliorer la qualité, l’efficacité et assurer la conformité réglementaire.

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Découvrez comment votre organisation bénéficie d’une solution axée sur la gestion des documents et des connaissances d’Interfacing.

 

L’un des principaux facteurs de différenciation d’Interfacing par rapport aux autres sociétés de conseil en transformation numérique et d’affaire est qu’Interfacing propose sa propre solution technologique innovante pour soutenir les programmes de transformation. La solution EPC d’Interfacing offre la transparence nécessaire pour réduire la complexité, améliorer l’exécution et faciliter l’agilité et le changement.

La solution IMS(integrated management system) d’Interfacing est un guichet unique pour la gestion des programmes de transformation. Nous savons que c’est un environnement très concurrentiel. C’est pour cette raison que notre force réside dans notre engagement à maintenir la flexibilité tout au long du cycle de vie du projet que ce soit dans nos produits innovants ou dans notre équipe d’experts.