L’EPC prend en charge la recherche élastique rapide en texte intégral, en donnant la meilleure recommandation basée non seulement sur les caractères, mais aussi sur la qualité de l’objet dans les résultats de la recherche. Cette nouvelle fonction de recherche améliorera considérablement l’interface utilisateur et vous fera gagner du temps et des efforts dans la gestion de vos documents. Les utilisateurs peuvent également appliquer l’indexation de la recherche à un certain document ou à un dossier. Cela dit, l’EPC permet aux utilisateurs de rechercher des informations spécifiques par mots ou par phrases, non seulement dans les métadonnées de l’ensemble de l’organisation, mais aussi dans le document lui-même.

Les utilisateurs peuvent consulter tous les documents stockés dans le référentiel sous le module “Document”, et peuvent voir tous les documents attribués aux rôles/ressources des utilisateurs par le biais du widget “Mes documents” sur la page d’accueil. Dans le module “Document”, les documents sont organisés et affichés selon une structure arborescente hiérarchique. Cependant, les utilisateurs peuvent également consulter les documents en utilisant les différents cadres de navigation proposés par l’EPC -.

La vue en liste aidera les utilisateurs à naviguer sans effort dans les documents par le biais d’une structure descendante semblable au cadre organisationnel ; les vues exploratoire et contextuelle permettent aux utilisateurs de contourner la structure hiérarchique et d’entrer directement dans les dossiers secondaires s’ils savent où chercher le document dans la base de données. Parallèlement, des attributs spécifiques (standard et personnalisés) liés au document peuvent également être utilisés comme filtres pour faciliter la navigation.

La révision d’un document peut être déclenchée automatiquement par une demande programmée, car les documents doivent être révisés périodiquement, que ce soit tous les trimestres ou tous les ans, afin de garantir l’éligibilité et la pertinence du contenu. Le système EPC attribue des tâches de révision aux utilisateurs concernés en fonction de la fréquence de révision imposée, afin de garantir la mise à jour des documents.

L’EPC prend également en charge les révisions personnalisables déclenchées par des demandes de changement définies par l’utilisateur pour une meilleure gestion du cycle de vie des documents. Dans ce cas, non seulement les personnes ou groupes responsables, mais aussi toute partie associée, pourront collaborer par le biais des forums de discussion, pour voter pour ou contre la critique dans un environnement interactif.

Le suivi des articles est basé sur l’abonnement. Le système EPC suit automatiquement toutes les demandes d’amélioration, les questions ou les incidents liés à un objet. La fonctionnalité de suivi s’applique à tout le contenu des documents, ainsi qu’à d’autres informations pertinentes, notamment les rôles, les responsabilités, les ressources et différentes métadonnées. Cette traçabilité permettra d’indiquer où en est le document dans un processus d’approbation, combien de temps un document doit être mis à jour, qui est en retard pour répondre à sa demande d’approbation, etc.

L’EPC permet aux utilisateurs de fixer de manière centralisée des objectifs en termes de différents niveaux de maturité pour un certain document. En comparant le statut actuel par rapport au niveau souhaité sur la base des délais cibles, la direction sera en mesure de suivre les améliorations au cours de la gestion du cycle de vie des documents. La modélisation de la maturité permettra également une planification continue jusqu’à cinq niveaux cibles différents, de manière périodique, pour optimiser la qualité de vos documents.