Documentation et Gestion des Connaissances

Gestion de documents et de connaissances - Découvrez comment l'interfaçage peut vous aider à mieux gérer, gouverner et améliorer continuellement vos documents.
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Référentiel Documentaire et Gestion des Connaissances

80% des informations d’une organisation sont stockées dans ses documents. À mesure que l’information augmente sur une base annuelle, les employés axés sur la connaissance passent de plus en plus de temps à examiner les documents afin d’accomplir leurs tâches. Enterprise Process Center® (EPC) n’est pas seulement un référentiel de documents centralisé, mais aussi un puissant système de gestion des connaissances qui peut mieux équiper les organisations avec des outils et méthodologies essentiels contre les défis communs de gestion des documents, tels que informations incompatibles, la récupération complexe et le chevauchement des documents. Notre solution de gestion de documents (DMS) stimulera également la réflexion critique et soutiendra le partage des connaissances, favorisant l’accumulation de connaissances dans vos opérations.

Certifié Gartner®

Enterprise Process Center® est reconnu par Gartner® comme un chef de file mondial dans les domaines de système d’opérations d’affaires (BOS), l’intelligence opérationnelle (OI), le jumeau numérique (DT) et l’analyse des processus d’entreprise (EBPA), y compris l’architecture d’entreprise, l’analyse des processus d’entreprise, stratégie d’exécution et automatisation du workflow.

Interface de Portail Simplifiée et Intégrée

Recherche de Texte Enrichi en Mode élastique Rapide:

L’EPC prend en charge la recherche de texte enrichi en mode élastique rapide, donnant la meilleure recommandation basée sur non seulement les caractères, mais aussi la qualité de l’objet dans les résultats de recherche. Cette fonctionnalité de recherche améliorée améliorera grandement l’expérience utilisateur, ce qui vous fera gagner du temps et des efforts tout en gérant vos documents. Les utilisateurs peuvent également appliquer l’indexation de recherche à un certain document ou à un dossier. Cela étant dit, l’EPC permet aux utilisateurs de rechercher des informations spécifiques par mots ou par phrases, non seulement dans les métadonnées de l’organisation entière, mais aussi dans le document lui-même.

Recherche de Liste Filtrée par Attributs Personnalisés:

Les utilisateurs peuvent définir des attributs personnalisés, y compris des types, des catégories, des rôles, des responsabilités, voire des liens externes (par exemple, des pages wiki) et les utiliser comme filtres pour rechercher des documents dans le système EPC. Parmi ces attributs personnalisés, les responsabilités assignées aux documents peuvent être utilisées non seulement pour l’indexation de la recherche, mais aussi pour l’audit de version – la direction peut voir qui a créé, revu ou modifié le document, lorsqu’il a été modifié, qui a confirmé le modifications, etc., en soutenant une piste d’audit complète pour les documents sensibles.

Accès Direct Depuis la page d'Accueil et Divers Cadres de Navigation:

Les utilisateurs peuvent afficher tous les documents stockés dans le référentiel sous le module «document», et peuvent afficher tous les documents attribués aux rôles/ressources des utilisateurs via le widget «mes documents» dans la page d’accueil. Dans le module «document», les documents sont organisés et affichés suivant une arborescence hiérarchique. Cependant, les utilisateurs peuvent également examiner les documents en utilisant divers cadres de navigation offerts par l’EPC –

La vue de liste aidera les utilisateurs à naviguer sans effort des documents par une structure de haut en bas semblable au cadre organisationnel; les vues d’exploration et contextuelles permettent aux utilisateurs de contourner la structure hiérarchique et d’entrer directement dans les dossiers secondaires s’ils savent où chercher le document dans la base de données. Pendant ce temps, des attributs spécifiques (standards et personnalisés) liés au document peuvent également être utilisés comme filtres pour faciliter la navigation.

Aperçu avant Téléchargement:

Utilisez la fonction «Aperçu» pour pré-visualiser n’importe quel document et assurez-vous que votre copie logicielle est toujours à jour. Non seulement les fichiers texte peuvent être pré-visualisés au format Adobe PDF, mais les vidéos peuvent également être visionnées directement dans l’application Web, sur tablette et sur mobile! Cette commodité permet aux employés de rester informés et de se référer aux normes de bonnes pratiques où qu’ils se trouvent, même dans des endroits éloignés, ainsi que d’économiser un temps considérable pour accéder au bon document et éviter de télécharger le mauvais.

Imprimez une Version Papier

Les documents, les cartes et les rapports sont conviviaux pour les imprimantes dans l’EPC. Comme il est très probable que tous les employés n’aient pas accès à la plate-forme EPC à tout moment, le fait d’avoir un document d’impression disponible en mains est un grand avantage en termes de distribution de documents et d’exactitude de l’information. La fonction d’impression simple vous assurera que votre version imprimée et la version numérique du document sont toujours synchronisées.

Modifier la Conformité et la Sécurité des Informations

Éditeur de Texte Enrichi et Modèles Personnalisables:

L’éditeur de texte de l’EPC a un formatage abondant, y compris les polices, les puces, les captures d’écran, les tableaux et les diagrammes pour les utilisateurs de générer du contenu. Nous permettons également de copier/coller d’autres contenus externes, y compris des textes, des images, des liens Web, des vidéos et des liens d’application directement dans notre éditeur d’application Web, facilitant la migration de documents et le transfert de connaissances. De plus, l’EPC propose des modèles standardisés et personnalisés qui se réfèrent à différentes finalités et à différents publics de votre organisation.

Localisation de Contenu Multilingue:

Vous pouvez traduire tout le contenu EPC en plus de 160 langues, que ce soit pour une compréhension aisée des documents pour les employés locaux, ou pour des fins de lois de gouvernement local international. Par conséquent, lorsque les utilisateurs gèrent un document, ils peuvent gérer toutes les versions d’autres langues du même document en même temps. Cette fonctionnalité simplifiera grandement la maintenance de vos documents en localisant le contenu en fonction des régions.

Visualisation sans Tracas et Tomparaison des Révisions:

Plus de tracas pour prendre une décision concernant les révisions! L’EPC met automatiquement en évidence les modifications apportées à la dernière version préliminaire d’un document par rapport à la version publiée précédente. Par conséquent, les utilisateurs peuvent facilement suivre, comparer et surveiller les différences effectuées pour le même document. Cette fonctionnalité facilitera la prise de décision pour toute modification apportée aux documents.

Mesures de Sécurité à 360 Degrés

Nous comprenons parfaitement que certains documents peuvent être très complexes en ce qui concerne la sécurité et la confidentialité, et que la non-conformité peut entraîner des pénalités, des licences de révocation et, dans certains cas, des responsabilités pénales pour les organisations. Ainsi, notre système prend en charge différents niveaux de sécurité par les rôles, les utilisateurs ou les groupes sous la matrice RASCI-VS en un seul clic sur le bouton. Grâce à nos mesures de sécurité de 360 degrés, la direction peut permettre aux parties concernées (par exemple, les entités externes) de consulter un document et de collaborer avec la tâche, mais d’éviter toute modification ou suppression du document en leur donnant un accès limité.

Cycles d'Approbation avec Notifications à Temps:

Les utilisateurs peuvent définir des cycles d’approbation série et parallèle tout au long du workflow organisationnel, ce qui signifie que le chemin d’approbation peut être défini soit à partir du bas vers le haut, soit à notifier tous les approbateurs simultanément. Les approbateurs recevront alors des notifications dans l’en-tête de leur tableau de bord et par courrier électronique, qui inclura des URL pour un accès direct. Un simple clic amènera les utilisateurs à approuver ou rejeter la demande. Tous les utilisateurs abonnés recevront des notifications automatiques, annonçant l’approbation, le rejet ou la révision de la demande, même s’ils ne sont pas directement liés à des objets. Notre système garantit que les changements seront informés en temps réel à tous les employés touchés et que chaque partie pertinente est consciente des changements

Gestion Collaborative des Documents

Révisions Automatiques et Définies par l'Utilisateur:

Les examens d’un document peuvent être automatiquement déclenchés par une demande planifiée, car les documents doivent être révisés périodiquement, qu’ils soient trimestriels ou annuels, afin de garantir l’éligibilité et la pertinence du contenu. Le système EPC attribue des tâches de révision aux utilisateurs concernés en fonction de la fréquence de révision forcée afin de s’assurer que les documents sont à jour.

L’EPC prend également en charge les commentaires personnalisables déclenchés par les demandes de modification définies par l’utilisateur pour une meilleure gestion du cycle de vie des documents. Dans ce cas, non seulement les personnes ou les groupes responsables, mais aussi toute partie associée pourront collaborer à travers les forums de discussion, pour voter pour ou contre l’examen dans un environnement interactif.

Filtrage et Contrôle:

Les utilisateurs peuvent suivre et visualiser toutes les notifications de demandes de modification par alphabet, date et priorité, et filtrer les demandes par des objectifs tels que l’approbation, la mise en œuvre et la mise en œuvre. Au-delà du document lui-même et des demandes connexes, la direction peut également voir la fréquence d’examen et la prochaine date d’examen pour une meilleure planification et une amélioration continue.

Surveillance et Suivi Basés sur l'Abonnement:

La surveillance des éléments est basée sur l’abonnement. Le système EPC suit automatiquement les demandes d’amélioration, les questions ou les incidents liés à un objet. La fonctionnalité de suivi s’applique à tout le contenu des documents, ainsi qu’à d’autres informations pertinentes, y compris les rôles, les responsabilités, les ressources et les différentes métadonnées. Une telle traçabilité indiquera où le document est dans un processus d’approbation, combien de temps un document doit être mis à jour, qui est en retard de répondre à leur demande d’approbation, etc.

Modélisation de la Maturité des Documents:

L’EPC permet aux utilisateurs de définir de manière centralisée des cibles en termes de niveaux de maturité différents pour un certain document. En comparant le statut actuel et le niveau souhaité en fonction des échéances cibles, la direction sera en mesure de suivre les améliorations lors de la gestion du cycle de vie des documents. La modélisation de maturité soutiendra également la planification continue jusqu’à cinq niveaux cibles différents d’une manière périodique pour optimiser votre qualité de document.

Gestion des Connaissances

Partage Facile de Fichiers:

Les liens directs de tout objet dans l’EPC peuvent être facilement partagés par e-mail ou dans les groupes de discussion entre les différents utilisateurs. La matrice RASCI-VS garantit que le document est uniquement disponible pour les utilisateurs qui ont le niveau de sécurité approprié, et éviter toute modification ou suppression de documents. L’EPC minimise également vos efforts pour maintenir les mises à jour continues dans le référentiel de documents. Une fois le levage lourd initial terminé, les changements dans tout contenu seront centralisés, synchronisés et partagés partout en temps réel.

Document Backup & Restoration:

Les documents sont tous numérisés et archivés dans le Cloud au point d’entrée dans le système EPC, qui protège les actifs de connaissances des organisations contre les incendies, les inondations et autres catastrophes. En outre, le référentiel de documents centralisé garantit la sécurité des connaissances par rapport à un serveur local ou personnel. L’EPC permet également aux utilisateurs de restaurer les documents supprimés sur l’onglet «archives» en cas de mauvaise opération.

Réutilisation et Rétention des Connaissances

Non seulement les modèles existants ou les modèles de documents, mais aussi tous les autres contenus, même les processus peuvent être réutilisés autant de fois que possible dans l’EPC. En outre, le système prend en charge différents types de documents, y compris le contenu textuel et d’autres contenus multimédias (par exemple, des vidéos). En veillant à ce que tous les documents soient synchronisés dans l’ensemble de l’organisation, notre DMS met l’accent sur la production et la consommation de connaissances dans le contexte des processus opérationnels et cultive des connaissances cohérentes et continues.

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