Modélisation et documentation
Découvrez comment Interfacing peut vous aider à améliorer votre entreprise grâce aux modèles de processus et à la documentation des processus.
Modélisation de processus, documentation de processus et standardisation
Au cœur de l’Enterprise Process Center® est un référentiel centralisé qui stocke et gère les processus et les informations connexes dans un environnement convivial et intuitif.
EPC relie tous les artefacts complexes d’une entreprise : objectifs, processus, procédures, employés, départements, clients, fournisseurs, systèmes, politiques, documents, règles, risques, contrôles, capacités et indicateurs de performance et les connecte tous en tant que pièces de puzzle formant un plan à 360 degrés de l’architecture de l’organisation.
Certifié par Gartner®
Enterprise Process Center® reconnu par Gartner® comme un chef de file mondial dans les systèmes d’exploitation des entreprises, l’intelligence opérationnelle et l’analyse des processus d’entreprise (EBPA), y compris l’architecture d’entreprise, l’analyse des processus d’affaires, la stratégie d’exécution et l’automatisation des flux de travail.
La boîte à outils EPC fournit aux organisations :
Référentiel réutilisable centralisé
Visibilité à 360 degrés :
Obtenir de la visibilité sur la structure, l’impact et les défis non seulement du point de vue du processus, mais aussi à partir de plusieurs autres points de vue (stratégique, capacité, départemental, règlementaire, risque, rôle, etc.)
Cohérent, réutilisable et synchronisé :
Tous les contenus de l’EPC peuvent être réutilisés autant de fois que nécessaire, même les processus. Toutes les informations sont référencées de manière centralisée, ce qui garantit que toutes les conventions de dénomination (par exemple le nom du rôle) sont cohérentes entre les groupes et simplifie la maintenance car les mises à jour sont appliquées dans un seul emplacement et automatiquement synchronisées pour refléter les modifications dans l’ensemble du système, y compris même dans la documentation. Les utilisateurs ont la possibilité d’approuver les modifications avant que ces ajustements ne soient appliqués aux processus et autres références qui les touchent.
Localisable et comparable :
Tous les contenus de l’EPC peuvent être réutilisés autant de fois que nécessaire, même les processus. Appuyer la difficile transition vers la normalisation dans l’ensemble de l’organisation; non seulement les processus peuvent être réutilisés, mais aussi localisés en fonction de la région (par exemple, différentes applications ou machines, ou lois et règlements, etc.) et lorsque les mises à jour sont appliquées à la norme de l’entreprise, le système propagera les changements entre les emplacements, mais maintiendra ce qui a été localisé à cette région spécifique et permettra à l’utilisateur de comparer les similitudes et les écarts avec les meilleures pratiques de l’entreprise.
Architecture d’entreprise structurée :
L’EPC offre une approche globale et structurée de haut en bas pour documenter les interdépendances complexes entre toutes les entités d’entreprise. L’organisation de processus, d’objectifs, de systèmes, de risques, de départements, etc. dans des cadres organisés indépendants permet une affectation ciblée de la responsabilité et une flexibilité pour l’agilité dans un domaine tout en précisant les impacts dans un autre (par exemple Les fusions et acquisitions ou la restructuration d’une organisation peuvent être gérées indépendamment des processus opérationnels sous-jacents associés. )
Maintenance simplifiée des changements :
Toutes les fonctionnalités du système ont été conçues pour minimiser les efforts nécessaires pour maintenir les mises à jour en cours dans le référentiel, car la plupart des travaux sont automatisés. Ceci est essentiel pour s’assurer que le contenu ne soit pas obsolète une fois que le levage lourd initial est terminé. Tels que : les modifications sont apportées de manière centralisée et synchronisée partout (y compris dans la documentation affiliée), le séquençage des processus est mis à jour en fonction de chaque ajustement (ajouter/supprimer la tâche ou déplacer le processus vers un nouvel emplacement), les graphiques sont générés dynamiquement à partir des données (par rapport à manuellement) avec de nombreuses vues différentes : couloirs d’activité, matrice, value-stream, impact, etc., ainsi que la documentation basée sur des modèles normalisés prédéfinis. En outre, le système rappelle automatiquement aux responsables des révisions à venir et automatise la gestion continue du cycle de vie et la communication du changement.
Modélisation standardisée
Migration MS Office (Visio, Excel & Word) :
Ne perdez pas le travail que vous avez fait dans le passé! Migrer rapidement tout le contenu que vous avez précédemment intégré directement dans le référentiel en quelques jours via nos outils d’importation et de conversion. Importer et/ou exporter des informations à partir de/vers Microsoft Visio®, Excel®, Word®, XMI, XML ou CSV. L’assistant d’importation convivial vous permettra d’importer n’importe quelle feuille de calcul Visio ou Excel, peu importe les formes ou le format utilisés via ses fonctionnalités d’alignement et de conversion.
Notation de cartographie standardisée (BPMN 2.0) :
Le Business Process Modeling Notation (BPMN) est la norme de cartographie mondialement reconnue utilisée dans le monde entier. Le BPMN fournit des règles normalisées pour documenter un processus afin que tout employé puisse facilement comprendre n’importe quel processus en quelques minutes. EPC prend en charge non seulement les formes de mappage (nomenclature) mais aussi le XML BPMN 2.0 exécutable, offrant la possibilité d’échanger des processus créés au sein de l’EPC dans d’autres systèmes.
Au-delà de BPMN:
BPMN ne couvre pas toutes les informations pertinentes dont un employé ou la direction a besoin pour être efficace. L’EPC fournit de nombreux attributs standardisés à remplir lors de la documentation dans chaque objet (description, coût, catégorie, type, etc.) et les administrateurs ont également la possibilité de s’étendre pour inclure leurs propres attributs standard pour correspondre aux besoins et des rapports de leur programme spécifique.
Détails flexibles de diagramme :
Les cartes peuvent être configurées selon les besoins de chaque utilisateur spécifique pour afficher uniquement le niveau de complexité requis par les employés qui les utilisent (par exemple. TI vs SI vs vérificateur vs gestion par rapport à l’employé). L’EPC a été développé pour répondre aux goûts des utilisateurs non techniques ainsi que ceux des analystes informatiques. Affichage automatique ” bpmn 2.0 ” pour l’informatique et les analystes et une vue ” simplifiée bpmn ” ou ” basique ” pour la direction et le grand public, augmentant encore le taux d’adoption de l’outil par l’utilisateur.
Cadres hiérarchiques :
Organisez votre référentiel de processus à l’aide de hiérarchies structurées, avec responsabilité à tous les niveaux. L’EPC offre des cadres standards de bonnes pratiques spécifiques à l’industrie pour vous lancer du bon pied! Affichez vos processus à partir d’une vue à vol d’oiseau de haut niveau ou de tous les sous-processus à l’aide de l’outil d’extension multi-niveaux EPC pour afficher vos flux de valeur de bout en bout pour la première fois.
Cadre de responsabilité RACI (RASCI-VS) :
Les utilisateurs peuvent modifier et définir différents niveaux de responsabilité, de responsabilisation et d’implication pour tous les objets de flux : processus, tâches, risques, contrôles, règles, applications, etc., de la carte complète en même temps. L’EPC prend en charge le cadre de responsabilité raci des meilleures pratiques, y compris ses extensions (la base est limitée en fonction de scénarios réels) et la capacité d’extraire et de visualiser ou de signaler les matrices complexes de responsabilité RACI dans l’ensemble de l’organisation en un seul clic du bouton. En outre, pour gagner du temps, les utilisateurs sont également capables d’ajouter des rôles, des unités d’org, des ressources et des actifs directement dans le mode d’édition du graphique, puis d’assigner des responsabilités à un ou plusieurs objets de flux en même temps sous la matrice RASCI-VS.
Hiérarchie et séquence automatique de diagramme :
Les processus et les cadres de processus évoluent constamment au fil du temps; les processus se déplaceront vers différents domaines du cadre hiérarchique et les tâches seront ajoutées et supprimées afin d’améliorer l’efficacité et de maintenir la compétitivité. L’EPC simplifie la tâche monotone de maintenir les numéros de séquence en synchronisation, et donne une carte de processus bien structurée, séquencée et propre à travers le bouton « Auto-séquence » dans le mode de modification graphique. Cette fonctionnalité peut automatiquement re-séquencer les processus, les sous-processus et les tâches à l’aide de vos règles normalisées (p. 1H1.0, HR1.1, HR1.1.1… pourrait être la hiérarchie et la carte pourrait être 1.1.1, 1.1.2, 1.1.1.3…), éliminer tout effort manuel et toute erreur.
Dispositions et vues de diagrammes automatiques :
Une fois que vous avez attribué les relations entre les différents objets dans le référentiel, l’EPC fournit de nombreuses vues générées automatiquement du même contenu, y compris les vues couloir d’activites (swimlanes), matrices de couloirs, graphiques bulles d’impact, explosion de sous-processus graphique, expansions de processus de bout en bout, etc. Cela bénéficie à votre équipe en deux fois, tout d’abord il vous offre la flexibilité d’analyser le même contenu basé sur les différents utilisateurs ont besoin (par exemple. Il peut vouloir voir l’analyse d’impact du système, audit interne peut vouloir voir la tâche par le risque et le contrôle des clés, la gestion peut vouloir voir le processus par performance, l’employé peut vouloir voir swimlane par sa tâche, un BA peut vouloir voir l’analyse de trajectoire critique en amont ou en aval, etc.). Deuxièmement, il simplifie fortement la maintenance parce que puisque les vues sont générées automatiquement, les utilisateurs peuvent appliquer des modifications centrales (par exemple, nom de rôle) et aucun effort manuel n’est nécessaire pour mettre à jour les cartes.
Couleurs de nœuds personnalisées disponibles pour ajouter/modifier les couleurs des objets de flux :
Dans le graphique BPMN 2.0, l’EPC permet aux utilisateurs d’ajouter et de modifier des couleurs pour toutes les formes de flux BPMN 2.0 dans différents contextes, ce qui rend vos processus plus attrayants visuellement et distinctifs pour différents publics.
Cartographie intuitive et simplifiée
Fonction glisser-déposer :
Alignement de transition automatique :
Pas besoin de réorganiser vos flux de processus lorsque vous avez besoin d’ajuster votre mise en page de processus! Notre alignement de transition automatique garantit que vos cartes sont toujours bonnes lors de l’ajustement de l’emplacement de la forme. En outre, grâce à notre fonction de réacheminement automatique améliorée, les utilisateurs peuvent réorganiser les objets dans la carte par simple glisser-déposer. N’importe quel modélisateur de processus peut facilement manipuler des formes et personnaliser les flux de processus dans l’EPC.
Mise en page automatique en cliquant sur :
Créer de nouveaux objets à la volée :
Déplacer des objets à l’aide d’un Sélectionneur de Parent :
Fusionnez des objets pour éliminer la redondance ou la confusion :
Copier/coller intégral de diagramme et Annuler/Refaire :
Collaboration synchronisée en temps réel :
Explosion de couloirs d’activités et de raccourci :
Comparaison de versions et restauration d’objets :
Impression de carte de processus de haute qualité
Afficher l’autorisation d’accès provisoire :
L’EPC renforce votre collaboration de processus sans sacrifier la sécurité des données. Le paramètre de sécurité « Afficher les dernières modifications » permet aux utilisateurs qui n’ont pas le droit de modifier d’avoir accès à la dernière version préliminaire d’une carte de processus.
Décalage automatique :
La puissante fonction d’impression de cartes de l’EPC aidera les utilisateurs à réorganiser les processus pour répondre à des exigences spécifiques d’impression – notre impression dynamique automatisera vos zones de découpage de processus, éliminant ainsi l’effort manuel pour ajuster votre processus pour une impression.
Ajouter et supprimer des pages :
Options d’impression flexibles :
Documentation complète
Localisation de contenu multilingue :
Important pour les organisations multinationales, que ce soit pour fournir à tous les employés des processus et des procédures faciles à lire dans leur langue maternelle ou en raison des lois internationales des gouvernements locaux, vous pouvez traduire tout le contenu EPC (par exemple, noms, descriptions, attributs, catégories, procédures, etc)dans autant de langues locales que nécessaire pour votre entreprise. Cela simplifie également la maintenance et la normalisation continues des processus, car il existe un seul emplacement à mettre à jour, peu importe d’où il est accessible. En outre, EPC prend en charge tous les caractères de script, y compris les caractères arabe, chinois, coréen, thaï, etc.
Référentiel et gestion de documents :
EPC s’intègre aux fichiers intranet d’entreprise et aux systèmes de gestion de documents tiers (par exemple. SharePoint) en fournissant de la pertinence à chaque document en l’associant aux tâches spécifiques par lesquelles il est utilisé. De plus, l’EPC dispose de son propre référentiel interne de stockage et de gestion pour les organisations qui n’ont pas de système de gestion en place. L’EPC offre des capacités complètes de gestion du cycle de vie des documents, y compris l’accès à la sécurité, le cycle d’approbation, la révision planifiée, l’estampage des documents de version, le contrôle de la version et la prise en charge complète des pistes d’audit.
Intégration multimédia :
Mise en forme du texte enrichi :
Les procédures peuvent être complexes. Par conséquent, être en mesure de documenter avec la mise en forme facile à lire, y compris les polices, points de balle, captures d’écran, tables et diagrammes, il est beaucoup plus facile pour les employés de comprendre non seulement le « quoi » à faire, mais le « comment » ainsi. Migrez vos procédures d’exploitation standard actuelles très rapidement en copiant et en passant le contenu directement à partir de MS Word, et ne perdez aucune des mises en forme conviviales.
Résumé du processus :
La fonction « Résumé » sous la vue détaillée d’un processus donne une glace à toutes les données d’objets de flux (RACI, document, risque, etc.) tout à la fois. Les utilisateurs peuvent obtenir une compréhension de haut niveau d’un processus sans cliquer sur chaque tâche, rôle, ressource et document ou propager chaque détail de la carte. Ce résumé complet servira d’outil pour une meilleure planification stratégique et évaluation d’un processus.
Attributs standardisés et définis par l’utilisateur :
Fournir le plus d’informations entourant un objet (processus, tâche, rôle, etc.) permettra d’obtenir la documentation de la plus haute qualité pour votre organisation. L’EPC dispose d’un ensemble important d’attributs standard (champs) pour chaque objet (nom, type, description, coût, catégorie, etc.) et offre la possibilité d’étendre les attributs de n’importe quel objet pour inclure vos propres champs personnalisés. En capturant des informations dans leurs propres attributs spécifiques fournit la possibilité de filtrer, de signaler et d’exporter facilement du contenu en fonction d’un attribut spécifique par rapport à l’information étant « cachée » dans les champs de texte ou les documents.
Valeurs prédéfinables pour les attributs personnalisés :
Modèles de documents personnalisables :
Tous les contenus stockés dans le référentiel peuvent être distribués dans des modèles normalisés personnalisés par l’entreprise, avec votre propre image de marque, en-tête/pieds de page, mise en forme et contenu spécifié (liste de rôles, règles, détails de processus, etc.). Vous pouvez réutiliser le même modèle pour inclure différents processus ou domaines de l’entreprise et également créer des modèles différents à des fins et des audiences différentes ; souvent utilisés pour les procédures d’exploitation standard, les exigences du système et les rapports de vérification. En plus d’être un système de gestion de documents, EPC est en effet aussi un générateur de documents.
Vérification orthographique :
La documentation de qualité ne nécessite pas de typos! Ne diminuez pas votre marque d’entreprise en publiant du contenu avec des fautes d’orthographe! EPC souligne automatiquement en rouge les fautes d’orthographe en temps réel que les types d’utilisateurs, non seulement les champs de texte enrichi, mais dans tous les champs! Tout le monde est sensible au temps, EPC réduit les chances de sortie de contenu avec des fautes d’orthographe à votre personnel et les clients.
Accès et navigation
Basé sur le web et adapté aux mobiles :
Image de marque de l’entreprise :
Il est important de maintenir vos lignes directrices sur l’image de marque de l’entreprise dans toutes les applications que les employés utilisent régulièrement pour faire leur travail. L’interface utilisateur final EPC, toute la documentation et les rapports peuvent être facilement personnalisés avec vous logos de marque d’entreprise, polices et thèmes.
Recherche de texte intégral :
Les employés d’aujourd’hui sont habitués à trouver des informations de qualité facilement et rapidement en utilisant Google. La recherche élastique de texte intégral de l’EPC fait exactement cela en offrant aux utilisateurs la possibilité de localiser rapidement les informations pertinentes et de sauter directement à l’élément interrogé sans effort. L’EPC indexe et classe la pertinence en fonction des noms, mais basé sur tous les attributs (y compris les attributs personnalisés) associés à l’objet, même le texte dans les documents physiques associés.
Personnalisation du portail des employés :
Les employés ne peuvent voir que les éléments qui leur sont pertinents en fonction de leur rôle et de leur accès à la sécurité. En outre, les employés peuvent créer leurs propres tableaux de bord personnalisés pour représenter les informations les plus importantes ou les plus fréquemment consultées dans une vue précieuse résumée. Cela améliore grandement l’expérience utilisateur en minimisant les clics et en permettant aux informations d’être plus pertinentes.
Rapports spécifiques à l’utilisateur :
Tout le contenu capturé dans le référentiel EPC est entièrement disponible pour la création de rapports. Cela apporte une valeur énorme à vos employés parce que jamais auparavant ils ne pouvaient extraire la logique d’entreprise (détails de processus, relations, performances, versions passées, audits, etc) basé sur des critères spécifiques dans un seul rapport. Différents utilisateurs peuvent accéder à différents rapports en fonction de leurs rôles au sein de l’organisation (par exemple. BA – Rapport sur les coûts du processus, Audit – Rapport sur l’historique des changements, vérificateur – Rapport de la matrice de contrôle, PM – Rapport d’étape du programme, etc.) directement à partir de leur portail des employés. Les rapports peuvent être planifiés pour s’exécuter automatiquement ou peuvent également être ré-exécutés à la volée avec des invites de paramètres spécifiques (par exemple, plage de dates, ou département, etc.)
Accessibilité numérique et papier :
Les documents, les cartes et les rapports sont également adaptés aux imprimantes. Comme il est fort probable que tous les employés n’auront pas accès à la plate-forme EPC, avoir ces facilement accessibles pour la distribution est un grand avantage.
Forum pour l’amélioration continue :
Les analystes ont un canal pour communiquer avec leurs pairs. Ici, ils peuvent soulever des demandes de changement, aborder des questions de qualité, discuter des politiques, et plus encore. Cela leur donne un canal pour exprimer leurs opinions et crée un environnement hautement collaboratif, qui finit par les motiver et augmente les taux d’adoption.
Partage facile avec URL unique :
Grâce à notre simple fonction de partage en temps réel en un clic, les analystes peuvent accéder et partager rapidement des cartes de processus grâce à des URL spécifiques générées par l’EPC. Cela permettra d’assurer la cohérence et la transparence de l’information entre les différents utilisateurs en ce qui concerne les mesures de sécurité liées à l’accessibilité de l’information.
Notifications système automatisé :
Les utilisateurs sont informés de tout ce qui nécessite leur attention à travers leurs tableaux de bord et e-mails, qui comprennent des URL pour un accès direct.
Génération de documents, rapports et exportations
Génération de documents automatisés :
Intégration des exportations et des systèmes :
Nous comprenons la valeur des normes et la nécessité d’échanger du contenu avec d’autres outils au sein de votre entreprise (systèmes tiers comme les ERP, les moteurs de flux de travail, les outils d’analyse informatique, etc.). Le contenu EPC peut être exporté dans plusieurs formats standard, y compris : Excel, CSV, XML, BPMN 2.0, XPDL 2.2 et XSD, ainsi qu’une API étendue pour une intégration transparente continue.
Tous les champs sont rapportables :
Toutes les données stockées dans le référentiel EPC, y compris les attributs personnalisés définis par l’utilisateur et les versions historiques, peuvent être facilement extraites via le moteur de reporting avancé de l’EPC. Les rapports peuvent être filtrés par des attributs spécifiques (par exemple, processus par produit, ou tâches par rôle, ou mis à jour dans une plage de dates), planifiés pour s’exécuter automatiquement et publiés dans de nombreux formats : formats HTML, XML, PDF et Excel.
Plus de 50 rapports disponibles :
L’EPC contient plus de 50 modèles de rapports et de tableau de bord. Ceux-ci donnent aux utilisateurs un accès rapide aux données les plus à la minute. Ces rapports peuvent être planifiés pour s’exécuter automatiquement sur une base régulière, permettre aux utilisateurs de ré-exécuter des rapports à la volée et inclure des filtres d’invite de données d’exécution directement à partir de leur page d’accueil.
Rapports d’analyse :
Les rapports peuvent être configurés et personnalisés pour analyser des aspects spécifiques de vos processus et obtenir des connaissances opérationnelles. Les exemples incluent les analyses lean, de coût, d’impact et de maturité.
Rapports de contenu :
Rapports de programme :
EPC vous aide à mieux gérer le lancement de votre projet et à suivre le succès continu de votre programme d’amélioration continue. Les rapports fondés sur les programmes d’EPC donnent une visibilité sur les progrès continus en fonction d’objectifs prédéterminés, que les niveaux de maturité souhaités aient été atteints, que les risques soient atténués, que les objectifs de rendement soient atteints, que la qualité soit améliorée et que les initiatives de conformité soient maintenues.
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Améliorez votre activité avec Enterprise Process Center® (EPC), votre centre de référence pour la modélisation et la documentation des processus complexes de l’entreprise. Notre référentiel centralisé, sécurisé dans un environnement convivial, relie de manière transparente toutes les facettes de votre organisation, créant ainsi un plan d’ensemble à 360 degrés. Simplifiez la complexité et améliorez l’efficacité grâce à l’EPC.
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