Sélectionner une page

Gestion de documents et de connaissances

Découvrez comment Interfacing peut vous aider à mieux gérer, gouverner et améliorer en permanence vos documents.
Essayez-le maintenant gratuitement!

Référentiel de documents et gestion des connaissances

80% des informations d’une organisation sont stockées dans ses documents. Comme l’information augmente chaque année, les employés axés sur les connaissances passent de plus en plus de temps à consulter des documents afin d’accomplir leurs tâches. Enterprise Process Center ® (EPC) n’est pas seulement un référentiel de documents centralisé, mais également un puissant système de gestion des connaissances qui peut mieux équiper les organisations d’outils et de méthodologies essentiels pour relever les défis courants de la gestion des documents, tels que les informations incohérentes, la récupération complexe et le stockage de documents qui se chevauchent. documents. Notre solution de gestion de documents (DMS) stimulera également la pensée critique et favorisera le partage des connaissances, favorisant ainsi l’accumulation de connaissances dans l’ensemble de vos opérations.

Interface de portail simplifiée et intégrée

Recherche élastique de texte intégral rapide :

L’EPC prend en charge la recherche en texte intégral élastique rapide, donnant la meilleure recommandation basée non seulement sur les caractères, mais également sur la qualité de l’objet dans les résultats de la recherche. Cette fonctionnalité de recherche améliorée améliorera considérablement l’expérience utilisateur, vous faisant gagner du temps et des efforts lors de la gestion de vos documents. Les utilisateurs peuvent également appliquer l’indexation de recherche à un certain document ou à un dossier. Cela étant dit, l’EPC permet aux utilisateurs de rechercher des informations spécifiques par mots ou par phrases, non seulement dans les métadonnées de l’ensemble de l’organisation, mais également dans le document lui-même.

Recherche dans la liste filtrée par attributs personnalisés :

Les utilisateurs peuvent définir des attributs personnalisés, notamment des types, des catégories, des rôles, des responsabilités, voire des liens externes (par exemple, des pages Wiki) et les utiliser comme filtres pour rechercher des documents dans le système EPC. Parmi ces attributs personnalisés, les responsabilités attribuées aux documents peuvent être utilisées non seulement pour l’indexation de la recherche, mais aussi pour l’audit de version – la direction peut voir qui a créé, révisé ou modifié le document, quand il a été modifié, qui a confirmé les changements, etc. , prenant en charge une piste d’audit complète pour les documents sensibles.

Accès direct depuis la page d'accueil et divers cadres de navigation :

Les utilisateurs peuvent afficher tous les documents stockés dans le référentiel sous le module “Document” et peuvent afficher tous les documents attribués aux rôles/ressources des utilisateurs via le widget “Mes documents” de la page d’accueil. Dans le module “Document”, les documents sont organisés et affichés selon une arborescence hiérarchique. Cependant, les utilisateurs peuvent également consulter des documents en utilisant divers cadres de navigation proposés par l’EPC –

La vue de liste aidera les utilisateurs à naviguer facilement dans les documents grâce à une structure descendante similaire au cadre organisationnel ; les vues détaillées et contextuelles permettent aux utilisateurs de contourner la structure hiérarchique et d’entrer directement dans les dossiers secondaires s’ils savent où chercher le document dans la base de données. Parallèlement, des attributs spécifiques (standards et personnalisés) liés au document peuvent également être utilisés comme filtres pour faciliter la navigation.

Aperçu avant téléchargement :

Utilisez la fonction “Aperçu” pour prévisualiser n’importe quel document et vous assurer que votre copie électronique est toujours à jour. Non seulement les fichiers texte peuvent être prévisualisés au format Adobe PDF, mais les vidéos peuvent également être prévisualisées directement dans l’application Web, sur tablette et sur mobile ! Cette commodité permet aux employés de rester informés et de se référer aux normes de meilleures pratiques où qu’ils se trouvent, même à distance, ainsi que de gagner un temps considérable pour accéder au bon document et éviter de télécharger le mauvais.

Impression papier :

Les documents, graphiques et rapports sont imprimables dans l’EPC. Comme il est fort probable que tous les employés n’auront pas accès à la plate-forme EPC à tout moment, avoir un document imprimé à portée de main est un grand avantage en termes de distribution des documents et de précision des informations. La fonction d’impression simple garantit que votre version papier et la version numérique du document sont toujours synchronisées.

Édition de la conformité et de la sécurité des informations

Éditeur de texte enrichi et modèles personnalisables :

L’éditeur de texte de l’EPC a une mise en forme abondante, y compris des polices, des puces, des captures d’écran, des tableaux et des diagrammes permettant aux utilisateurs de générer du contenu. Nous autorisons également le copier/coller d’autres contenus externes, y compris des textes, des images, des liens Web, des vidéos et des liens d’application directement dans notre éditeur d’applications Web, facilitant la migration de documents et le transfert de connaissances. De plus, l’EPC propose des modèles standardisés et personnalisés faisant référence à différents objectifs et différents publics de votre organisation.

Localisation de contenu multilingue :

Vous pouvez traduire TOUT le contenu EPC en 160 langues différentes, que ce soit pour faciliter la compréhension des documents pour les employés locaux ou à des fins de lois internationales sur les gouvernements locaux. Ainsi, lorsque les utilisateurs gèrent un document, ils peuvent gérer toutes les versions des autres langues du même document en même temps. Cette fonctionnalité simplifiera grandement la maintenance de vos documents en localisant le contenu en fonction des régions.

Visualisation et comparaison des révisions sans tracas :

Plus de tracas pour prendre une décision concernant les révisions ! L’EPC met automatiquement en évidence toute modification apportée à la dernière version préliminaire d’un document par rapport à la version publiée précédente. Par conséquent, les utilisateurs peuvent facilement suivre, comparer et surveiller les différences faites pour le même document. Cette fonctionnalité facilitera la prise de décision pour toute modification apportée aux documents.

Mesures de sécurité à 360 degrés :

Nous comprenons parfaitement que certains documents peuvent être très complexes en termes de sécurité et de confidentialité, et que le non-respect peut entraîner des sanctions, la révocation des licences et, dans certains cas, des responsabilités pénales pour les organisations. Ainsi, notre système prend en charge différents niveaux de sécurité par rôles, utilisateurs ou groupes sous la matrice RASCI-VS d’un simple clic sur le bouton. Grâce à nos mesures de sécurité à 360 degrés, la direction peut autoriser les parties concernées (par exemple, des entités externes) à consulter un document et à collaborer à la tâche, mais éviter toute modification ou suppression du document en leur donnant un accès limité.

Cycles d'approbation avec notifications à temps :

Les utilisateurs peuvent définir des cycles d’approbation en série et parallèles tout au long du flux de travail organisationnel, ce qui signifie que le chemin d’approbation peut être défini soit de bas en haut, soit pour notifier tous les approbateurs simultanément. Les approbateurs recevront ensuite des notifications dans l’en-tête de leur tableau de bord et par e-mail, qui comprendront des URL pour un accès direct. Un simple clic amènera les utilisateurs à approuver ou rejeter la demande. Tous les utilisateurs abonnés recevront des notifications automatiques, annonçant l’approbation, le rejet ou la révision de la demande, même s’ils ne sont pas directement liés aux objets. Notre système garantit que les changements seront informés en temps réel de tous les employés concernés et que chaque partie concernée est au courant des changements.

Gestion collaborative des documents

Révisions automatiques et définies par l'utilisateur :

Les révisions d’un document peuvent être déclenchées automatiquement par une demande planifiée, puisque les documents doivent être révisés périodiquement, que ce soit trimestriellement ou annuellement, afin de garantir l’éligibilité et la pertinence du contenu. Le système EPC attribue des tâches de révision aux utilisateurs concernés en fonction de la fréquence de révision imposée pour garantir que les documents sont à jour.

L’EPC prend également en charge les révisions personnalisables déclenchées par des demandes de modification définies par l’utilisateur pour une meilleure gestion du cycle de vie des documents. Dans ce cas, non seulement les individus ou groupes responsables, mais aussi toute partie associée pourront collaborer à travers les forums de discussion, voter pour ou contre l’examen dans un environnement interactif.

Filtrage et contrôle :

Les utilisateurs peuvent suivre et visualiser toutes les notifications de demandes de changement par alphabet, date et priorité, et filtrer les demandes par objectifs tels qu’approuver, mettre en œuvre et mettre en œuvre. Au-delà du document lui-même et des demandes associées, la direction peut également voir la fréquence de révision et la prochaine date de révision pour une meilleure planification et une amélioration continue.

Surveillance et suivi par abonnement :

Le suivi des articles est basé sur l’abonnement. Le système EPC suit automatiquement toute demande d’amélioration, question ou incident lié à un objet. La fonctionnalité de suivi s’applique à tout le contenu des documents, ainsi qu’à d’autres informations pertinentes, notamment les rôles, les responsabilités, les ressources et différentes métadonnées. Une telle traçabilité indiquera où se trouve le document dans un processus d’approbation, combien de temps un document doit être mis à jour, qui répond en retard à sa demande d’approbation, etc.

Modélisation de la maturité des documents :

L’EPC permet aux utilisateurs de définir de manière centralisée des objectifs en termes de différents niveaux de maturité pour un certain document. En comparant l’état actuel au niveau souhaité en fonction des délais cibles, la direction sera en mesure de suivre les améliorations tout au long de la gestion du cycle de vie des documents. La modélisation de la maturité prendra également en charge la planification continue jusqu’à cinq niveaux cibles différents de manière périodique pour optimiser la qualité de vos documents.

Gestion des connaissances

Partage d'information:

Les liens directs de n’importe quel objet dans l’EPC peuvent être facilement partagés par e-mail ou dans des groupes de discussion entre différents utilisateurs. La matrice RASCI-VS garantit que le document n’est accessible qu’aux utilisateurs disposant du niveau de sécurité approprié et évite toute modification ou suppression de documents. L’EPC minimise également vos efforts pour maintenir les mises à jour continues dans le référentiel de documents. Une fois le gros du travail initial terminé, les modifications de tout contenu seront centralisées, synchronisées et partagées partout en temps réel.

Sauvegarde et restauration de documents :

Les documents sont tous numérisés et archivés dans le cloud au point d’entrée dans le système EPC, qui protège les actifs de connaissances des organisations contre les incendies, les inondations et autres catastrophes. De plus, le référentiel documentaire centralisé garantit la sécurité des connaissances par rapport à un serveur local ou personnel. L’EPC permet également aux utilisateurs de restaurer des documents supprimés sur l’onglet “Archives” en cas de mauvaise manipulation.

Réutilisation et rétention des connaissances :

Non seulement les modèles ou modèles de documents existants, mais aussi tous les autres contenus, même les processus peuvent être réutilisés autant de fois que possible dans l’EPC. De plus, le système prend en charge différents types de documents, y compris du contenu textuel et d’autres multimédias (par exemple des vidéos). En veillant à ce que tous les documents soient synchronisés dans toute l’organisation, notre DMS met l’accent sur la production et la consommation de connaissances dans le contexte des processus d’affaires et cultive des connaissances cohérentes et continues.

Découvrez comment votre organisation bénéficie d’une solution Interfacing.

L’un des principaux facteurs de différenciation d’Interfacing par rapport aux autres sociétés de conseil en transformation numérique et d’affaire est qu’Interfacing propose sa propre solution technologique innovante pour soutenir les programmes de transformation. Les solutions logicielles d’Interfacing offrent la transparence nécessaire pour réduire la complexité, améliorer l’exécution et faciliter l’agilité et le changement.

Le système de gestion intégré d’Interfacing est un guichet unique pour la gestion des programmes de transformation. Nous savons que c’est un environnement très concurrentiel. C’est pour cette raison que notre force réside dans notre engagement à maintenir la flexibilité tout au long du cycle de vie du projet que ce soit dans nos produits innovants ou dans notre équipe d’experts.

Essayez-le maintenant gratuitement!

Documentez, améliorez, standardisez et surveillez vos processus d’affaires, risques et performances avec le logiciel de gestion des processus d’affaires (BPM) d’Interfacing, l’Enterprise Process Center® !